Denk mee!

Web 2.0 heeft allerlei nieuwe manieren van informatie uitwisselen, gesprekken voeren en samenwerken mogelijk gemaakt. Afstand en tijdstip doen steeds minder ter zake, omdat contact mogelijk is via allerlei online voorzieningen als discussieforums, wiki’s, blogs en chat. Op internet zijn enorm veel sites te vinden die deze voorzieningen (vaak gratis) aanbieden, bijv. Ning, PBworks, WordPress, Google Docs, etc. Dat zorgt echter ook voor een enorme versnippering.

Vanuit allerlei organisaties en organisatieonderdelen blijkt behoefte te zijn aan dergelijke instrumenten om samen te werken, zowel binnen de organisatie als over organisatiegrenzen heen. Het wordt gezien als een middel om de samenwerking tussen verschillende instanties te verbeteren. Of juist om afstemming en kennisdeling intern beter te laten verlopen. Bij Ambtenaar 2.0 komen regelmatig verzoeken binnen om hierover te adviseren. En er zijn al verschillende groepen op Ambtenaar 2.0 opgericht.

Online koffieautomaat en vergaderzaal
Maar de vraag is of dat alles voldoende is. Eigenlijk ontbreekt het nog aan een laagdrempelig platform waar ambtenaren elkaar kunnen tegenkomen (als een online koffieautomaat) en vervolgens bij elkaar kunnen gaan zitten (als een online vergaderzaaltje). Met de blogs/discussies en de groepen op Ambtenaar 2.0 gebeurt er al zoiets, maar dat kan veel beter. Volgens mij zou het logisch zijn om die mogelijkheden op Ambtenaar 2.0 verder uit te breiden.

Het uitgangspunt op zo’n samenwerkplatform zou moeten zijn het leggen van verbindingen tussen mensen en daar middelen voor bieden. Eigenlijk zijn daar drie hoofdfunctionaliteiten voor nodig:

• een plein waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en waar zichtbaar is wat er gebeurt (buzz). Momenteel vervult de voorpagina van de netwerksite van Ambtenaar 2.0 die rol;
• een persoonlijke profielpagina waar iemand zich kan presenteren en waar zichtbaar is waar hij/zij mee bezig is. Zie ook de profielpagina op de netwerksite, maar importeren uit LinkedIn zou nog mooier zijn;
• de mogelijkheid om zo simpel mogelijk een vergaderzaal, teamruimte of kennisgroep te creëren.

Zo’n samenwerkplatform moet natuurlijk wel aan enkele voorwaarden voldoen (zie ook deze blog):

• de beveiliging en back-up moeten goed geregeld zijn;
• de data wordt in Europa opgeslagen en is makkelijk te exporteren;
• er wordt gewerkt met open standaarden en modules;
• geen afhankelijkheid van één aanbieder of dienstverlener;

Wat verwacht jij in een online vergaderzaal?
Moderne kantoren zijn eigenlijk al ingericht op deze functies: het is makkelijker contact te leggen omdat werknemers vaak niet meer in kleine afgesloten kamers zitten. In de kantoortuin en bij de koffieautomaat hoor je wat er speelt en kom je elkaar tegen. En als je dan iets te bespreken hebt of je wil samen aan de slag, dan ga je een kamer of zaaltje in. Daar vind je vervolgens voorzieningen (zoals een whiteboard of een computer met beamer) om je te ondersteunen. Dat moet online toch ook kunnen? Hoe ziet zo’n online vergaderzaal er dan uit? (Voor een teamruimte of kennisgroep zou je een andere template kunnen gebruiken.)

• Bij elkaar komen: ik zou een knop verwachten (op Ambtenaar 2.0 maar die kan natuurlijk overal staan) met als tekst: “Open een online vergaderzaal”. Vervolgens kun je mensen uitnodigen om lid te worden (of ze komen zelf binnen), je kunt zien wie er in de ruimte aanwezig zijn en je kunt kiezen of het een open of besloten ruimte is;
• In gesprek gaan: vervolgens wil ik met die mensen in gesprek gaan: via een discussieforum, of directer via chat of een persoonlijk bericht (e-mail). Eventueel kun je daar ook video aan koppelen (zoals Skype of Tokbox). Afhankelijk van de situatie of mensen wil je kunnen kiezen uit het juiste contactkanaal immers;
• Mededelingen doen: om ideeën en meningen te delen moeten leden van de groep kunnen bloggen. Daarnaast is er een mogelijkheid om alleen een mededeling achter te laten (een shoutbox) of een relevante link, foto of video te plaatsen. En het is natuurlijk mogelijk om documenten te uploaden als naslag;
• Samen aan iets werken: in vergaderzalen is meestal een whiteboard aanwezig, dat kan ook online. Of een mogelijkheid om mindmaps te tekenen. Daarnaast is er natuurlijk een wiki om samen aan documenten of teksten te werken (met reactiemogelijkheid om weer op die tekstvoorstellen te reageren);
• De ruimte aankleden: het is duidelijk zichtbaar waar de groep voor bedoeld is (een onderwerp of organisatie) en hoe open hij is. De kleur en vormgeving van de ruimte kan worden aangepast en het is mogelijk om widgets en rss-feeds in de groep te plaatsen om de informatievoorziening en functionaliteiten uit te breiden.

Hoe kunnen we dat aanpakken?

Om mensen te laten samenwerken, ze een platform of omgeving daarvoor te bieden, is een flinke uitdaging. Communitymanagement (om het plein bruisend en gezellig te houden) en doorontwikkeling (aanpassing en verbetering van de werkruimtes) zullen alle aandacht vragen. Net als bij een gastheer op een feest of de dagvoorzitter van een conferentie moet daar de nadruk op liggen. Want dat is al lastig genoeg.

Dat betekent onder meer dat je je zo min mogelijk zorgen wil maken over de technische ontwikkeling van modules: al deze functionaliteiten zijn al beschikbaar en hergebruik moet het uitgangspunt zijn. Datzelfde geldt voor serveropslag en technisch beheer: te regelen in de cloud. Door te werken in de cloud en gebruik te maken van open standaarden kunnen modules worden hergebruikt en kan met diverse aanbieders gewerkt worden.

Er zijn verschillende routes om om dit op te pakken.

Mogelijkheden uit de open source, namelijk Liferay en Elgg (waar BDplaza in wordt herbouwd). Maar er zijn ook ervaringen met Xwiki bij NOiV en Overheid20.nl bij BZK. Ook een optie is om gebruik te maken van het enorme potentieel aan hulpmiddelen van Google door Google Sites te gebruiken. Alle functionaliteiten zitten er namelijk al in, maar zijn ze alleen op persoonlijke efficiëntie gericht of ook op groepen? En hoe zit het met open standaarden?

Denk je even mee?
Dus hoe kunnen we snel een online vergadercentrum zoals hierboven beschreven in het leven roepen? (Reacties kunnen hieronder worden ingezonden.)