Hoeksche Waard maakt Woo-dossiers uitstekend openbaar

De gemeente Hoeksche Waard staat op eenzame hoogte waar het gaat over het openbaar maken van Woo-dossiers. Hoe doen ze dat en wat kunnen andere overheden ervan leren?

FAIR publiceren

Lokale journalisten, onderzoekers en andere geïnteresseerden in de besluitvorming van de gemeente Hoeksche Waard boffen maar. Deze gemeente zet dossiers die in het kader van de Wet Open Overheid (Woo) openbaar worden gemaakt, op zo’n manier online dat ermee werken een fluitje van een cent wordt. Het gaat om de originele stukken, de verschillende onderdelen worden los aangeleverd, inclusief nette metadata, en ze zijn goed doorzoekbaar; allemaal geen vanzelfsprekendheden. ‘Dat ziet er toch heel duidelijk uit!’ Maarten Marx, universitair docent informatica aan de Universiteit van Amsterdam (UvA), steekt zijn enthousiasme niet onder stoelen of banken. ‘Je zou maar een onderzoeksjournalist zijn en zo’n zalig dossier krijgen.’ De onderzoeksgroep van Marx aan de UvA meet op hoe FAIR (vindbaar, toegankelijk, te koppelen, en herbruikbaar) gepubliceerde Woo-dossiers zijn. Hoeksche Waard is volgens hem een schoolvoorbeeld van een FAIR publicerend bestuursorgaan, dat met vlag en wimpel voldoet aan artikel 2.4.3 van de Woo.

Ondraaglijk traag

Meestal komen Woo-dossiers aanzienlijk negatiever in het nieuws. Onlangs nog brachten het Instituut Maatschappelijke Innovatie en de Open State Foundation een rapport uit waaruit blijkt dat de afhandeling ervan bij de ministeries nog altijd ‘ondraaglijk traag’ is: gemiddeld 162 dagen. De rijksoverheid neemt inmiddels een aantal stappen om Woo-verzoeken sneller te verwerken. 'Als ze dan eindelijk worden vrijgegeven, zijn ze vaak niet machine-leesbaar, aan elkaar geplakt in één enorm PDF-bestand en nauwelijks voorzien van metadata,' verzucht Marx. 'Zo moesten de onderzoekers van dit rapport met de hand de datums van verzoek en besluit uit de besluitbrieven halen. Bij Hoeksche Waard worden die gewoon als machine-leesbare metadata geleverd.’

Behapbare hoeveelheid

Er zijn verschillende redenen waarom Hoeksche Waard een positieve uitzondering vormt in het doorgaans zo grauwe Woo-landschap. De middelgrote gemeente (bijna 90.000 inwoners) krijgt een behapbare hoeveelheid van gemiddeld 100 WOB/Woo-verzoeken per jaar te verwerken. De gemeente zocht ruim voor de start van de Woo-wetgeving uit wat er moest gebeuren, er zijn relatief veel functioneel beheerders in dienst en er wordt nadrukkelijk nagedacht over de behoeften van de websitebezoeker, zoals de doorzoekbaarheid van documenten. ‘We kunnen wel alles op de website zetten, maar als er niemand naar kijkt, krijgen wij dan een vlaggetje omdat we het zo goed regelen, of sturen we inwoners gewoon het bos in?’ vraagt adviseur dienstverlening Monica van der Vlies zich retorisch af. Sinds de invoering van de Woo in mei 2022 zijn er 20 Woo-verzoeken gepubliceerd op het portal.

Open Webconcept

Hoeksche Waard maakt deel uit van Open Webconcept, een groep vrijwilligers uit de overheid en het bedrijfsleven die samen online toepassingen en dataservices ontwikkelen, en waarbij 27 gemeenten zijn aangesloten. ‘PLOOI (het Platform voor Open Overheidsinformatie, red.) was in ontwikkeling, maar het was onduidelijk wanneer het af zou zijn,’ vertelt functioneel beheerder Ron van Koll. ‘Daarom hebben we in voorbereiding op de Woo besloten om onder water aan te sluiten op de velden van PLOOI, op een manier die aan de voorkant aansluitbaar is op welke omgeving dan ook.’ De site met Woo-verzoeken kwam naast de bestaande site voor WOB-verzoeken te staan.

API voor Woo-dossiers

Open Webconcept ontwikkelde een API zodat alle gemeenten hun Woo-dossiers en nieuwsberichten op dezelfde manier kunnen aanbieden aan een externe website. Daarmee stelt de gemeente haar stukken beschikbaar. ‘Binnen een half uurtje hadden we ze in onze zoekmachine  WooGLe zitten,’ zegt Maarten Marx. Hij ziet het liefst dat elk bestuursorgaan, ook de ministeries, de API in gebruik neemt. ‘Ik krijg er een punkgevoel bij,’ zegt hij, refererend aan de Do It Yourself (DIY)-mentaliteit van de originele punkers, die hun platen buiten de platenmaatschappijen om uitbrachten.  De platenmaatschappij in deze analogie is PLOOI. De ontwikkeling van een verwijsindex voor een vereenvoudigde versie van PLOOI zal waarschijnlijk in het tweede kwartaal van 2023 starten. Dat er ‘een vorm van PLOOI’ nodig is, staat ook voor Hoeksche Waard buiten kijf, ‘maar dat kan ook een goede zoekmachine zijn in combinatie met afspraken over hoe we dingen neerzetten.’

Generieker systeem

Idealiter doet iedere gemeente het straks op dezelfde manier, maar daarvoor moet ook Hoeksche Waard nog een slag maken, vinden ze in de gemeente zelf. Er wort gewerkt aan een generieker, laagdrempeliger en toegankelijker systeem. Het aantal documenten is nu nog overzichtelijk, maar naarmate er meer categorieën uit de Woo worden aangeboden, is het zaak om de websitebezoeker meer bij de hand te nemen in het vinden van onderwerpen, vindt Van der Vlies. ‘Nu moet je nog zelf zoeken of er iets tussen staat over het onderwerp van jouw keuze.’ Documenten blijven zo veel mogelijk op de oorspronkelijke plek staan, zodat er zo min mogelijk kopieën in omloop raken. ‘Het liefst zet ik in op het beter openbaar maken van informatie, waardoor ik bijna geen Woo-verzoeken meer krijg,’ zegt Van der Vlies. ‘Uiteindelijk is dat volgens mij de bedoeling van de Woo. Daar moeten we de bestuurders nog van overtuigen.’