Digitaal is nog niet duurzaam

Ongeveer de helft van de gemeenten ondervindt problemen met informatie die op verouderde wijze is opgeslagen, zoals op floppy’s, taperecorders en cd-roms. Dat blijkt uit onderzoek van Binnenlands Bestuur onder eindverantwoordelijken voor het archief. Een ruime meerderheid zegt informatie te missen. En hoe sla je alle tweets op?

Gemeenten worstelen met archivering

Informatie die door gemeenten aangemerkt wordt voor blijvende bewaring moet volgens de Archiefwet na maximaal twintig jaar verhuisd zijn naar zogeheten archiefbewaarplaatsen. Daar is de informatie openlijk beschikbaar en wordt alles blijvend bewaard. Door de digitale revolutie sinds de jaren negentig zijn gemeenten steeds minder informatie op papier gaan bewaren. Er ontstonden immers nieuwe digitale opties voor archiveren. Deze opties zijn niet altijd even duurzaam gebleken, denk aan verouderde software en floppy’s en cd-roms die na verloop van tijd onleesbaar zijn. Daardoor levert de verplichte overplaatsing van informatie naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats tegenwoordig vaak problemen op.

Informatie die moet worden overgeplaatst, is niet meer vindbaar of doorzoekbaar, zo geven diverse gemeenten in het archiefonderzoek van Binnenlands Bestuur aan. Cd- of dvd-drives vormen voor diverse gemeenten een probleem, maar ook floppy’s, tapes, bijbehorende taperecorders en verouderde versies van Windows.

Ook de koppeling van uiteenlopende softwareprogramma’s maakt archiveren lastig. Een gevolg van deze technische moeilijkheden is dat vijftien van de zesentwintig meewerkende gemeenten aangeven dat ze informatie missen die voor de archiefbewaarplaats is bestemd. En dat heeft gevolgen. Gemeenten kunnen informatie daardoor niet verstrekken aan de vragende partij, zo geven zij aan. De gemeenten die informatie missen, stellen dat dit tot extra werk leidt. Voor vijf gemeenten betekent de ontbrekende informatie ook extra kosten, waarbij één gemeente aangeeft dat er externen worden ingehuurd. Eén van de grote gemeenten stelt dat het ontbreken van informatie heeft geleid tot actie om het digitaal archiveren te verbeteren.

Bitrot
Twee van de ondervraagde gemeenten hebben bovendien aangegeven dat hun archiefmateriaal wordt geteisterd door bitrot. Dat is een verschijnsel waarbij de elektrische lading van een bit langzaam uitdooft en programma’s mogelijk niet werken. Data die op tapes zijn opgeslagen, blijken hier gevoelig voor. Het zou goed kunnen dat er in werkelijkheid veel meer gemeenten last hebben van bitrot: maar liefst tien van de 26 gemeenten beantwoordden deze vraag met ‘onbekend’.

Het Nationaal Archief zegt bekend te zijn met ‘de uitdagingen van digitale duurzaamheid’ en stelt dat bitrot een voorbeeld van zo’n uitdaging is. ‘Wij zien dat ook gemeenten daar tegenaan lopen. Dit is meer dan voorheen in het hele land onderwerp van gesprek.’ Kennisdeling zou volgens het Nationaal Archief kunnen bijdragen aan digitale duurzaamheid.

Ook de prioriteit die gemeenten, in het bijzonder ambtenaren, geven aan goede archivering laat te wensen over. Ongeveer de helft van de ondervraagden, eindverantwoordelijken voor het archief, geeft aan dat ambtenaren zich niet voldoende bewust zijn van het belang van goede archivering. De gemeentebestuurders komen er beter vanaf: slechts zes gemeenten geven aan dat zij zich niet voldoende bewust zijn van het belang van goede archivering. De kennis van medewerkers van het gemeentelijk archief wordt over het algemeen hoog geschat, al stellen vijf van de zesentwintig gemeenten dat zij over een matige kennis beschikken.

Website
Volgens de Archiefwet moeten gemeenten informatie die voor blijvende bewaring in aanmerking komt veiligstellen en toegankelijk houden. Daaronder kan ook de informatie van gemeentelijke websites vallen. Niet alle gemeenten doen dat, zo blijkt uit de antwoorden. Vijf van de 26 ondervraagde gemeenten geven aan nooit informatie van de gemeentelijke website te archiveren. Twee gemeenten bewaren slechts een klein gedeelte. De meest genoemde reden is ‘omdat er geen beleid voor is opgesteld’.

Een ruime meerderheid van de gemeenten heeft de eigen website naar tevredenheid gearchiveerd via archiefweb.eu. Er zijn ook gemeenten die zelf ‘een back-up’ maken, of stellen dat hun provider dit voor hen doet en dat ze dat als ‘archiveren’ beschouwen. Eén gemeente stelt dat het archiveren van de gemeentelijke website overbodig is. Volgens het Nationaal Archief hoeven ook niet gehele gemeentelijke websites bewaard te blijven. ‘Wat voor blijvende bewaring in aanmerking komt, wordt vastgelegd in de selectielijst, die namens de VNG voor alle gemeenten is opgesteld.’

Ook informatie die op sociale media wordt gedeeld door bestuurders, ambtenaren of via het gemeentelijk account, kan volgens de Archiefwet in aanmerking komen om blijvend bewaard te worden. Het overgrote merendeel (23 van de 26 gemeenten) stelt dit ‘nooit’ te doen. Alleen Rotterdam archiveert sociale media-uitingen van bestuurders. De gemeente Katwijk heeft wel plannen om deze uitingen te archiveren met een tool die ze monitort. Vrijwel alle gemeenten vinden de archivering van sociale media overbodig, technisch onhaalbaar, te duur of te arbeidsintensief.

Ten onrechte, oordeelt het Nationaal Archief, ‘wanneer daar uitingen worden gedaan die behoren tot de werkprocessen van gemeenten die in de selectielijst staan.’ Het Nationaal Archief waarschuwt voor de gevolgen als gemeenten uitingen op de website en op sociale media niet goed bewaren. ‘Dan kan informatie verloren gaan voor belanghebbenden: onderzoekers, ambtenaren en recht- en bewijszoekende burgers.’

Het bonnetje van Teeven
De Raad voor het openbaar bestuur en de Raad voor Cultuur presenteerden vorige maand het gezamenlijke rapport ‘Het puberbrein van de overheid – informatiebeheer in ketensamenwerking’. Daarin riepen zij de overheid op meer aandacht te geven aan de eigen informatiehuishouding. De organisaties constateren dat de problemen alleen maar toenemen en dat burgers de dupe worden. ‘Er dreigt ‘link rot’ binnen de informatiehuishouding van de overheid: informatie wordt onbruikbaar doordat verwijzingen doodlopen wanneer de bijbehorende gegevensbestanden zijn vernietigd of onvindbaar zijn’, zo stellen de rapporteurs.

‘Hoe schadelijk dat kan zijn voor het functioneren van en vertrouwen in bestuurders en overheidsorganen, werd pijnlijk duidelijk bij het aftreden van minister Opstelten en staatssecretaris Teeven naar aanleiding van de ‘Teevendeal’ met crimineel Cees H.’ De kern van het probleem is volgens de raden dat de overheid te weinig belang hecht aan informatie, informatiemanagement en informatiebeheer.