Archiveren voor gemeenten

Over het bewaren en vernietigen van gegevens.

Overheidsinformatie is een belangrijke cultuurdrager. Wie ooit in een archief de originele stadsrechten van een stad heeft mogen aanschouwen, weet dat archiefstukken een belangrijke plaats innemen in de (culturele) geschiedenis van ons land.

Jaarboeken, officiële correspondentie, belangrijke geschriften: ze geven ons een inkijk in de politieke gebeurtenissen, helpen onze taalontwikkeling te begrijpen en tonen hoe men vroeger leefde. En meer recent: ze helpen ons met de reconstructie van rampen, stamboomonderzoek, het terugvinden van bonnetjes en ze helpen journalisten met de uitvoering van hun werk. Ook over vijftig jaar willen we weten hoe de huidige coronapandemie het lokaal beleid beïnvloedt. Het goed bewaren van informatie is noodzakelijk, voor nu en voor de toekomst.

Dit whitepaper schetst de visie van Centric op archiveren nu en in de toekomst. Hierbij staan we stil bij het ontstaan van informatiesystemen, het huidige applicatie-landschap en het gebruik van samenwerkomgevingen. Wij leggen de focus op digitaal werken. Dit is natuurlijk maar een deel van het verhaal. Organisaties hebben ook fysieke archieven. Natuurlijk voor hun oude documenten, maar ook vandaag nog bouwen organisaties fysieke archieven op. Verschillende gemeentes hebben substitutie: het vervangen van fysieke documenten door digitale reproducties, zodat de fysieke documenten kunnen worden vernietigd. Niet iedere organisatie is daarmee bezig, en ook organisaties die substitutie hebben, hebben deze substitutie vaak voor een gering aantal processen.

Voor fysieke archieven geldt natuurlijk dezelfde wettelijke verplichting als voor digitale informatie. Het duurzaam bewaren van fysieke informatie is een expertise op zich. Als IT-leverancier beperken we ons daarom tot het opslaan, overdragen, ontsluiten en vernietigen van digitale informatie.

Aan welke eisen moet goede archivering voldoen? Hoe ziet de gegevensopslag van morgen eruit? En: hoe bereidt Centric de informatiesystemen van nu daarop voor? In dit whitepaper duiken we in de toekomst van het verleden, maar we beginnen bij de Archiefwet.

Download hier de whitepaper