Anders denken en anders werken

De gemeente Veenendaal gebruikt Centric Leefomgeving voor de Waboprocessen en wil toegroeien naar ondersteuning van alle processen in de leefomgeving. Willeke Wijnen en Willem Jan Ritmeester vertellen over de voordelen die ze daarmee verwachten te behalen, over datagedreven en zaakgericht werken. En over hoe het is om te anticiperen op een wet die steeds wordt uitgesteld.

Willem Jan Ritmeester is projectleider DSO en Informatisering bij het team Strategie van de gemeente. Willeke Wijnen is senior adviseur Vergunningverlening bij het team ROB (Ruimtelijke Ordening en Bouwen). Ze doet dit werk al twintig jaar, “met veel plezier. Het leuke van ons werk is dat het zo afwisselend is, met vaak veranderende wetgeving”. Willem Jan werkte voordat hij in dienst kwam bij de gemeente Veenendaal jarenlang als zelfstandig adviseur. Hij begeleidde veel gemeenten en milieudiensten bij fusies en aanbestedingen op het gebied van de informatievoorziening. Hij deed bij de gemeente Veenendaal de aanbesteding voor Centric Leefomgeving (CLO). Veenendaal is sinds 2020 bezig met de implementatie van dit nieuwe systeem, sinds maart 2022 is het in productie voor de Waboprocessen.

Partner gezocht

Waarom koos Veenendaal voor Centric Leefomgeving? Willem Jan: “Toen we begonnen met de aanbesteding, wist niemand nog hoe de Omgevingswet zich zou ontwikkelen. We zochten daarom een partij waarmee we kunnen samenwerken en doorontwikkelen. Centric is een van de weinige partijen die dat kunnen.” Hij is vooral gecharmeerd van de maandelijkse haal- en brengsessies: “Ik vind het heel positief dat we dan overleggen welke kant de ontwikkeling van het systeem opgaat.” Willeke: “We waren al klant van Centric, dus ik was het wel gewend dat Centric veel interactie heeft met haar klanten. Daar ben ik altijd heel tevreden over geweest en dat is nu ook zo. Zeker met een pakket dat klaargestoomd moet worden voor de toekomst, is dat heel belangrijk.”

Vroeg klaar

Veenendaal was al vroeg bezig met de voorbereidingen op de Omgevingswet. Zo heeft de gemeente de omgevingsvisie en het omgevingsplan al vastgesteld. Daardoor komt de gemeente nu soms in de knel, vertellen ze. “We moeten ons werk nog op de oude manier doen, bijvoorbeeld het opstellen van bestemmingsplannen, terwijl er een omgevingsplan ligt. Een omgevingsplan dat we nog niet kunnen gebruiken, maar ook niet kunnen wijzigen en publiceren. Dat leidt soms tot vervelende situaties, omdat je verder wilt maar niet kunt,” zegt Willeke. Aan de andere kant geeft het uitstel van de wet de gemeente meer tijd om te wennen aan de nieuwe manier te werken, vertelt Willem Jan: “In maart 2022 begon het team te werken met de Waboprocessen in CLO, om te wennen aan de nieuwe applicatie en het zaakgericht werken dat we ermee invoeren. Als de Omgevingswet van kracht wordt, dan is iedereen gewend aan deze nieuwe manier van werken.”
Veenendaal heeft besloten om vanaf 1 april 2023 in de geest van de Omgevingswet te werken, bijvoorbeeld met omgevingstafels. “Ook als de wet nog niet van kracht is, kun je dit doen. We gaan de hele keten betrekken en advies uitzetten, zowel intern als extern,” zegt Willem Jan. Willeke vult aan: “Vanuit de ruimtelijke ordening gezien is het jammer dat de Omgevingswet nog niet van kracht is, omdat we daarbij echt vooropliepen. Maar voor de vergunningenkant is het fijn dat we meer tijd krijgen om te oefenen. Dat moet ook wel, want het Digitaal Stelsel Omgevingswet is nog niet klaar. Daarin zitten veel koppelingen waar we straks afhankelijk van zijn en die moeten wel werken. Daar kom je alleen achter door ze te testen, zoals we hebben gedaan bij het Indringend Ketentesten.”

