Digitale terinzagelegging

Eén nieuwe wet, twee gemeenten en drie leveranciers. Bij elkaar opgeteld heeft dat in korte tijd tot een werkende oplossing geleid: digitale-inzage.nl. Het traject is een goed voorbeeld van Samen Organiseren volgens de principes van Common Ground.

Bestuursorganen moeten volgens de Wet elektronische publicaties (Wep) straks documenten ook digitaal ter inzage leggen. Dat heet digitale terinzagelegging. Moet je vandaag de dag, bijvoorbeeld als je een voorgenomen beschikking wilt inzien, een afspraak aan de balie maken; de nieuwe wet schrijft voor dat burgers die straks kunnen inzien via de website officielebekendmakingen.nl. Straks wil zeggen vanaf 1 januari 2023, de dag waarop digitale terinzagelegging naar verwachting verplicht wordt.

“De standaard (3PAS) voor publicatie op het www.officielebekendmakingen.nl ondersteunt wel informatieve bijlagen bij een publicatie, maar die bijlagen hebben geen juridische status. Deze bijlagen zijn dan ook niet te gebruiken voor digitale inzage” aldus Willam van Weelden, strategisch product manager bij Centric. “KOOP, de instantie die de standaard beheert, ondersteunt geen geautomatiseerde aanlevering van documenten die ter inzage worden gelegd via de 3PAS koppeling. Dat betekent dat gemeenten (en andere decentrale overheden, zoals provincies en waterschappen) vanaf 1 januari 2023 de bestanden die ze ter inzage willen leggen handmatig moeten uploaden bij KOOP om de inzage mogelijk te maken. handmatig moeten uploaden bij KOOP om de inzage mogelijk te maken. Voor een middelgrote gemeente gaat dat al gauw om honderden documenten per maand. Dit vraagt om een oplossing, en als Centric zien we het als een kans om dit op te pakken op de Common Ground-manier: samen met gemeenten en leveranciers een open platform bouwen dat alle gemeenten kunnen gebruiken en waarop alle leveranciers kunnen aansluiten. Wil je als gemeente bijvoorbeeld een voorgenomen beschikking voor een vergunning ter inzage aanbieden, dan kan elke leverancier de betreffende applicatie op het platform aansluiten.”

Eén keer ontwikkelen

Een van die leveranciers is Gemboxx. Directeur en inspirator Swier Jan Miedema is een gekend criticaster van Common Ground, maar een voorstander van Samen Organiseren. “Want het moet anders en kan anders dan gebruikelijk is in de wereld van overheid en ICT, en daarbij staat samenwerken voorop. Bij de gemeente Groningen werken we al een tijd met ons samenwerkingsplatform Gemcloud, onder meer voor de Omgevingswet. In die context wilden we koppelingen kunnen maken met Centric Leefomgeving, de VTH-oplossing van Centric. Willam vertelde dat zij daar digitale terinzagelegging aan toe wilden voegen en Groningen vroeg ons of we daar samen een API voor konden ontwikkelen. Prima idee wat ons betreft, want waarom niet meteen een oplossing ontwikkelen waar alle leveranciers op kunnen aansluiten. Je kent het wel: liever één keer ontwikkelen in plaats van allemaal je eigen wiel uitvinden.”

Standaarden

Zo kwamen er een paar zaken samen die bij elkaar leiden tot het nieuwe platform digitale-inzage.nl. Eén nieuwe wet, twee gemeenten en drie leveranciers – in het dagelijks leven concurrenten van elkaar. “Toevallig maar niet per ongeluk,” zo formuleert Miedema het. “We moeten samen standaarden opstellen voor gegevensuitwisseling. Standaarden die simpel en toepasbaar zijn voor alle gemeenten. En zoals Ben al zei: wij hebben daar de kennis voor.”

VNG Realisatie heeft de regie op zich genomen om de API tot standaard te maken. “Dat heeft meerwaarde voor alle betrokkenen,” meent Willam van Weelden. “Het traject verliep vlot en simpel. Mede doordat we standaarden gebruiken die er al zijn, onder andere de documenten-API van Common Ground, en omdat we in korte sprints ontwikkelden. In vier bijeenkomsten hebben we een API gebouwd. Dit is wat ons betreft de toekomst. Het ecosysteem van gemeenten wordt steeds complexer. Het moet allemaal eenvoudiger en op een manier waar leveranciers, gemeenten en uiteindelijke de burger wat aan hebben.” “En vergeet ook de andere overheidsorganisaties niet, die met dezelfde vraagstukken zitten,” brengt Tasma in. “Zeker als je standaardiseert. Denk aan de waterschappen en de provincies. Uiteindelijk delen die organisaties allemaal gegevens met elkaar en zal Common Ground waarschijnlijk doorgroeien naar een Public Ground. Het is mooi dat de VNG daar oog voor heeft en enerzijds verbinding zoekt met een club als het Interprovinciaal Overleg en anderzijds de leveranciers over de domeinen heen bij elkaar brengt.”

Breder maken

“Het klopt dat alle partijen hier voordeel bij hebben,” vindt ook Van Weelden. De ontwikkeling van de API voor digitale terinzagelegging is een eenvoudig maar goed voorbeeld waar heel duidelijk naar voren komt dat de leveranciers functionele waarde bieden; samen zorgen we voor snelheid en hebben we in korte tijd een concreet product opgeleverd. Tegen gemeenten zou ik willen zeggen: sluit je aan want het werkt. En tegen leveranciers: laten we het breder maken dan wij drie. Samen hebben we nog mooiere ideeën en oplossingen. En VNG Realisatie is er om die standaardisatie verder vorm te geven.” “Want niet alleen de inhoud van zo’n API, maar ook het standaardiseren is een proces,” onderstreept Miedema. “Dat is een mooie coördinerende rol voor VNG Realisatie. Laat de inhoud aan de leveranciers en breng als VNG al die verschillende partijen bij elkaar.” “Mee eens,” besluit Van Weelden. “Dit model van samenwerking is een succes. Met meerdere partijen, in korte sprints ontwikkelen, steeds een bouwsteen toevoegen en VNG die het verspreidt en zorgt dat we elkaar kunnen vinden. Zo hebben we inmiddels een werkgroep opgericht om dit traject met nog meer partijen verder te brengen. Interesse? Neem dan vooral contact op.”