Geleerde lessen: samenwerken

Nieuwe wet- en regelgeving én de landelijke ambitie om de gemeente in te zetten als het loket voor alle overheidsvragen zetten de gemeenten onder druk. Meer taken, minder geld. Als reactie zoeken gemeenten de samenwerking. Twee voorlopers, Drechtsteden en Equalit deelden hun ervaringen. Zeven lessen vanuit de praktijk.

Huwelijk
Samenwerking is als een huwelijk; zorg voor een goede relatie en blijf eraan werken! Een huwelijk werkt alleen als de geliefden zich goed voelen bij elkaar, elkaar respecteren en vertrouwen. Dat geldt ook voor samenwerking. Sommige gemeenten huren adviseurs in om de samenwerking tot stand te brengen, als een soort huwelijksmakelaar. Dat is geen goede basis voor samenwerking. Neem de tijd om elkaar te leren kennen en ‘verliefd’ te worden. En blijf ook ná de champagne werken aan de relatie.

In voor- en tegenspoed
Steun en draagvlak vanuit de hele organisatie zijn essentieel. De meeste resultaten van bijvoorbeeld een shared servicecentrum worden pas op langere termijn zichtbaar, vaak na de ambtsperiode van het zittende bestuur. Daarom verdient bewustwording op strategisch niveau extra aandacht en moet dit proces actief worden gemanaged. Je moet elkaar durven aanspreken als de gezichtspunten van elkaar afwijken.

Doelen mogen botsen, visies niet
Iedere organisatie heeft zijn eigen motieven om samen te werken en zijn eigen doelen met de samenwerking. Deze diversiteit is een verrijking. Benut elkaars sterke kanten. Dit geldt niet voor verschil in visies. De visie is de identiteit van je organisatie, verloochen die niet. De identiteiten van de organisaties mogen verschillen.

Samen werken, samenwerken
Het is maar één spatie, maar een wereld van verschil. Samen werken aan een visie of strategie is iets anders dan daadwerkelijk samenwerken. Je hoort veel over samen werken aan visies en strategieën maar weinig over echt samenwerken. Samenwerken gaat breder, dat doe je met zijn allen. Het is een reis die je samen onderneemt naar de nieuwe wereld. Het draait bij samenwerken om openstellen, delen en verbinden.

Het ‘wat’ gaat voor het ‘hoe’
Toen de Drechtsteden het shared servicecentrum opstartten, was de eerste vraag: hoe gaan we het realiseren? Pas daarna kwam de vraag: wat gaan we aanbieden? Dat was de verkeerde volgorde. De ervaring bij de oprichting en de overgang naar één shared service centrum voor zes gemeenten en twee gemeenschappelijke regelingen was dat de aandacht teveel ging naar de organisatiestructuur en de functies en te weinig naar de inhoud; wat bieden we aan. Dankzij een aantal flinke inhaalslagen wordt onze dienstverlening richting de deelnemers steeds beter en krijgt de inhoud alsnog steeds meer voorrang.

Samenwerken kost geld
Samenwerken betekent investeren, in de relatie maar ook zeker met geld. Bij Equalit hebben alle deelnemers in eerste instantie moeten investeren. De voordelen worden vooral op langere termijn merkbaar. Binnen de Drechtsteden verwachten we in de komende jaren een serieuze kostenbesparing te realiseren. Bovendien zijn we inmiddels regionaal beter in staat om met veranderingen om te gaan, zoals nieuwe wet- en regelgeving, dan als gemeente afzonderlijk. Dit komt doordat we kosten en kennis kunnen delen. Het is dan ook verstandig om de verwachte voordelen niet te snel in te boeken.?

Niet communicatie, maar communiceren is essentieel
Niet communicatie in de vorm van nieuwsberichten en een website is essentieel is, maar het daadwerkelijk met elkaar in gesprek gaan. Een goede relatie is de basis van een goede samenwerking. Een goede relatie bereik je alleen door elkaar te leren kennen, door te communiceren.

Over de auteur
Roos van den Broek werkt bij Aranea Consult. Bovenstaande praktijktips zijn de oogst van een seminar met medewerkers van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden en het Sahred Service Centrum Equalit. Sprekers waren Math Muijres (CIO Drechtsteden), Willem Zwijgers (hoofd Equalit), Mariëlle Slieker (Drechtsteden) en Erik Steijn (Aranea Consult, Programmamanager I-Spoor Drechtsteden). Het symposium werd georganiseerd door Aranea Consult BV en Drechtsteden.