Leer van Scandinavië!

Werkgeversorganisaties VNO-NCW, MKB Nederland en de staatssecretarissen Heemskerk (Economische Zaken), De Jager (Financiën) en Bijleveld (Binnenlandse zaken) zijn op 7 april 2009 overeengekomen dat ondernemers in 2010 minimaal 10 procent van hun facturen digitaal aan de overheid versturen. De overheid zal de facturen vervolgens elektronisch verwerken. Dit is een eerste stap in de aanloop naar 2014 waar het aantal geautomatiseerd verwerkte facturen 80 procent moet bedragen. Het initiatief geldt niet alleen voor de landelijke overheidsinstellingen, maar ook voor lokale overheden, zoals de gemeenten. De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft zich daarom ook achter deze doelstelling geschaard.
 
De overheid ontvangt per jaar ruim 10 miljoen facturen van het bedrijfsleven. Het overgrote deel hiervan wordt op dit moment op papier verzonden. Dit draagt er ook aan bij dat de overheid op dit moment nog 99,7 procent van alle rekeningen handmatig verwerkt. E-Factureren biedt enorme besparingsmogelijkheden. Niet alleen voor het bedrijfsleven, maar ook voor de overheid zelf.

Besparing
Als facturen digitaal worden aangeleverd, kunnen ze vervolgens ook elektronisch worden verwerkt. Wat naast papier, postzegels ook veel arbeidsuren en rente bespaard en fouten voorkomt. De potentiële besparing voor bedrijfsleven en de overheid kan oplopen tot zo’n 300 miljoen per jaar. Als we verder kijken dan de overheid is er ook nog veel winst te behalen in het facturenverkeer tussen bedrijven onderling. Daar gaan nog eens 400 tot 500 miljoen facturen per jaar om.
 
Het streven van de overheid om meer facturen elektronisch te verzenden en te verwerken vloeit in eerste instantie voort uit haar doelstelling om administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven te realiseren. Het bespaart echter niet alleen kosten maar draagt ook bij aan de klimaatdoelstellingen. E-Factureren bij de Nederlandse overheid kan tot een vermindering van de CO2 uitstoot leiden tot wel 4.250 ton per jaar. Dit is een emissiebesparing van 75 procent, te vergelijken met de uitstoot van 13.600 retourvluchten Amsterdam-Barcelona.
 
Invoering is nog een hele klus
De invoering van het elektronisch verwerken en versturen van facturen gaat niet vanzelf. Voor een aantal knelpunten en belemmeringen moeten oplossingen worden geboden om de overheid en het bedrijfsleven over de streep te trekken. Een van de problemen waar bedrijven tegenaan liepen was het ontbreken van een standaard voor digitaal betalingsverkeer. Het is goed dat werkgevers en overheden bij het sluiten van de overeenkomst in april jl. hebben gekozen voor de Universal Business Language (UBL). Deze standaard is geschikt voor het elektronische uitwisselen van factuurgegevens en gezien de internationale adoptie naar verwachting toekomstvast. UBL is in een aantal Europese landen, waaronder Zweden en Denemarken succesvol geïmplementeerd.
 
Een andere belangrijke belemmering is de mate van gereedheid van overheid en bedrijfsleven. De processen van de overheid en (vooral) de kleine leveranciers zijn nog volledig georganiseerd rondom papieren facturering. Ondernemers zullen een computerprogramma aan moeten schaffen om volgens deze standaard facturen te kunnen versturen. Mede hierdoor geven overheidsinstellingen aan dat zij hun leverancier niet kunnen dwingen om hun facturen elektronisch aan te leveren.
 
De Denen en de Zweden doen het al!
In een aantal Europese landen wordt al een zeer groot deel van de facturen elektronisch verwerkt. Vooral een aantal Scandinavische landen loopt ver vooruit. Overheidsinstellingen in Zweden en Denemarken zijn volledig overgestapt naar e-factureren. Zweden in 2008 en Denemarken al in 2005. Beide landen hebben de overstap in minder dan twee jaar gemaakt. In Denemarken heeft de overheid e-factureren afgedwongen door het verplicht te stellen. De Nederlandse overheid wil dit vooralsnog niet en staat een meer stapsgewijze aanpak voor.
 
Om de doelstellingen rondom e-factureren in Nederland (10 procent in 2010 en 80 procent in 2014) te kunnen realiseren is een doordachte aanpak nodig, die aansluit op de situatie in Nederland. Hoewel Nederland lijkt te kiezen voor een vrijwillige stap voor stap aanpak, kunnen we wel gebruikmaken van de succesvolle implementatievoorbeelden in onder andere Denemarken en Zweden.

