Gebruik van basisregistraties kan beter

Overheidsorganisaties vragen in een kwart van de gevallen nog om informatie die ze al uit basisregistraties zouden kunnen halen, blijkt uit onderzoek.

Eén keer vragen
Er gelden wettelijke verplichtingen rond het gebruik van het stelsel van basisregistraties, die ervoor moeten zorgen dat door overheidsorganisaties niet onnodig naar gegevens wordt gevraagd waarover een andere overheidsorganisatie (bronhouder) al beschikt. De Wet eenmalige uitvraag (WEU) regelt dat bijvoorbeeld voor de organisaties in de keten werk/inkomen.

Grote uitvoerders
De grote uitvoeringsorganisaties zoals Dienst Uitvoering Onderwijs, Sociale Verzekeringsbank, Dienst Wegverkeer en Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen gebruiken de basisregistraties in hoge mate zoals bedoeld, blijkt uit het onderzoek dat Sira Consulting deed voor het Cluster Stelsel Oplossingen en UitvoeringsTraject (STOUT), onderdeel van ICTU/BZK.

Duidelijke verschillen
De 16 onderzochte (soorten) organisaties zijn DUO, RDW, SVB, UWV, Agentschap NL, CIZ, CAK, RDW Erkende bedrijven, CBR, provincies, zorgverzekeraars, pensioenfondsen, waterschappen, politie, notarissen en scholen. Alleen voor de laatste is het gebruik van basisregistraties niet wettelijk verplicht. In het onderzoek 'Niet meer naar de bekende weg vragen' concludeert Sira dat de grote partijen (uit de zogeheten Manifestgroep) in 84 procent van de (in totaal 50) onderzochte werkprocessen niet of nauwelijks meer naar basisgegevens vragen bij de burger of het bedrijf waarmee ze in contact komen. Die kunnen ze zo automatisch uit GBA, kadaster of de Basisregistratie Voertuigen halen. Andere (doorgaans kleinere) organisaties scoren een stuk lager. Van de in totaal 50 werkprocessen zijn er 13 waarbij gegevens uit basisregistraties toch opnieuw worden uitgevraagd.

Eigen software
De grote uitvoerders hebben doorgaans de middelen om eigen software te ontwikkelen waarmee op de basisregistraties kan worden aangesloten, maar de 'overige gebruikers' zijn daarvoor vaak afhankelijk van de bronhouders van de gegevens. Zo maakt de RDW het de bij haar aangesloten erkende bedrijven makkelijk om op de basisregistratie Voertuigen aan te sluiten.

Matige gebruikers
Provincies en waterschappen maken bij de aanvraag van diverse vergunningen maar beperkt gebruik van de basisregistraties. Scholen doen dat ook vrijwel niet, terwijl DUO juist een portaal biedt waarmee ze GBA-informatie kunnen bevragen. De scholen zijn daar echter niet mee bekend.

Redenen divers
De redenen voor het niet gebruiken van de basisregistraties zijn divers: naast de onbekendheid zijn dat: geen centrale stelselvoorzieningen beschikbaar; wijzigingen in de structuur van basisregistraties leiden tot veel extra werkzaamheden; de gegevens uit basisregistraties zijn in somige gevallen niet toepasbaar of de autorisatie voor gebruik van gegevens is lastig te verkrijgen. Sira geeft een voorbeeld van het niet toepasbaar zijn van gegevens: 'Notarissen gebruiken de GBA om erfgenamen te achterhalen bij sterfgevallen. De GBA heeft echter geen volledige historie, waardoor bij ouderen de informatie over het aantal kinderen niet altijd klopt. Verder gebruiken notarissen de BRK [Kadaster] om perceeloppervlakken te bepalen. Als een perceel nog niet is ingemeten, dan bevat de BRK een geschat oppervlak. Deze informatie kan niet goed worden verwerkt door de systemen die notarissen gebruiken.'