Goede nachtrust by design

Stel je voor: de gemeenteraad vraagt hoeveel bomen er gekapt zijn voor de aanleg van een weg. Dat is niet op die manier geregistreerd. De wethouder laat twee medewerkers in een berg informatie zoeken naar het antwoord. Wrevel in de raad. Politiek gedoe. En medewerkers die even niet verder kunnen met een beleidsvoorstel.

 ’s Avonds in bed lig je als manager of bestuurder te piekeren: “Had dat niet anders gekund? We weten toch dat we ons achteraf moeten kunnen verantwoorden…” Kan dat? Jazeker! Door bij het ontwerpen van een informatiesysteem al rekening te houden met de toegankelijkheid van de informatie later. In de informatie- en archiefwereld noemen we dat archiveren by design.

Informatie heeft waarde

Informatie van de overheid is waardevol. Voor burgers die gebruikmaken van overheidsdiensten. Voor overheden die hun beleid en besluitvorming moeten verantwoorden. Maar denk ook aan het bieden van rechtszekerheid of het kunnen doen van onderzoek. Daarom is het belangrijk goed te archiveren. Dat doe je toch als je informatie klaar is? Hup, in de (digitale) kast en klaar? Dat beeld is echt achterhaald. Archiveren is alles wat je moet doen om het mogelijk te maken dat informatie (her)gebruikt kan worden in de toekomst. Dat kan morgen al zijn, bijvoorbeeld als je informatie van het ene werkproces nodig hebt bij een ander werkproces. Of over enkele jaren, als originele bouwdossiers geraadpleegd moeten worden omdat een wijk op de schop gaat. Op die momenten is het van groot belang dat de informatie die je nodig hebt vindbaar, beschikbaar, leesbaar en betrouwbaar is. En interpreteerbaar, dus dat de context duidelijk is.

Archiveren begint vroeg

Daarom archiveer je informatie maar beter direct goed vanaf het begin, dus zodra de informatie ontstaat. Nadenken over hoe je informatie duurzaam kunt gebruiken en/of hergebruiken begint idealiter al bij het ontwerpen van processen en systemen. Dat betekent dat archiveren gebaat is bij goede kennis van de primaire bedrijfsprocessen en van de werksystemen die de processen ondersteunen. Het liefst lossen we het duurzaamheidsvraagstuk daar al op en niet achteraf.

Kennistournee

Dat klinkt allemaal mooi. Maar hoe krijg ik dat voor elkaar in mijn organisatie? Dit najaar organiseert het Nationaal Archief een kennistournee, samen met zijn partners in het Kennisnetwerk Informatie en Archief. De tournee is bedoeld voor informatiebeheerders en medewerkers digitale archivering van gemeenten, provincies en rijk. We komen naar Roermond, Arnhem, Rotterdam, Groningen, Utrecht, Haarlem en Den Haag.

Tijdens de bijeenkomsten gaan we samen denken en praten over archiveren by design en de vernieuwing van de Archiefwet. Meld je aan en doe mee! Zo kunnen we zorgen dat de wet ruimte biedt voor de toekomst. Bovendien ontdek je dan dat archiveren by design geen abracadabra is, maar goed te gebruiken in de praktijk. Hopelijk tot gauw. En tot die tijd een goede nachtrust by design gewenst.

Diana Teunissen, directeur digitale infrastructuur en adviesdiensten, CIO Nationaal Archief