Uitwisselingsprotocollen
Bij veel ambtenaren en ondernemers, vooral die in het midden- en kleinbedrijf, heerst op dit moment nog wantrouwen met betrekking tot e-factureren. Het zou ingewikkeld, niet veilig en onduidelijk zijn welke standaard wordt gebruikt. De laagdrempeligheid van de oplossing speelt daarom een belangrijke rol. Enerzijds door flexibiliteit te bieden ten aanzien van de toegepaste uitwisselingsprotocollen en anderzijds door het bedrijfsleven de mogelijkheid te bieden facturen via verscheidene kanalen aan te bieden.
 
De nu gekozen UBL-standaard is een goede keuze maar binnen verschillende industriebranches zijn ook andere formaten ontwikkeld, die daar al worden gebruikt. Om de impact voor het bedrijfsleven zo klein mogelijk te maken, moet de oplossing die de Nederlandse overheid kiest ook deze formaten kunnen ontvangen en verwerken. Op zich hoeft dit geen probleem te zijn. Uitwisselingsnetwerken kunnen deze formaten, namelijk vrij eenvoudig omzetten van het ene naar het andere formaat. Op deze wijze kan iedereen in principe met zijn eigen formaat blijven werken, terwijl de overheid toch alle facturen via het zelfde formaat elektronisch kan verwerken.

Kanaal naar keuze
Een andere voorwaarde om bedrijven en overheden over de streep te trekken is, analoog aan de Deense overheid, te kiezen voor een multi-channel oplossing. Binnen deze oplossing kan een bedrijf zijn facturen via een kanaal naar keuze aan de overheid aanbieden. Aan de achterkant van de oplossing krijgt diezelfde overheid wel alle facturen elektronisch via hetzelfde formaat aangeleverd. De belangrijkste kanalen binnen deze oplossing bestaan uit rechtstreeks berichtenverkeer via een elektronische postbus, invoer van facturen via portaaltechnologie, papieren factuurverwerking via scanning/OCR en een gezamenlijk inkoopplatform voor elektronisch bestellen en factureren. Deze multi-channel aanpak biedt de overheid aan de ene kant de mogelijkheid om op korte termijn een groot deel van het besparingspotentieel te realiseren. Zij krijgt immers alle facturen elektronisch aangeleverd. Aan de andere kant speelt deze multi-channel aanpak in op de verschillen bij het bedrijfsleven. Ieder bedrijf kan namelijk zelf beslissen welk kanaal zij gebruikt om haar facturen naar de overheid te verzenden. Denk hierbij aan bedrijven die hun facturatieproces al vergaand via een ERP-oplossing (Enterprise Resource Planning) hebben geautomatiseerd en bedrijven die hun facturatieproces nog volledig handmatig verwerken.
 
Voor een succesvolle promotie van e-factureren is niet alleen de laagdrempeligheid van de oplossing van belang. Daarnaast is het ook van belang dat het bedrijfsleven niet op hoge kosten wordt gejaagd om haar facturen elektronisch aan de overheid aan te kunnen bieden. Het is belangrijk om de oplossing als centrale dienst aan te bieden. Op deze wijze hoeven bedrijven zelf geen oplossing te implementeren en blijven de kosten beperkt, terwijl toch een belangrijk deel van het besparingspotentieel snel kan worden gerealiseerd.
 
Naast een goede oplossingsarchitectuur is het ook van groot belang de implementatie te begeleiden met een goede communicatieaanpak en een promotieprogramma richting zowel de overheidsorganisaties als het bedrijfsleven. Het lijkt verstandig een overheidsorganisatie dit te laten coördineren.

Promotie
Naast algemene informatie en representatieve businesscases kunnen in het communicatiepakket ook herbruikbare producten als standaard implementatieprotocollen en verander strategieën worden opgenomen. Op het gebied van promotie lijkt een groeikernbenadering, waar een aantal ministeries, uitvoeringsinstellingen en decentrale overheden het initiatief neemt, goed werkbaar. Deze instellingen kunnen dan bij het werven van leveranciers worden begeleid door een centraal campagneteam en door een helpdesk worden ondersteund bij de implementatie.
 
Met bovenstaande aanpak worden de doelstellingen voor de overheid, van 10 procent in 2010 en 80 procent in 2014, haalbaar en kan een groot deel van het besparingspotentieel worden gerealiseerd. Maar we moeten verder kijken dan Nederland. De besparingen kunnen namelijk oplopen tot miljarden euro’s als naast Nederland de gehele Europese Unie overschakelt op e-factureren.

Over de auteur
Johan de Jong is principal business consultant bij Logica. De ICT-dienstverlener is betrokken bij de implementatie van e-factureren in Denemarken en Zweden en bij een van de eerste initiatieven op het gebied van elektronisch factureren tussen overheid en bedrijfsleven in Nederland: het programma Elektronisch Betalen en Factureren (EBF). Binnen dat programma hebben op dit moment vijf ministeries, de Belastingdienst en een deel van hun leveranciers hun elektronische bestel en factuurproces geoptimaliseerd.