Digitale parkeerzaken gemeente Utrecht volledig geautomatiseerd

Burgers in de gemeente Utrecht kunnen parkeerzaken voortaan 24 uur per dag regelen via het digitaal loket van de gemeente. Softwareleveranciers Centric en Exxellence bouwden een volledig digitale en geautomatiseerde keten voor parkeerzaken.

Aanvragen voor een bewonersvergunning, bewonerskorting voor bezoek en een tijdelijke of permanente kentekenwijziging van een bestaande vergunning, worden in Utrecht voortaan direct en zonder tussenkomst van een medewerker afgehandeld. Wanneer het aanvraagproces succesvol is doorlopen, kan er direct geparkeerd worden op basis van een digitaal parkeerrecht in het Nationaal Parkeer Register.

Paul Frieling, projectleider parkeren bij de gemeente Utrecht: “Naast een snelle en efficiënte afhandeling van parkeerzaken, hebben burgers de mogelijkheid om eigen zaken in te zien via het digitaal loket. Een goede stap, dat blijkt wel uit de cijfers. Van de aanvragen voor een bewonersvergunning, bewonerskorting voor bezoek en de permanente kentekenwijziging, verloopt nu al 80% via het digitaal loket. Wat betreft de tijdelijke kentekenwijziging is dit ruim 60%.”

Geautomatiseerde keten

De geautomatiseerde afhandeling steunt op de integratie van het Exxellence ZaakSysteem met het parkeerbeheersysteem van Centric, Key2Parkeren. Het Exxellence ZaakSysteem zorgt zowel voor de intake van de aanvraag (een ‘zaak’) via het Exxellence DigitaalLoket als de zaakgerichte afhandeling ervan. Het afhandelen gebeurt op basis van realtime verkregen gegevens: GBA-gegevens, RDW-kentekengegevens en gegevens uit het systeem Key2Parkeren, waarin realtime controles plaatsvinden.

Tijdens de afhandeling verstrekt Key2Parkeren actuele gegevens over bijvoorbeeld de beschikbaarheid van parkeervoorzieningen, zodat vraag en aanbod direct bij elkaar komen. Daarnaast worden gegevens die tijdens de afhandeling van de zaak in het Exxellence ZaakSysteem ontstaan, vastgelegd in Key2Parkeren. Op deze manier is informatie altijd overal actueel en eenduidig.

Paul Frieling: “Vaak hanteren gemeenten een e-formulier voor het digitaal aanvragen van producten en diensten, maar verloopt het proces daarna niet geautomatiseerd. Dit is binnen onze keten voor parkeerzaken wel het geval. De enige vereiste handeling is het goedkeuren van een verklaring binnen de procesgang van aanvragers met een lease- of bedrijfsauto. Na goedkeuring van de verklaring verloopt het proces alsnog automatisch.”

Constructieve samenwerking
Paul Frieling: “Het traject was een sprong in het diepe, maar als je allemaal de bereidheid hebt om te leren zwemmen, dan gaat het gewoon lukken. Ik heb de samenwerking binnen het ketenintegratietraject als zeer positief ervaren.”

Michiel van Turnhout, consultant bij Exxellence: “Tijdens het project hebben we nauw samengewerkt, met korte communicatielijnen. Waar nodig boden Centric en Exxellence elkaar ondersteuning. We hebben constructief samengewerkt.”

Guido Plaggenborg, productmanager bij Centric: “Ik ben zeer tevreden over de samenwerking. Dat we als betrokken leveranciers op bepaalde vlakken met elkaar concurreren, speelde even niet mee. Samen met de gemeente Utrecht hebben we ons er volledig op gericht iets voor elkaar te krijgen, met als resultaat niet alleen digitalisering, maar ook automatisering.”