Gemeente Zoetermeer klaar voor e-factureren

Bedrijven kunnen facturen voortaan digitaal aanbieden aan de gemeente Zoetermeer. De gemeente gebruikt daarvoor de oplossing E-factureren van Centric.

Zoetermeer ontvangt jaarlijks 25.000 tot 30.000 facturen. Als het aan de gemeente ligt, wordt het merendeel daarvan voortaan digitaal aangeboden. Om digitaal factureren te stimuleren, hanteert de gemeente voor elektronisch ingediende facturen een kortere betalingstermijn.

Betalen via de Digipoort

Voor financieel management en projectbeheersing gebruikt de gemeente Zoetermeer het informatiesysteem Key2Financiën van Centric. Deze oplossing ondersteunt e-factureren via Digipoort, het elektronische postkantoor van de overheid voor bedrijven en instellingen. Organisaties die overgaan op e-factureren zijn verplicht daarvoor Digipoort te gebruiken. Van het scannen van papieren facturen tot het digitaal herkennen van gegevens op de factuur, met de module E-factureren zijn gemeenten in staat betalingen te verrichten zonder menselijke tussenkomt.

De oplossing, waarmee de gemeente flink bespaart op de kosten van factuurafhandeling, is tijdens de zomer in korte tijd geïmplementeerd door de afdeling I&A van Zoetermeer, de aansluitcoördinator van Logius en consultants van Centric.

Geen handwerk meer

Om te kunnen e-factureren is een combinatie van verschillende diensten nodig. De factuur gaat via het besloten overheidsnetwerk Diginetwerk, via Digikoppeling en Digipoort naar het midofficesysteem van de organisatie. De midoffice stuurt de factuur vervolgens naar het financiële systeem Key2Financiën, waar deze automatisch wordt geregistreerd. Veel handmatige handelingen komen daarmee te vervallen.

E-factureren loont

Op de site van Logius roept Ed Roozenbeek, Senior informatievoorziening en functioneel beheer bij de gemeente Zoetermeer, leveranciers op facturen elektronisch in te dienen. ‘Onze uitdaging ligt op het gebied van het verleiden van leveranciers om hun facturen digitaal bij ons aan te leveren.’ Ook bedrijven hebben baat bij e-factureren: ‘Hoe meer facturen we digitaal ontvangen hoe groter het voordeel. We gaan daarom e-facturen sneller betalen.’