Wie controleert de cloud?

Urk en Werkendam deden de gehele ict de deur uit. Alleen pc’s bleven staan. Handelingsvrijheid en privacy staan volgens de pioniers niet ter discussie. ‘Ik voorspel dat over tien jaar heel veel gemeenten ons volgen en al hun ict in de cloud hebben staan.’

Het in de lucht houden van een volwaardige ict-omgeving blijkt complex en kostbaar. Voor kleinere gemeenten is samenwerken een goede en vaak ingezette optie, desnoods door de infrastructuur samen te voegen. De nieuwste mogelijkheid: helemaal ‘de cloud in’. Urk en Werkendam deden het afgelopen zomer. 

Nee, dat betekent niet dat één leverancier opeens alle ict overneemt. In de praktijk neemt een leverancier de hardwaretaak op zich en doet die het softwarebeheer erbij. De bestaande situatie wordt, simpel gezegd, integraal overgeplaatst naar de servers van de leverancier – in de gevallen van Urk en Werkendam zijn dat de respectievelijke huisleveranciers Pink­Roccade Local Government en Centric.

Werkendam stapte afgelopen juni in een weekend met de hele ict-infrastructuur over. ‘We wilden niet versnipperd migreren’, zegt algemeen directeur Erwin Koenen van de gemeente Werkendam, ‘maar alle applicaties inclusief de onderlinge afhankelijkheden in één keer overzetten. Wij hebben nu geen servers meer in huis waar applicaties of databases op draaien, alles is de deur uit.’

Medewerkers hebben een thin client zonder harddisk op hun bureau. En op wat details na werkt alles goed, stelt Koenen. De vraag rijst wie het voortaan voor het zeggen heeft. Inhoudelijk gezien behoudt Werkendam alleen de regiefunctie, zegt Koenen. ‘We hebben goede afspraken gemaakt met Centric, in een zeer zakelijke relatie. Tijdens kantoortijden kunnen we altijd rekenen op ondersteuning.’ Dat werd in de oude situatie steeds moeilijker intern te regelen. Nu heeft de gemeente niet meer te maken met tientallen leveranciers van applicaties en hardware, maar slechts met één. ‘En als we iets willen aanpassen, is het een kwestie van de vraag neerleggen bij Centric.’

Voor Werkendam stond al een paar jaar vast dat de gemeente de zorg voor een goed functionerende ict niet meer zelf wilde dragen. Samenwerken met buurgemeenten bleek geen optie. ‘We hadden totaal verschillende applicatielandschappen en andere hardware.’

Van andere samenwerkingsverbanden was er ook maar één die reageerde en slechts deels aan de wensen (alles in de cloud) kon voldoen. En dat terwijl het volgens Koenen onontkoombaar is. ‘Ik voorspel dat over tien jaar heel veel gemeenten al hun ict in de cloud hebben staan.’

Of dat goedkoper is, vindt hij moeilijk te zeggen. ‘We zijn nu misschien iets meer kwijt, maar hebben wel een stabiele, betrouwbare, toekomstvaste omgeving. En we hadden de investeringen al een tijdje uitgesteld. Vergeleken met de landelijke benchmark zitten wij laag in de kosten.’

Gewoon outsourcing
Wat is de cloud eigenlijk? Menig leverancier is met de term aan de haal gegaan, vaak gemak en kostenbesparingen (door schaalvoordeel) implicerend, zonder daar erg precies over te zijn.

Henri Rauch houdt zich bij KING bezig met het onderzoeken van de cloudmogelijkheden voor gemeenten. Hij vindt de term in het geval van Werkendam en Urk eigenlijk niet van toepassing. ‘Het is eerder gewoon outsourcing via internet. Je zou het kunnen zien als een private cloud van het ene bedrijf dat het hier aanbiedt, maar dat is dus niet echt een community cloud.’ Pas in dat laatste geval is er schaalvoordeel op zowel hardware- als softwareniveau. De cloudgang van Urk en Werkendam levert hooguit schaalvoordeel op hardwareniveau op – daar zitten doorgaans niet de meeste ict-kosten.

