Datavragen oplossen voor en mét gemeenten

Wat is de gemene deler als het gaat om moderne bedrijfsvoering? Data, is het eensluidende antwoord van Bart Kuiper en Paul van Dam. Organisaties kunnen vandaag de dag niet zonder op data gebaseerde managementinformatie om hun beslissingen mee te onderbouwen. Dat geldt ook voor gemeenten.

Data verzamelen, bewerken, verrijken, analyseren en rapporteren. Zodat patronen en ontwikkelingen zichtbaar worden waardoor de organisatie gefundeerde, op data gebaseerde beslissingen kan nemen: oftewel datagedreven kan werken. Dat is waar het vakgebied business analytics (BA) zich op richt. In hetzelfde kader wordt ook wel de benaming business intelligence (BI) gebruikt. Waarbij BI zich vooral richt op het wat en hoe; met als resultaat het identificeren van de trends en patronen in het nu. Bij BA ligt de focus op het waarom; met als resultaat het voorspellen van toekomstige ontwikkelingen.

Het team van Bart Kuiper, manager dienstverlening Business Analytics bij Centric, doet het allemaal. “We werken met een hecht clubje. We zijn klein, maar agile. Door onze korte lijnen zitten we heel dicht op de onze klanten bij de gemeenten. Door die persoonlijke contacten hebben we een goed beeld van de vragen en behoeften op het gebied van data-analyse en data science. Dat gaat heel breed: van het maken van dasboards en rapporten, tot kennisdeling en training, tot supportvragen.”

Bij elkaar brengen

De volwassenheidsgraad in het gebruik van data in organisaties is enorm toegenomen. Elke moderne organisatie verwerkt en gebruikt in meer of mindere mate data ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering. Kuiper: “En tegenwoordig consumeert iedereen data. Ook binnen de gemeenten werkt men daar steeds meer mee. De vraag naar dasboards is mede daardoor enorm toegenomen. Vroeger kreeg alleen de manager een rapportage op papier, tegenwoordig zijn we gewend om op elk device informatie op te halen. Van operationeel tot tactisch tot strategisch, afhankelijk van doel en doelgroep. De teamleider van de balie heeft bijvoorbeeld behoefte aan informatie over bezoekcijfers om zijn bezetting op aan te passen. Terwijl de gemeenteraad rapportages wil over alle domeinen. Wij kunnen dat allemaal bij elkaar brengen en over de hele linie datavragen oplossen. Dat doen we niet alleen voor gemeenten, maar ook voor uitvoeringsorganisaties, en de Eerste en Tweede Kamer. En niet uitsluitend als een organisatie Centric-applicaties heeft. We hebben een breed palet aan tool-kennis, van Cognos tot Power BI, van Pentaho tot Python. Organisaties vragen ons om data te ontsluiten, hoe zij kunnen sturen op hun data en hoe zij data science kunnen inzetten; dat staat los van specifieke applicaties.”

Spreekuur

En zo breed als het dienstenpakket is, zo veelvormig is de manier waarop de diensten worden ingezet. Kuiper: “Wij zijn geen klassieke detacheringsclub, maar dat wil niet zeggen dat we geen lange relaties aangaan; ons team komt soms jarenlang bij een gemeente over de vloer. Maar we hebben een andere methodiek van dienstverlening. We komen niet binnen, doen ons ding en gaan weer weg als het klaar is. Nee, we gaan naast de opdrachtgever zitten en begeleiden hem bij de vraag. We bouwen bijvoorbeeld samen een rapport én delen de kennis zodat hij of zij het straks zelf kan. Salesmanager Paul van Dam, bij de business unit verantwoordelijk voor de licenties: “Ook zijn we altijd bezig met nieuwe vormen van dienstverlening. Zoals een strippenkaart waarmee je een uurtje dienstverlening op afstand kunt afnemen. We denken nu ook na over een spreekuur voor vragen over IBM Cognos; een soort laagdrempelig inloopspreekuur. Via de gebruikersvereniging zijn we aan het polsen of gemeenten daar behoefte aan hebben en daar lijkt het wel op.”

Dataplatform

Een grote beweging binnen Centric is het ‘VerSaaSen’ van alle applicaties. Waar managementinformatie en applicatie veelal alleen on-premise beschikbaar waren, staan de data nu ook in de cloud bij de SaaS-applicatie. Dat brengt in de gemeentelijke organisaties de vraag met zich mee hoe zij aan hun data komen. “We zijn bezig met de ontwikkeling van een dataplatform. Via API’s (application programming interface) worden de data van verschillende applicaties ontsloten en maken we de data beschikbaar voor iedereen die daartoe geautoriseerd is. Dat is helemaal volgens de filosofie van Common Ground, de herinrichting van de gemeentelijke informatievoorziening waarin data worden losgekoppeld van werkprocessen en applicaties.”

Maar hoe ga je dan als organisatie van (ruwe) data naar inzichten? “We bieden voor onze bestaande SaaS-applicaties ook managementinformatie aan door middel van de Centric Cognos Cloud. Voor organisaties die meer zelf in controle willen zijn en data willen integreren in het eigen datawarehouse, of die willen inzetten voor data science-doeleinden biedt Centric vanuit de applicatie een standaard-API*. ”

Inwonerprogramma

IBM Cognos is voor Centric een strategisch platform. Van Dam: “De samenwerking met IBM is intensief en waardevol. Dat maken we concreet met het exclusieve inwonerlicentiemodel voor Cognos. Gemeenten worstelen vaak met licenties; het softwarelandschap verandert snel en voortdurend. Ben ik nog wel compliant, wie heeft er wel toegang en wie niet, moet ik mij zorgen maken om de volgende license review... het geeft een flinke administratieve rompslomp om dat allemaal bij te houden. Wij lossen dat op met het Inwonerlicentiemodel. Dit licentiemodel geeft onbeperkt toegang tot Cognos voor iedereen binnen de gemeente: van bode tot burgemeester, wat als bijkomend voordeel heeft dat het de interne samenwerking makkelijker maakt. De licentie is gebaseerd op het CBS-inwonertal. Dat is een objectief getal en kan dus geen discussie geven, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een licentie gebaseerd op het aantal fte of pvu (processor value unit). Bovendien maakt dat de kosten transparant; groei je als gemeente, dan weet je welke kosten je kunt verwachten. Dit is een vorm van dienstverlening die past bij onze klanten: helder, altijd in samenwerking en ontzorgend. Elke gemeente, groot en klein, heeft een unieke vraagstelling en daar willen we zo goed mogelijk op kunnen inspelen.”