Proefproject Wkb

Met de Omgevingswet is ook de wet Kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) weer uitgesteld. Dat steeds uitstellen is lastig voor gemeenten, zeggen ze. Willeke: “Er is veel expertise bij ons weggegaan, dat begon al in 2015. Terwijl er nog veel verandert in het wetsvoorstel. Taken die buiten de gemeente zouden worden belegd, komen terug. We zullen dus veel werk moeten blijven doen, terwijl we daar minder mensen voor hebben. Bovendien staan er geen leges tegenover. Dat is een grote zorg voor gemeenten.” Ondanks het herhaaldelijke uitstel van de wet, is Veenendaal er actief mee bezig. “We deden een proefproject Wkb en richten de processen in CLO in. Dat is heel belangrijk, want ook al verandert de wet, je weet dankzij zo’n proefproject wel hoe het proces loopt. Als de wet verandert, dan weet je ook sneller wat je moet aanpassen,” zegt Willeke.

Zo min mogelijk koppelingen

Zoals gezegd zocht de gemeente Veenendaal bij de aanbesteding van een nieuw systeem voor de leefomgeving naar een leverancier met wie ze goed kon anticiperen op de veranderingen die met de Omgevingswet en de Wkb gaan komen. Maar er waren meer uitgangspunten, vertelt Willem Jan. Zo moest het een cloudoplossing worden, omdat de gemeente het technisch beheer van haar IT wil uitfaseren. Ook zocht de gemeente één integrale oplossing voor plan, toepasbare regels en vergunningen. Willem Jan: “Als ik iets heb geleerd van mijn werk in de informatievoorziening, dan is het dat koppelingen tussen verschillende pakketten veel energie kosten. Die wil je dus het liefst zo min mogelijk.”

Zaakgericht werken

Een ander uitgangspunt bij de aanbesteding was dat de oplossing zaakgericht werken moet ondersteunen. Dat is voor de gebruikers van het CLO de grootste verandering, vertelt Willeke: “Er zit een spanningsveld tussen zaakgericht werken en vergunningverlening. Als je bijvoorbeeld een aanvraag afrondt, dan sluit je een zaak maar kun je later geen dingen meer in die zaak corrigeren.” Willem Jan: “Als je een zaak afrondt en later wilt herstellen omdat bijvoorbeeld blijkt dat de factuur niet is verstuurd, dan moet je een nieuwe zaak aanmaken en die relateren aan de oude zaak. Dat is anders denken en anders werken.” Willeke: “Dat is wennen. Het moet nog landen, ik denk dat over een jaar iedereen het heel normaal vindt om op deze manier te werken. Ik zie zeker voordelen van het werken in CLO. Ik verwacht dat de koppelingen met het Digitaal Stelsel Omgevingswet straks voor ons veel verschil gaan maken.” Met die koppelingen moet het mogelijk worden dat bijvoorbeeld aanvullingen in een zaak waarvoor vooroverleg is geweest, geautomatiseerd bij de betreffende zaak worden gezet. Werk dat nu nog handmatig moet gebeuren.

Alles voor de leefomgeving in CLO

Veenendaal is van plan om CLO in te zetten voor het hele fysieke domein. Zo wil het ook de vergunningen die niet via het Digitaal Stelsel Omgevingswet binnenkomen, in CLO verwerken. Zoals horecavergunningen. Willem Jan: “De afhandeling daarvan is hetzelfde proces, alleen moeten we er dan voor zorgen dat de aanvraag die wordt gedaan via de gemeentelijke website bij CLO binnenkomt.” Er moeten nog wel zaken worden ontwikkeld en toegevoegd aan CLO voordat de gemeente alles in het systeem kan afhandelen, vertellen ze. “Zo kunnen we nog niet alle aspecten van milieu kwijt in CLO. Gemeenten moeten de risico’s voor externe veiligheid gaan bijhouden, maar het Register Externe Veiligheidsrisico’s en de koppeling daar naartoe vanuit CLO zijn nog niet klaar. Daarnaast is de verandering van de registratie van wat voorheen inrichtingen waren naar milieubelastende activiteiten problematisch voor het doen van integrale inspecties. Die activiteiten registreren we afzonderlijk in het systeem, bijvoorbeeld verschillende stallen met verschillende dieren bij een boer. Voor een integrale inspectie wil je die activiteiten bij elkaar zien, maar dat kan nu niet in CLO.”

Datagedreven werken

De gemeente heeft kortom nog voldoende wensen om met Centric te bespreken, zodat het CLO optimaal kan inzetten. Ook om meer datagedreven te werken, een andere stip op de horizon: “In het oude systeem gebruikten we data-analyse alleen voor de verantwoording. We willen het veel meer gaan gebruiken om ons beleid te voeden. Om te analyseren en op termijn zelfs te voorspellen. Daar zijn we in ons datalab al mee bezig, voor verschillende domeinen. Op termijn willen we dat datalab met CLO koppelen, zodat we voor de leefomgeving ook datagedreven kunnen werken,” besluit Willem Jan.

Meer weten over Centric Leefomgeving

Centric Leefomgeving