Flinke sprong of schuifelpas?

Een centrale IT-beheerorganisatie en een ‘zware’ directeur ICT. Dat zijn kortweg de belangrijkste gereedschappen waarmee het kabinet de rijksdienst efficiënter en beter wil laten functioneren. Het lijkt een flinke sprong op weg naar een digitale overheid, maar kan in de praktijk evengoed neerkomen op een schuifelpas op weg naar dit doel. Zeker wanneer je het vergelijkt met de stappen die overheden in het buitenland al wisten te zetten.

De plannen voor een centrale IT-beheerorganisatie, met daarboven een zwaargewicht op de stoel van hoofdverantwoordelijke voor ICT bij de rijksdienst komen naar voren in de Nota Vernieuwing Rijksdienst. Deze nota dient als basis voor een reorganisatie bij de rijksoverheid, waarmee ieder jaar 630 miljoen euro dient te worden bespaard. Deze besparing moet onder meer komen uit het schrappen van 12.880 banen binnen de rijksdienst.

Voor deze ‘vernieuwing’ is een behoorlijk potje beschikbaar; liefst 500 miljoen euro. Een groot deel van dit bedrag is bedoeld om meer samenwerking binnen de rijksoverheid op het gebied van ICT mogelijk te maken en om de aanwezige expertise bij de verschillende departementen te bundelen. Zo wil het kabinet komen tot een centrale beheerorganisatie, die in 2010 moet zijn uitgegroeid tot een organisatie die tenminste de kerndepartementen bedient.

Succesvolle voorbeelden

Het is een prachtig streven, dat in het buitenland al succesvol is gebleken De overheid doet er daarom goed aan eens een kijkje te nemen in het buitenland. Daar zijn genoeg voorbeelden te vinden van overheden die al een heel end op weg zijn naar een digitale overheid.

Een goed voorbeeld hiervan is Zweden. Daar werkt 95 procent van de centrale overheid al ruim 15 jaar in een shared service-vorm. Noorwegen (70 procent van de overheid) kent een zelfde centrale aanpak van IT-beheer. In beide landen leverde deze werkwijze indrukwekkende resultaten op.
Daarbij zette Zweden nog een belangrijke extra digitaliseringsstap. Medio 2008 stelde de regering hier elektronische facturering voor alle overheidsinstellingen verplicht. Een maatregel die naast een kostenbesparing van meer dan 100 miljoen euro per jaar een positieve invloed heeft op het milieu.

Optimaal functioneren

Onze ervaring in het buitenland is dat shared services optimaal functioneren wanneer alle betrokken partijen hun unieke eigenschappen kunnen blijven behouden. Veel shared service intiatieven sneuvelen doordat er wordt ‘gekozen’ voor een ‘one-size-fits-all’concept met daarin te veel concessies. Individuele, unieke en waardevolle, requirements worden hierdoor geëlimineerd. Succesvolle shared services projecten slagen dus per definitie niet door sec te focussen op economies of scale (infrastructuur en mensen (kennis)).

Succes ontstaat door juist te focussen op het in tact laten van de identiteit en te voorkomen dat elkaars culturen worden opgedrongen. Dit uit zich in het toestaan van specifieke informatiebehoeften, proces uitvoering en de mogelijkheid hier individueel verandering in aan te brengen (tuning). Door deze eigenschappen intact te laten, zijn ook op het oog verschillende type overheden prima samen opereren. Denk dus niet aan lokale overheden onderling, maar ook shared services tussen lokale overheden en ambulante services als het politiekorps of de brandweer.

De Nederlandse overheid hoeft dus zeker niet zelf het wiel uit te vinden. Er zijn genoeg goede voorbeelden in het buitenland, waarmee we in ons land de digitalisering van de overheid kunnen versnellen. Dat maakt het verschil tussen een schuifelpas of een flinke sprong richting een digitale overheid.

Ton Dobbe, vice president productmarketing bij Unit 4 Agresso