De peilstok in Key2Financiën

De gemeente Hulst deed de Health Check Key2Financiën, om erachter te komen hoe het de software beter kan gebruiken. “Ik wilde graag weten wat er misschien efficiënter of logischer kan. Het leverde ons een aantal inzichten op waar we meteen mee aan de slag kunnen,” vertelt applicatiebeheerder Joyce Wauters.

Wat gaat er goed en wat kan er beter, zodat de software jou beter in je werk ondersteunt? Dat is de insteek van de Health Check Key2Financiën, waarmee Centric de financiële software samen met de applicatiebeheerder en het afdelingshoofd van een gemeente doorlicht. Centric biedt het aan als dienst, een pakket dat bestaat uit onder meer vragenlijsten, een technische doorlichting en een dag met een consultant die bij de gemeente samen met de applicatiebeheerder door de software heen gaat. In het rapport dat dit oplevert, staat wat er goed gaat en wat er beter kan. Er kan bijvoorbeeld uit blijken dat de gemeente bepaalde modules wel betaalt, maar niet gebruikt. Modules zoals voor e-factureren, waarmee het de digitaliseringsambities van de gemeente kan helpen realiseren. Met de check kunnen elk jaar andere onderdelen van de financiële applicatie worden onderzocht.

Kan het efficiënter?

Joyce Wauters is applicatiebeheer Financiën bij de gemeente Hulst. “Ik begon in 2018 en kwam in een gespreid bedje terecht, want de beheerder voor mij had het systeem al ingericht. Dat was fijn, want ik kwam uit een andere sector. Een gemeente was nieuw voor mij. In de jaren daarna kwam ik dingen tegen waarvan ik dacht dat ze misschien efficiënter konden, of logischer. Ook was ik nieuwsgierig waarom we bepaalde opties niet gebruikten. Dus toen Centric met het aanbod van een health check kwam, wilde ik daar graag aan meedoen,” vertelt ze. Haar leidinggevende ondersteunde dat, want hij wilde graag weten of en zo ja hoe de financiële afdeling de hele organisatie met Key2Financiën efficiënter kan bedienen. Reden dus voor de gemeente Hulst om met Centric aan de slag te gaan. “We zeiden stop de peilstok er maar eens in, dan gaan we kijken hoe we het ingericht hebben.”

Sparren over de inrichting van het systeem

De gemeente kreeg een aantal vragenlijsten, die Wauters en haar afdelingshoofd invulden. Daarna draaide het een van Centric gekregen script in het systeem, dat Centric analyseerde. “Daarmee kregen we een overzicht hoe we de software hebben ingericht. Of er bijvoorbeeld veel dubbelingen in zitten en welke modules we wel en niet gebruiken.” Na deze analyse kwam een consultant een dag bij de gemeente langs en namen ze samen de software door. “Ik vond dat heel prettig, omdat we echt samen in de applicatie keken. De consultant vroeg waarom we dingen op een bepaalde manier deden, hoe de processen liepen en ze kon al direct aangeven wat haar opviel. Ik vond het fijn dat we echt konden sparren over de inrichting van het systeem.”

Keuzes bespreken

Naar aanleiding van deze onderzoeken leverde Centric een rapport op, dat het in een online overleg met de gemeente besprak. Het leverde de gemeente nieuwe inzichten op en ook de bevestiging dat ze het al goed doen. “We kregen een aantal quick wins aangereikt waarmee we direct aan de slag konden. Vooral in de opschoning van tabellen. Ook bleken we onnodig veel dagboeknummers in gebruik te hebben. Dat zijn dingen die we snel konden aanpassen.” Er kwamen ook een paar aanbevelingen uit die meer tijd vergen. Bijvoorbeeld over modules die de gemeente nog kan gebruiken. “Dat pakken we nu op. Zoals het gebruiken van aanvraagformulieren van nota’s. Verzoeken tot het opmaken van nota’s krijgen we nu in allerlei formaten binnen vanuit de gemeente, terwijl daar een standaard digitaal formulier voor beschikbaar is in Key2Financiën.” Overigens gaat de gemeente niet met alle adviezen aan de slag en dat hoeft ook niet, vertelt ze: “Er zitten ook punten bij waarvan wij zeggen dat het een bewuste keuze is om het op die manier te doen. De toegevoegde waarde van de health check is dat je dat zichtbaar maakt, zodat je met elkaar kunt bespreken waarom je iets op een bepaalde manier doet en of je dat zo wilt houden.”

Gezamenlijk traject

Kan ze andere gemeenten de health check aanbevelen? “Ja, ik vind dat het zeker nuttig is. Wij zijn een kleine gemeente, misschien heb je er als grotere gemeente nog wel meer baat bij. Dan is de kans groter dat je veel vindt wat je efficiënter kunt doen.” De check leverde bij de gemeente Hulst geen schokkende uitkomsten op en dat is prima: “Dan weet je dat je het best goed hebt ingericht en dat is ook fijn. We hebben genoeg handvatten gekregen om het nog een beetje beter te maken.” De samenwerking met Centric ervaarde ze als positief: “We waren een beetje een pionier, want voor Centric is deze health check ook nieuw. Ze haalden bij ons input op hoe ze het concept kunnen verbeteren. Het werd daardoor een gezamenlijk traject, waar andere gemeenten dan weer hun voordeel mee kunnen doen. Dat vind ik ook mooi.”