Het toverwoord voor echt schaalvoordeel in de cloud is multi-tenancy: één systeem voor meerdere klanten. Een echte ‘gemeente-cloud’ zou volgens Rauch door de gemeenten zelf moeten worden opgezet.

Office 365 is een goed voorbeeld, evenals Salesforce.com (online software voor klantbeheer) of Workday (personeelszaken). Maar afgezien van het feit dat dat veelal Amerikaanse diensten zijn (dus privacygevoelig), voldoen ze niet om de gehele ict van een gemeente vorm te geven. KPN Lokale Overheid schermt inmiddels met de GemeenteCloud, maar die bundeling van online-diensten is maar een buurtwinkel vergeleken met het warenhuis waar gemeenten behoefte aan hebben.

Urk koos niet voor de ‘big bang’ zoals die in Werkendam is toegepast. Wel zijn inmiddels de kernapplicaties overgedragen aan PinkRoccade Local Government, die voor de gemeente al de belangrijkste softwareleverancier is. Op termijn volgt ook de rest van de ict-systemen.

De ict is Urk niet boven het hoofd gegroeid, stelt gemeentesecretaris Rien Bogerd. ‘We willen op dit gebied gewoon voorloper zijn en goede dienstverlening aan de burger kunnen bieden. We zitten ook al in de Midoffice Community van PinkRoccade. Het is meer onze doe- en innovatiecultuur.’

De verhuizing van ict-systemen draagt op termijn ook bij aan de geplande afslanking van het gemeenteapparaat. ‘Als we alles in de cloud hebben gezet, zouden we op functies kunnen korten. In het personeelsplan is er rekening mee gehouden dat er daarbij geen gedwongen ontslagen mogen vallen.’

Voorzichtigheid is het uitgangspunt in Urk. De kernapplicaties (voor de domeinen ruimte & omgeving, bedrijfsvoering, samenlevingszaken en publiekszaken) zijn verhuisd naar een datacenter van PinkRoccade, maar de rest moet nog volgen. ‘We bouwen het langzaam uit’, zegt Bogerd. ‘Onze ict is goed op orde en we willen geen problemen bij de overstap.’

Weerstand
De belangrijkste weerstand kwam niet van binnen de organisatie, maar van buiten. ‘We moesten vooral tegenover Binnenlandse Zaken verantwoording afleggen over hoe we met privacy en protocollen omgaan. BZ wil weten of er anderen gebruik kunnen maken van de gegevens die wij in de cloud willen zetten.’

Die veiligheid was ook in Werkendam een punt van aandacht. Koenen: ‘Als gemeentelijke overheid wil je een zo groot mogelijke zekerheid over de veiligheid van de data in die cloud. Alleen als je die hebt, is het als overheid verantwoord om de ict en alle data bij een commercieel bedrijf in de datacentra te zetten. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat zijn gegevens bij de gemeente veilig zijn.’

‘Werkendam heeft daarom voordat we naar de cloud gingen een extern bedrijf gevraagd om de mate van beveiliging van de nieuwe omgeving te testen. Niet alleen van de infrastructuur van Werkendam, ook om te bepalen of de cloud-omgeving is geïsoleerd van andere netwerken. Aan deze eisen was voldaan, anders zouden wij als gemeente dat risico ook niet nemen.’

Veiligheid is niet de enige factor. Heeft een gemeente nog evenveel handelingsvrijheid bij het kiezen van nieuwe software als zij de hele ict overdraagt aan de belangrijkste huissoftwareleverancier? ‘Het feit dat de gemeente Werkendam in de private cloud van Centric draait, impliceert niet dat zij alleen software bij Centric moet afnemen’, stelt een accountmanager van Centric. Voor andere software blijft er plek. ‘Er wordt dan gewoon een aanbesteding uitgeschreven, net als wanneer het bij de gemeente in huis draait.’