Duizend gezinnen, duizend plannen

De decentralisaties hebben ingrijpende consequenties voor de digitale informatievoorziening binnen gemeenten. Eén gezin, één plan is het idee. De praktijk blijkt anders. ‘Je ziet tienduizenden producten waar niemand wijs uit wordt.’

De helft van de gemeenten heeft problemen met ontvangen en betalen van declaraties voor bijvoorbeeld Wmo-zorg, zo bleek onlangs uit nieuwsberichten. Onder meer slechte inhoudelijke afstemming tussen IT-systemen en een te grote verscheidenheid aan contractafspraken zouden daar debet aan zijn. Voor Hans Versteeg, projectleider informatievoorziening decentralisaties bij de VNG, is het streven naar een doelmatige, rechtmatige – en liefst ook slankere – administratie daarom een belangrijk doel. ‘Die administratieve last,’ zegt hij, ‘is echt een zorg.’

Gemeenten kregen in de loop van vorig jaar veel suggesties om klaar te zijn voor hun nieuwe taken in het sociaal domein. Het programma VISD, Living Labs, speciale regiomanagers en tal van bijeenkomsten moesten gemeenten helpen en vooral van elkaar laten leren. Zo moest een al te grote informatiespaghetti tussen wijkteams, interne en externe zorgaanbieders, gemeenten en andere overheidsinstanties worden voorkomen. Maar door de strakke deadline ging ook in de informatievoorziening transitie voor transformatie.

‘In de aanloop naar januari hebben we op hoofdlijnen het oude stelsel gekopieerd’, zegt Versteeg over de berichtenuitwisseling rond declaraties. ‘Ook op verzoek van de aanbieders.’ De oude berichtensystematiek die via VECOZO naar de zorgkantoren liep werd ‘omgelust’ naar de gemeenten. Versteeg: ‘Daar moesten we standaarden voor maken en het gegevensknooppunt inrichten – een belangrijke mijlpaal. Maar vervolgens zie je dat we ook vooral de oude administratie hebben gekopieerd. Voor elke individuele toewijzing moet er nu nog een apart bericht naar de aanbieder en die moet daar een aparte declaratie of verantwoording voor maken.’

Nieuwe vormen
Versteeg wil met de gemeenten toe naar nieuwe vormen van sturing en bekostiging. ‘Stel, een wijk krijgt een x bedrag. We spreken af dat over een jaar die wijk leefbaarder is met minder druk op zorg. In die wijk opereert een consortium van aanbieders. Die krijgen dat totaalbudget als populatiebekostiging en gaan daar hun werk voor doen en zelf bepalen hoe ze die zorg verlenen. Achteraf kun je constateren of dat al dan niet effect heeft gehad. Daar hangt een veel eenvoudiger vorm van administratie aan vast. Je hoeft niet elke aparte hulp die is geleverd met een bericht toe te wijzen en te verantwoorden.’

De huidige werkwijze is volgens hem te arbeidsintensief én kijkt vooral naar of het product is geleverd; het resultaat komt niet aan de orde. ‘Gemeenten willen veel meer op resultaat gaan sturen. En dus de oude AWBZ-gedachte loslaten.’

Maar eerst moeten die declaraties gewoon kunnen worden verwerkt. Esther Hengeveld, regionaal accountmanager van KING (regio Limburg, Oost-Brabant en Rijk van Nijmegen), ziet in de praktijk waar het fout gaat. ‘Een voorbeeld: zorgaanbieders zijn in het nieuwe gegevensknooppunt te herkennen aan zogenaamde AGB-codes. Nu geven zorgaanbieders soms een verkeerde code door, of de AGB-code van een hoofdvestiging als het die van een nevenvestiging moet zijn. Dan krijgt de gemeente de berichten dus niet verstuurd. Een andere kwestie is dat ook de softwareleveranciers, zowel aan de kant van de zorgaanbieders als aan de gemeentekant, hun software geschikt moeten maken voor die berichtenuitwisseling.’

Technisch werkt het volgens Hengeveld over het algemeen wel, maar dat is vaak niet genoeg. Inkoop, beleid, management en vooral ook bedrijfsvoering moeten goed samenwerken en elkaar begrijpen om het proces tussen zorgaanbieders en gemeenten te laten werken. ‘De bedrijfsvoering moet daar van meet af aan bij betrokken zijn.’

Software-suite
Een gemeente die geen last heeft van de berichtenproblematiek is Enschede. Binnen het ‘Living Lab Oost’ heeft Enschede samen met een leverancier een eigen software-suite ontwikkeld. Maar daarmee is de administratielast nog niet aangepakt. Hans Haveman, projectmanager zorg en technologie van de gemeente Enschede: ‘We hebben heel veel producten ingekocht en het is lastig daar efficiënt mee om te gaan. Het zijn er in totaal 1.700, gigantisch veel. Dergelijke cijfers zie je elders ook. Zorgaanbieders moeten verschillende gemeenten bedienen met allemaal verschillende producten en verschillende eisen. Ze geven aan dat dat voor hen een grote administratieve last wordt.’

Versteeg wil daar wel in meegaan: ‘Het moet vereenvoudigd. Als je het over heel Nederland extrapoleert, zie je enkele tienduizenden producten. Vooral in de Jeugdwet. Daar wordt niemand meer wijs uit: gemeenten niet en aanbieders niet. We zijn samen met een groep gemeenten druk bezig daarin te snoeien.’

Maar hoe zit het dan met het bij elkaar brengen van al die informatie die voor effectieve hulp aan ‘multiprobleemgevallen’ moet zorgen en de één-gezin-één-plan-gedachte? Versteeg: ‘Het denken daarover gaat door. Maar we moeten eerst zorgen dat kinderen echt geholpen worden en dat die administratie op orde is. Aanbieders moeten betaald worden en gezinnen en ouderen mogen niet omvallen – dat is de eerste prioriteit. Die overgang is gelukt. Nu moeten we de administratie vereenvoudigen. En de volgende stap is dan ervoor te zorgen dat mensen beter hun eigen informatie kunnen inzien en dat er aan de keukentafel meteen een aantal dingen kan worden geregeld.’

Hengeveld ziet de één-gezin-één-plangedachte zeker niet naar de achtergrond verdwijnen. ‘We hebben vorig jaar vanuit het VISD-programma veel tijd gestoken in het maken van een informatiekundige boodschappenlijst, waarmee informatiemanagers en anderen aan de slag konden. Dat vonden de gemeenten prettige hulpmiddelen om als basis te gebruiken. En dat wordt nu doorontwikkeld naar één-gezin-één-plan en een transformatie-agenda. Dan kom je toch bij: waar deden we het ook alweer voor. Die omslag zit veel meer in pilots aan de voorkant, bij de sociale wijkteams. Ook daar hobbelt de bedrijfsvoering achteraan omdat de inkoop van contracten met aanbieders pas eind 2014 voor elkaar is gekomen. Tja, dan heb je nog niet meteen één-gezin-één-plan voor elkaar.’

Het gaat wel de goede kant op, denkt Hengeveld. ‘Het heeft gewoon meer tijd nodig. Ik zie dat gemeenten in de regio waar ik rondloop zich daar heel erg van bewust zijn. Ze zijn op zoek naar systemen die het één-gezin-een-plan ondersteunen of gaan er nu al mee aan de slag.’