Gemeente Amsterdam onderzoekt overstap op Google Apps

De gemeente Amsterdam overweegt 7000 medewerkers met hun eigen PC's in de 'cloud' te laten werken en zo 8 miljoen euro te besparen.

Opties
De 'cloud' is één van de besparingsopties die Amsterdam overweegt. Amsterdam moet flink bezuinigen en zoekt daarbij naar structurele kostenverlagingen. De werkgroep Inzet op Herstel 2 heeft dit voorjaar diverse potentiële besparingen op een rijtje gezet op het gebied van optimalisaties, het verminderen of afstoten van taken en het verhogen van inkomsten, met een totaal van ruim 200 miljoen aan besparingsopties voor de komende jaren. Die zijn overigens niet allemaal even kansrijk en ook de cloud-optie moet nog nader worden uitgewerkt.

Google
Het onder de titel 'iAmsterdam' geponeerde voorstel gaat ervan uit dat toekomstige medewerkers meer zelf bepalen welke software zijn gebruiken voor hun dagelijkse werk en onderlinge samenwerking en ook meer op eigen PC's werken. Middelen als Google Apps en social networking zijn gemeengoed bij de nieuwe generatie. Door dergelijke software als uitgangspunt te nemen, in plaats van de huidige Microsoft-software (Office, Outlook, SharePoint et cetera) is de gemeente veel goedkoper uit, volgens de eerste berekeningen.

Werkplekkosten
'Kiezen voor dit concept betekent dat in de toekomst een nog veel kleiner aantal vaste werkplekken nodig is en ook een veel lager aantal licenties voor de op dit moment standaard gebruikte kantoorautomatiseringsoftware', aldus de rapportage van de werkgroep. Die gaat bij zijn berekeningen uit van het gebruik van een eigen pc of laptop van de medewerker. Een huidige werkplek kost ongeveer 2000 euro per jaar (PC, softwarelicenties, beheerkosten). In de cloudsituatie gaat de berekening uit van een beheerslast van 100 euro per medewerker per jaar en een driejaarlijkse bijdrage van 500 euro om een eigen 'device' aan te schaffen. Voor 7000 medewerkers die bij een geplande herhuisvestingsronde zijn betrokken (5000 werkplekken met een flexfactor van 0,7) zouden de uitgaven uitkomen op 2 miljoen in plaats van 10 miljoen euro.

Taboe
VVD-raadslid Werner Toonk zegt blij te zijn dat het taboe op de 'cloud' er nu in Amsterdam kennelijk niet meer is, in de discussie over hoe de gewenste ICT-werkplek er in Amsterdam uit moet zien. "Kennelijk zijn er ambtenaren die nu eens op een andere manier tegen dit vraagstuk aankijken. En wethouder Wiebes noemde het een hele interessante optie die zeker de moeite waard is en heeft toegezegd in de loop van dit jaar met een verhaal hierover te komen." Toonk beaamt dat de schatting over de besparingsmogelijkheden 'nattevingerwerk' zijn, maar "zet eerst maar eens stapje die kant op. We willen niet investeren in opties die over twee jaar alweer achterhaald zijn. Er liggen gigantisch veel kansen."

OpenOffice

Een onderzoek naar de toekomstige standaard-ICT-werkplek van de Amsterdamse ambtenaren nem enkele jaren geleden expliciet Linux (besturingssysteem) en OpenOffice (als tegenhanger van Microsoft Office) als uitgangspunt. Die software is echter weer in de ijskast gezet om eerst pas op de plaats te maken met de rammelende ICT van de gemeente.