Hoe Business Intelligence helpt bij goede ambulancezorg

Achter de ambulancezorg van de Regionale Ambulance Voorziening Utrecht (RAVU) schuilt een goed geoliede informatievoorziening. Stuurinformatie uit Business Intelligence-tools draagt bij aan het efficiënt inzetten van ambulances en monitoren van de vraag naar ambulancezorg, ook in coronatijd. Hoe? We vragen het Betty van der Roest, bestuursadviseur bij de RAVU.

Hoe belangrijk is goede managementinformatie voor RAVU?

“Managementinformatie is voor ons essentieel om de juiste besluiten te nemen. Ook helpt het onze prestaties te monitoren en processen waar nodig bij te sturen. Goede informatie is daarnaast van belang in het kader van leren en verbeteren. Verder leggen wij als ambulancezorg op transparante wijze verantwoording af. Dus ook in dit verband is data en informatie voor de RAVU cruciaal.”

“Neem ter illustratie de afgelopen COVID-periode. Vanaf het begin van de pandemie hebben we ingezet op de ontwikkeling van goede sturingsinformatie. Op deze manier kan het crisisteam goed monitoren hoe bijvoorbeeld de vraag naar ambulancezorg zich ontwikkelt, hoeveel COVID-gerelateerde zorgverleningen we in een periode uitvoeren en hoeveel capaciteit er beschikbaar is. Op basis van deze informatie kunnen we zo nodig aanvullende maatregelen treffen of bijsturen.”

Hoe zijn de BI/BA-activiteiten ingebed binnen RAVU?

“Onze BI-activiteiten zijn gecentraliseerd als activiteit. Naast de inzet van een Centric BI-consultant is in januari 2021 ook een Informatiemanager bij ons gestart. Hiermee willen we ons informatiemanagement én managementinformatie naar een hoger plan tillen. BI wordt gebruikt in de dagelijkse informatievraag van diverse afdelingen. Zij beschikken daarvoor over een set standaardrapporten uit Cognos. Daarnaast voert de consultant ad-hoc informatieverzoeken uit. Ook krijgen gebruikers een dagelijkse samenvatting van de prestaties van de dag ervoor.”

“Achter de huidige Cognos-omgeving staan nog replica-databases van diverse systemen. Door stap-voor-stap over te gaan naar één integrale database waar alle bronnen in ontsloten worden, ontstaat er een ‘data warehouse’, wat het makkelijker maakt om informatie uit diverse bronnen te combineren en een eenduidige waarheid te definiëren. Er zijn diverse key-users die zelf rapporten kunnen maken en vele gebruikers hebben een abonnement op een standaard rapport.”

Wat is de impact van business intelligence op jullie bedrijfsvoering?

“Die wordt steeds groter, want de honger naar informatie groeit. Door de basisprincipes ‘juist, tijdig en volledig’ goed in scope te houden, groeit het vertrouwen in en gebruik van BI vanzelf. Door BI kunnen we onze ambulances beter inzetten. Business Intelligence, maar vooral Business Analytics, maakt het mogelijk om diepere inzichten te krijgen in het ‘waarom’.”

Wat zie je als de belangrijkste meerwaarde voor de bedrijfsvoering?

“Zonder informatie kun je niet sturen, maar informatie heeft ook een prijs. En die moet je altijd kunnen uitleggen. Zoals al genoemd is BI onderdeel van aantoonbaarheid en transparantie.”

Wat is jullie grootste toekomstige uitdaging als het gaat om business intelligence?

“Data science lijkt een veelbelovend vakgebied, maar daarvoor is wel kwalitatief goede informatie nodig. Ook vereist dat gedegen kennis van systemen en processen. Alleen een tool is nooit genoeg, het staat of valt met domeinkennis, dat is echt essentieel.”

Wat is jullie ervaring tot dusverre met de dienstverlening van Centric?

“De samenwerking met Centric ervaar ik als open en constructief. Gedegen kennis, goede focus op resultaat en goede mix van nu oplossen en structureel verbeteren van onze management- en stuurinformatie.”