Gemeente Den Haag mag inkomende post digitaal verwerken
Den Haag heeft als eerste grote gemeente toestemming om alle inkomende post die burgergerelateerd is gedigitaliseerd te verwerken.
Den Haag heeft als eerste grote gemeente toestemming om alle inkomende post die burgergerelateerd is meteen te digitaliseren en na korte tijd te vernietigen.
Substitutie
De machtiging voor 'doorlopende substitutie', toegekend door de gemeentearchivaris, betekent dat alle poststukken die binnenkomen bij de Dienst Publiekszaken (DPZ), door een 'scanstraat' gaan om te worden gedigitaliseerd. Verwerking en afhandeling gebeurt vervolgens digitaal in het softwaresysteem ODW, dat ook het zogeheten zaakgericht werken faciliteert. Na 13 weken kunnen de papieren poststukken zelf door de versnipperaar.
Doorlopend
Den Haag is de eerste grote gemeente waar deze vorm van digitaal werken is ingevoerd. Vervanging van papieren door digitale dossiers is een sterk aan regels gebonden proces waarop onder andere de provinciale archiefinspectie toeziet. Volgens projectleider digitalisering Remy Tjoen-A-Choy gaat het hier om 400.000 tot 450.000 ingekomen poststukken per jaar. "Belangrijk is hier dat het om een doorlópende substitutie gaat", legt hij uit. Eerder heeft de afdeling SZW al 150.000 documenten eenmalig mogen digitaliseren, maar een machtiging tot doorlopende substitutie is verdergaand.
Regels
De toestemming tot substitutie is afgelopen week gevierd in het stadsdeelkantoor van de gemeente aan de Leyweg - een 'papierloos' kantoor - in het bijzijn van wethouder Rabin Baldewsingh. Het kantoor van de gemeente Den Haag aan de Leyweg is een 'papierloos' kantoor. Volgens Tjoen-A-Choy is het succesvol realiseren van substitutie een kweste van goede afspraken en duidelijkheid over wat wel en wat niet onder de digitalisering valt. Substitutie houdt immers in dat het digitale document juridisch doorslaggevend is. "Je moet aan een aantal regels voldoen en die moeten ook voor iedereen duidelijk zijn." Eenmaal ingevoerd heeft deze vorm van werken niet alleen voordelen voor de gemeente (zoals bijdragen aan duurzaamheid en besparingen), maar ook voor de burger, die via het beeldscherm sneller te helpen is. Een klein aantal andere gemeenten heeft op deelprocessen eerder al toestemming voor substitutie gekregen.
Reacties: 10
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Het gaat niet om de 'zware' vervangingsprocedure, zoals E.J. Keulemans, Wouter en Hans Peter Ros al aangeven en het is zeker niet de eerste overheidsorganisatie (of zelfs gemeente) die deze vervanging zo toepast, zoals Ilona Drost al meldt. Om maar een voorbeeld te noemen: de gemeente Bloemendaal werkt al 7 jaar zo.
Niettemin fijn dat ze in Den Haag nu ook mogen. Have fun.
Ik spreek liever van vervanging, het woord substitutie komt nl. niet in de wet noch in een beleidsregel Vervanging voor. Maar desalniettemin: proficiat!
In ieder geval een mooi resultaat.
Klok en klepel?
Gefeliciteerd!
Het College van GS van Zuid Holland heeft daarbij geen rol gespeeld, omdat het uitsluitend gaat om wat in jargon heet 'vernietigbaar' archiefmateriaal. Dat wil zeggen archiefmateriaal dat niet permanent bewaard wordt en dat na verloop van een aantal jaren sowieso voor vernietiging in aanmerking was gekomen. Met die categorie heeft de provinciale archiefinspectie geen bemoeienis.