Digitaal meer lijn in projectrapportages Leidschendam-Voorburg

Snel en voor alle betrokkenen duidelijkheid krijgen over gemeentelijke projecten doe je gewoon digitaal en online, bedacht de gemeente Leidschendam-Voorburg. Het 'digitale projectenboek' heeft er de plaats ingenomen van verspreide en ongestandaardiseerde projectrapportages.

35 projecten
Hoe staat het met de aanleg van die nieuwe rotonde, de verbouwing van de school, of het herstel van die mooie buitenplaats? In Leidschendam-Voorburg is een dergelijke vraag voortaan los te laten op het 'digitale projectenboek', een centraal systeem dat aansluit op het bestaande systeemlandschap in de gemeente. Op projectenboek.leidschendam-voorburg.nl is daarvan de publieke variant te zien. Van zo'n 35 projecten is een beschrijving te vinden, evenals de stand van zaken op het gebied van het totaalbeeld, bestuurlijke aspecten, planning, financiën en risicoinschatting. Intern wordt hetzelfde systeem gebruikt, alleen bevat die variant net iets meer (vertrouwelijke) informatie.

Laten zien
"Het is bijvoorbeeld voor een wethouder echt een manier om snel te laten zien wat hij doet en wat de stand van zaken is rond projecten waarvoor hij verantwoordelijk is", zegt Léon de Bakker, project controller en projectleider van het digitale projectenboek. Maar wethouders zijn niet de enigen die bij projecten zijn betrokken. De raad, ambtenaren, de projectorganisatie en (externe) adviseurs spelen ook een rol. De benodigde rapportages vinden echter doorgaans slechts tussen enkele van deze partijen plaats, op steeds andere momenten en in verschillende formaten. Sturen, controleren en adviseren gebeurt dan niet integraal en niet transparant.

Blijven doorklikken
"Iedere partij had zijn eigen rapportages, en in verschillende soorten en opmaken, naar raad en college op onvoorspelbare momenten", zegt De Bakker. Het vergde veel tijd om dat door te nemen. Collega projectleider en informatiemanager Jeanet Rintjema: "De totstandkoming van een papieren versie van een integrale projectrapportage was een eindeloze puzzel en kostte soms zes weken. Als het nodig is kan dat nu in een uur." Maar het uitgangspunt is dat de projectinformatie digitaal, centraal en gestandaardiseerd beschikbaar is. "Al dat heen en weer mailen voorkom je hiermee", zegt Rintjema. "We hebben ook een soortgelijk systeem bij het ministerie van I&M bekeken, maar uiteindelijk krijg je daar toch pdf'jes, terwijl je moet kunnen doorklikken."

Andere gemeenten
Het door COOLProfs uitgevoerde digitale projectenboek heeft al belangstelling getrokken van andere gemeenten, zoals Delft, Zoetermeer en Pijnakker-Nootdorp. "Iedere keer krijg je terug dat het er goed uitziet en dat ze zelf niet zo'n systeem hebben", zegt De Bakker. De gemeente promoot de werkwijze actief bij andere gemeenten.

Organisatie masseren
De invoering ging overigens niet zonder slag of stoot. "De uitdaging is de organisatie zover te krijgen dat iedereen op dezelfde manier over zijn projecten communiceert." Het integreren van 'planning & control'-documenten zal wellicht in een later stadium gebeuren, "maar dat vergt wat meer interne massage."