Koudwatervrees niet nodig bij de overstap naar de Cloud

Privé zijn we inmiddels niet anders gewend dan dat we werken in de cloud. Sociale media, Netflix, e-mail: het draait allemaal in de cloud. Gemeenten maken die stap ook steeds vaker, al vinden ze dat nog wel spannend. Die koudwatervrees is echter helemaal niet nodig.

Het overgrote deel van onze klanten, de Nederlandse gemeenten, heeft hun software op hun eigen locaties draaien. De trend is echter de gang naar de cloud en het afnemen van software-as-a-service, oftewel SaaS. Wij zijn daar dan ook volop mee bezig. Onze nieuwe oplossingen voor onder meer Burgerzaken, bieden we als eDiensten aan. Via de cloud. Privé zijn we al niet anders meer gewend, want alle sociale media, diensten als Netflix en Spotify en Gmail draaien niet op onze eigen computers, maar nemen we af via het internet. Toch merk ik bij onze klanten nog best veel koudwatervrees als het gaat over het overgaan naar de cloud. Privé mogen ze het al gewend zijn, het is kennelijk toch heel wat anders als de gemeentelijke software naar de cloud gaat.

Natuurlijk zijn onder meer veiligheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid ontzettend belangrijk, ook bij oplossingen die je afneemt via de cloud. Als Netflix het even niet doet is dat vervelend, maar als je Burgerzakensysteem eruit ligt is dat een probleem. Alleen: hoe vaak gebeurt het dat Netflix of Gmail eruit ligt? Die kans is miniem, omdat die bedrijven er alles aan doen om hun diensten veilig en beschikbaar te houden. Dat geldt niet anders voor zakelijke oplossingen die via de cloud worden afgenomen. Sterker nog: daar gelden nog strengere regels, bijvoorbeeld rondom privacy, zeker voor oplossingen die de overheid gebruikt. Ik probeer in mijn gesprekken met klanten die koudwatervrees dan ook altijd zoveel mogelijk weg te nemen. Het gaat er niet om dat ze mij op mijn blauwe ogen geloven, dat hoeft niet. We werken met certificering en monitoring en uiteraard heldere contracten, waarin precies is vastgelegd waar wij als leverancier aan moeten voldoen.

Ik probeer die koudwatervrees altijd zoveel mogelijk weg te nemen, omdat werken met cloudoplossingen veel voordelen biedt. Ten eerste scheelt het gemeenten heel veel tijd qua beheer. Alles wat ze nu zelf moeten doen, aan updates en beveiliging et cetera, doen wij bij cloudoplossingen. Qua efficiency is dat belangrijk, maar belangrijker nog is de snelheid waarmee gemeenten nieuwe toepassingen krijgen. Als Instagram of Facebook iets nieuws bedenken, dan kunnen ze dat op elk moment aan alle gebruikers tegelijkertijd beschikbaar stellen. Als wij dat doen voor de klassieke softwareoplossingen, die bij gemeenten zelf draaien, dan kost dat tussen de zes en negen maanden. Die tijd is nodig om te beschrijven, te ontwikkelen, te testen en bij alle gemeenten afzonderlijk te installeren.

Als je met cloudoplossingen werkt, dan kun je veel vaker kleinere verbeteringen doorvoeren en die meteen voor alle gemeenten tegelijkertijd beschikbaar maken. Dan hoef je niet negen maanden te wachten op een grote update, maar vinden er continu kleinere updates plaats. Je kunt dan als gemeente je dienstverlening veel sneller aanpassen aan de behoefte in de samenleving. In een samenleving die steeds sneller verandert, is dat een groot voordeel.

Een mooi voorbeeld vind ik onze oplossing voor de digitale aangifte geboorte. Daar is al een tijd vraag naar bij gemeenten, want hoe leuk het ook is om een kersverse ouder aan je balie te hebben, voor die ouder is het wel zo prettig als de aangifte ook digitaal kan. Je kunt echter niet zomaar dat proces digitaliseren. Toen we hiermee experimenteerden, kwamen we al snel achter een veiligheidsrisico. Met een digitale aangifte maak je fraude gemakkelijker, want er is geen controle meer aan de balie. Meestal komt de vader de aangifte doen en baliemedewerkers weten dat als ze dan vragen hoe het was, het verhaal met glinsterende ogen wordt verteld. Mensen die aan de balie werken, voelen het aan als er iets niet klopt. Maar dat zie je niet bij een digitale aangifte. Dus hoe weet je dan dat er echt een kind geboren is? Je wilt niet een valse aangifte in de GBA, want alles wat eenmaal in de GBA staat, krijg je er niet makkelijk meer uit. Er was dus een extra controle nodig. Die hebben we toegevoegd: een arts of verloskundige die bij de bevalling aanwezig was, zet nu een handtekening in de aangifte. Dit toevoegen in de software die bij gemeenten zelf draait, kost enkele maanden. In de cloudoplossing gaat dat vele malen sneller, zodat gemeenten deze dienstverlening aan hun inwoners kunnen blijven aanbieden.

Een dienstverlening die steeds up-to-date blijft, minder kosten en werk aan beheer… er zijn tal van voordelen aan werken met oplossingen in de cloud. Niet voor niets stappen steeds meer organisaties, ook gemeenten, over. Natuurlijk betekent dat overstappen ook iets voor de rol van de klant, want contractbeheer en regie worden belangrijker. De juiste opdracht geven, vragen stellen en controleren of de afspraken met de leverancier worden nagekomen. Dat hoort er allemaal bij. Maar koudwatervrees is zeker niet nodig!

Sandra Post is strategisch product manager Burgerzaken en als businessunit manager bij Centric verantwoordelijk voor onder meer Burgerzaken.