'Informatiehorde tussen ambtelijke organisatie en griffie'

Het duale systeem heeft in veel gemeenten onnodig geleid tot een soort duale informatievoorziening. "Het is toch van de gekke als dossiers niet in een doorlopende lijn van bedenkers naar besluitvorming kunnen?"

Onnodige IT-scheiding
Nico Broekema, griffier van de gemeente Westland, bracht vorige week op een bijeenkomst van de Vereniging van Griffiers en de Vereniging van informatiemanagers in grote gemeenten (IMG100.00+) een probleem onder de aandacht dat bij meer gemeenten blijkt te leven. Sinds de invoering van het duale systeem in 2002 is er een scheiding ontstaan tussen de ambtelijke organisatie en de griffie, maar dat heeft ook in de IT-omgeving geleid tot scheidingen. Dat leidt tot onnodige inefficiënties, vindt Broekema. "Wordt het niet eens tijd ons te bezinnen op het feit dat het hebben van gedualiseerde bestuursverhoudingen niet automatich ook betekent dat er organisatorisch een ijzeren gordijn wordt opgetrokken?" Hij vindt dat IT voor een 'goede bedrading kan zorgen' die niet in strijd hoeft te zijn met de bestuurlijke scheiding tussen enerzijds ambtenaren en college en anderzijds griffie en raad.

Kortste eind
De griffie trekt informatiekundig nogal eens aan het kortste eind en dat komt mede door het feit dat de ICT-manager doorgaans onder de gemeentesecretaris valt. "Bij het ontwikkelen van systemen kijken informatiemanagers vaak niet verder dan de eigen organisatie. Ze denken dan niet na over wat er nadien nog met die informatie moet gebeuren bij griffie en raad. Hier in Westland is er bijvoorbeeld een compleet nieuwe website gebouwd, maar moesten wij nadien handmatig nog informatie van het ene system naar het andere overzetten."

Tussen de oren
In de eigen gemeente heeft Broekema het besef dat er iets moet veranderen inmiddels tussen de oren gekregen, zegt hij, maar ook op de bijeenkomst kreeg hij bijval, van collega's. Wat er nu volgens hem moet gebeuren is dat gemeentesecretarissen en griffiers eens de koppen bij elkaar steken, tenminste als de IT-deskundigen aan beide zijden er niet onderling uitkomen. Gewoon omdat het vaak zoveel handiger kan. "Als griffier hoef ik echt niet de dossiers in te zien, maar ik moet wel snel kunnen zien wat er aankomt en welke omvang die dossiers hebben. En de raad is toch gewoon het hoofd van de gemeente? Die moet op IT-gebied geen belemmeringen kennen."