Durf te innoveren!

Een gemiddelde overheidsinstelling is aan meer veranderingen onderhevig dan menig andere organisatie. Dit komt door veranderende wetgevingen en politieke prioriteiten, maar ook door de grote diversiteit aan interne belangen en de daaruit voortvloeiende budgetgedreven conflicten. Al deze zaken hebben een serieuze impact op de manier waarop overheidsorganisaties kijken naar en omgaan met veranderingen.

Een voorbeeld is de heffing van onroerende zaakbelasting (ozb). Vanaf de invoering in 1975 is de ozb tot 1991 geïnd door de Belastingdienst. Gemeenten innen sinds dat jaar de ozb waarvan ze tot vorig jaar de stijging zelf mochten bepalen. In 2006 is de toename van het eigenarendeel aan banden gelegd en het gebruikersdeel afgeschaft. Maar vanaf volgend jaar mogen gemeenten weer zelf bepalen hoeveel ozb ze heffen. Naast bestuurlijke en maatschappelijke, levert dit technische discussies op. Deze veranderingen mogen wat betreft de automatisering niet te veel geld kosten.

Hoeveel de overheid ook spendeert aan automatisering, de helft van alle projecten komt nooit tot voltooiing. Dit falen is mede het gevolg van nieuwe eisen die politici stellen aan systemen die niet opgewassen zijn tegen grote veranderingen binnen de organisatie. Toch is het niet alleen kommer en kwel wat betreft IT-inspanningen van de overheid. Het elektronisch belastingaangifte doen en de groeiende mogelijkheden om van misdrijven elektronisch aangifte te doen zijn succesvol te noemen.

Besparing 100 miljoen euro per jaar

We zijn aardig op weg maar Zweden loopt wat betreft de uitvoering van de digitale overheid lichtjaren voor op Nederland. Dit blijkt uit de beslissing om elektronische facturering bij alle overheidsinstellingen verplicht te stellen. Dit verbetert niet alleen het documentmanagement, maar zorgt ook voor een drastische vermindering van het energieverbruik van de overheid. Alle Zweedse overheidsorganen dienen vanaf juli 2008 elektronisch factureren ingevoerd te hebben in hun organisatie. De implementatie van de elektronische nota’s zal volgens schattingen van de Nationale Financiële Management Autoriteit leiden tot een besparing van meer dan 100 miljoen euro per jaar aan belastinggelden.

Naast aanzienlijke kostenbesparingen heeft digitale facturering een nog grotere invloed op het milieu. Het produceren van één enkele papieren nota kost namelijk evenveel energie als het koken van een ei of het een maand lang laten branden van een lamp van 40 Watt. Aangezien Zweedse overheidsinstellingen in elk jaar 11 miljoen nota’s ontvangen en er zelf 3 miljoen versturen, zal de energiebesparing als gevolg van elektronisch factureren enorm zijn.

Beter milieu en imago

Het is noodzakelijk dat de Nederlandse regering het Zweedse voorbeeld volgt, als we daadwerkelijk als kenniseconomie voorop willen lopen bij IT-innovatie. Digitale facturering ondersteunt de milieu-initiatieven van de EU en helpt de regering in het bereiken van haar doelen op het gebied van milieubescherming. Buiten milieuredenen is een beter imago een goede reden om facturen digitaal te verstrekken. De overheid heeft allerlei plannen om digitaal te factureren, maar is zelf te passief in de uitvoering hierin. Als ze zelf eerst start en het zelfs verplicht stelt, dan kan het digitaal factureren snel gemeengoed worden in ons land.

Syntens, ICT-innovatienetwerk voor ondernemers en onderdeel van het ministerie van Economische Zaken, heeft berekend dat het versturen van een papieren factuur 1,65 euro kost. Een digitale factuur slechts 45 cent. Digitaal factureren brengt dus ook in Nederland milieu- en imagoverbeteringen én kostenbesparingen met zich mee. Overigens, de slogan van Syntens is Durf te Innoveren. Dus overheid, wat betreft het digitaal factureren, ligt de bal bij u. Onthoud daarbij dat uw collega in Zweden al het succesvolle voorbeeld heeft gegeven.

Ton Dobbe is vice president productmarketing bij Unit 4 Agresso