Binnen een paar seconden de juiste cijfers

In een tijd waarin er dagelijks nieuwe digitale mogelijkheden ontstaan willen gemeenten niet achterblijven. Vooral met apps zetten sommige gemeenten forse stappen.

Berend van der Ploeg is gemeentesecretaris van Nijmegen en lid van de Vereniging voor Gemeentesecretarissen. Voor de werkgroep Benchmark en Kwaliteit Overheid houdt hij zich bezig met vernieuwingen voor bedrijfsvoering van de gemeente. Dat is ook het terrein van Arjan van der Weerd, die projectleider is van de app Vensters voor Bedrijfsvoering van ICTU. De mannen zijn beiden zodoende nauw betrokken bij de ontwikkeling van deze app. Van der Ploeg is als gemeentesecretaris bovendien gebruiker van het eerste uur. De app houdt alles op het gebied van gemeentelijke bedrijfsvoering, zo leggen de heren uit. ‘Inmiddels is zo’n kwart van alle gemeenten aangesloten. Provincies en waterschappen zijn dat inmiddels collectief, hopelijk volgen gemeenten dat voorbeeld’, aldus Van der Ploeg.

Het enthousiasme is groot, maar wat kan de app eigenlijk? Kort door de bocht is dat het bijhouden van cijfers van de totale bedrijfsvoering. Van der Ploeg: ‘Denk aan cijfers van overhead, het ambtelijk apparaat, financiën, inhuur, HRM, duurzaamheid en nog veel meer. Aan de gegevens kun je bijvoorbeeld aflezen hoeveel bijscholing de ambtenaren volgden of hoe vaak de ict helpdesk ingeschakeld. Het gaat dus over de bedrijfsvoering.’ In de dagelijkse praktijk is het heel handig om de app erbij te pakken in een overleg met de directie, aldus Van der Ploeg. ‘Je hebt dan binnen een paar seconden een overzicht van de scores, die weergeven hoeveel geld ergens aan uitgegeven is, of hoeveel mensen er in dienst zijn.’

Handig, maar het mooiste van de technologie is vooral dat het nieuwe inzichten vergaart. ‘De app stelt je in staat stelt om meerdere gemeenten met elkaar te vergelijken. Gegevens van G4 bekijken is een optie, maar dat kan ook met G32 of juist alleen de kleine gemeenten. Dat levert interessante inzichten op’, zegt Van der Weerd. Van der Ploeg vult aan: ‘Waarom is de ene gemeente veel meer kwijt aan kosten voor persoonlijke ontwikkeling dan andere? En wat levert dat die gemeente op? Door de vraag te stellen en vervolgens de scores naast elkaar te leggen, of de resultaten van de uitgaven met andere gemeenten te vergelijken, kan er een nieuw inzicht worden verschaft.’

Hoge kosten
Het levert zeer interessante gegevens op, daar zijn Van der Ploeg en Van der Weerd van overtuigd. Maar aan het gebruik van die gegevens zijn voorwaarden verbonden: ‘De cijfers zijn niet bedoeld om gemeenten ter verantwoording te kunnen roepen. Achter hoge kosten of veel meldingen kunnen ook beleidsmatige redenen zitten. Veel meldingen bij de ict-helpdesk hoeft niet negatief te zijn: een gemeente met veel toeters en bellen op ict-gebied kiest daarvoor, net als een gemeente die veel uitgeeft aan persoonlijke ontwikkeling, wanneer deze interne mobiliteit wil genereren. Je kan, kortom, een gemeente niet beoordelen op cijfers alleen. Je kan er wel van leren, doordat je een inzicht krijgt in je eigen prestaties en die van een ander.’

Een andere voorwaarde bij het gebruik is dat de gemeente zelf eigenaar blijft van de gegevens. Van der Ploeg: ‘Ik ben een voorstander van een open overheid. Wat ons betreft mogen alle cijfers inzichtelijk zijn, dat komt de transparantie van bestuur alleen maar ten goede. Toch geldt er één voorwaarde: gemeenten blijven eigenaren van hun gegevens. Deze mogen dus niet zomaar worden verspreid.’ Maar hoe is de veiligheid van de gegevens gegarandeerd? ‘Dat is een kwestie van vertrouwen’, aldus van der Ploeg. Vensters voor bedrijfsvoering kan sinds enige tijd ook klanttevredenheid meten, bij zowel de directieleden, managers en de medewerkers zelf. Zij vullen in welke kant zij op willen en wat zij ergens van vinden. ‘De app is een instrument dat met alle partijen samen wordt ontwikkeld. Er is steeds meer mogelijk. Zo wordt er met de klanttevredenheid inzicht verkregen over de behoeftes en ambities van het management en de directie, maar ook die van de medewerkers zelf. Daardoor kun je zien waar ambities van deze partijen uit elkaar liggen.’

Dynamisch jaarverslag
Niet alleen in Nijmegen is de digitalisering volop aan de gang. Een jaarverslag in de vorm van een dikke stapel A4’tjes is verleden tijd in Deventer. Ook pdf-bestanden doen hier nauwelijks meer ter zake. De gemeente werkt sinds dit jaar met een moderne app van Working Spirit, die informatie van jaarverslagen in hapklare brokken inzichtelijk maakt. Het resultaat is merkbaar: Deventer won de Kordes Award 2014 met hun jaarverslag. Ontwikkelaar André Pauli blijft bescheiden. ‘Het jaarverslag zelf was natuurlijk al goed, maar door het gebruik van de app werd het nog wat makkelijker in gebruik en bovendien inzichtelijker.’

Net als bij Vensters voor Bedrijfsvoering veranderen ook bij deze app, gewoonweg ‘het jaarverslag’ genaamd, honderden velletjes papier met cijfers in een schermpje met overzichtelijke buttons, dat er met de hulp van afbeeldingen, grafieken en video’s een dynamisch geheel van maakt. Pauli: ‘Je kunt er veel mee doen, bijvoorbeeld dwarsverbanden lezen tussen de uitgaven en de bijbehorende programma’s van de gemeente, zoals milieu en duurzaamheid, openbare orde en veiligheid of algemene uitkeringen. Vervolgens zie je direct hoeveel het programma kost of oplevert.’

Het meest vernieuwende aspect aan de app is het sociale gedeelte. Het is mogelijk om bij de tekst kadertjes te plaatsen met vragen. Deze kunnen gedeeld worden met de gemeenteraad via een speciale knop. Ook is de tekst met de zelfgeschreven vragen met een klik te versturen via de mail. De behoefte in de gemeenten om te digitaliseren met apps neemt toe, zo merkt Pauli. ‘Er is een groeiende belangstelling voor dit soort apps. Maar tegelijkertijd: onbekend maakt onbemind. Veel gemeenten schuiven het voor zich uit, of zien ons voorbijkomen en zeggen: doe nog maar even niet.’ Inmiddels zijn ze wel wat enthousiaster geworden. ‘Gemeenten zijn nou eenmaal niet de meest vooruitstrevende organisaties, maar uiteindelijk wil ook iedereen papier graag vervangen. En dat kan in principe met gesloten beurzen, de drukkosten zijn ongeveer even hoog als de investering in deze app. Al zullen investeringen net als papier ook in de toekomst weer geld kosten.’

App als leerinstrument
Het presenteren van de programmabegroting van gemeenten gebeurt niet alleen in Deventer en Nijmegen door middel van een begrotingsapp. Er is een kleine groep die de apps inmiddels aan het ontdekken is. Het bedrijf Pepperflow meldt in een persbericht dat er zich inmiddels tientallen gemeenten gemeld hebben voor een begrotingsapp. ‘Transparantie en burgerparticipatie zijn twee thema’s die steeds belangrijker worden. Aan burgers duidelijk maken wat de gemeente nu eigenlijk wil bereiken, wat ze daarvoor precies doet en hoeveel dat kost is lastig als de begroting een nauwelijks leesbaar pdf-document op de website is. De begrotingsapp brengt daar definitief verandering in.’ In de toekomst wil ook Working Spirit meer op het gebied van apps voor gemeenten doen.

‘We hebben ook al een app voor begrotingen gemaakt en we willen graag de mogelijkheid hebben om real-time info te kunnen weergeven met onze jaarverslag app. Er is natuurlijk een jaarverslag met alle financiële gegevens, maar als je wil weten hoeveel geld er nog beschikbaar is om uit te geven aan bijvoorbeeld een sportproject, zou het met real-time informatie ideaal zijn om in één oogopslag te kunnen lezen hoeveel er nog in het daarvoor bestemde potje voor over is.’

Net als de mannen in Deventer, staat ook projectontwikkelaar Van der Weerd van Vensters voor Bedrijfsvoering te trappelen om verder te digitaliseren. ‘Er zijn nu 120 tot 140 gemeenten lid en dat worden er steeds meer. Niet alle gemeenten willen eraan, maar ik begrijp niet goed waarom: de kosten bedragen rond 3.500 euro en dat is goed te doen. Digitale toepassingen in de bedrijfsvoering hebben de toekomst. ‘Er is straks nog veel meer mogelijk. Niet alleen de gegevens van bedrijfsvoering kun je in een app-vorm gieten, maar ook die van dienstverlening. Dan krijg je inzichten bij het afgeven van vergunningen en paspoorten, die je ook weer met anderen kunt vergelijken. Zodoende kun je ze steeds meer als leerinstrument gebruiken en meer de diepte in gaan. Dankzij de app gaan gemeenten met elkaar in conclaaf en bekijken ze waarom er ergens anders andere keuzes worden gemaakt en wat dat oplevert. Je ziet deze ontwikkeling steeds meer voorkomen. Zo is er ook een app voor de brandweer en een leerplicht-app, waarbij meerdere instanties hun cijfers naast elkaar leggen en van elkaar leren.’

Volgens Van der Weerd en Van der Ploeg ontstaat er een heel andere cultuur door de digitale mogelijkheden. ‘Tien jaar geleden opereerden gemeenten veel meer autonoom, “we hebben niets te schaften met die anderen”, werd er vaak gedacht. Door deze mogelijkheden kan men van elkaar leren en informatie delen. Ook binnen de gemeente zelf wordt er meer gezamenlijk geopereerd.