Alle verwerkingen automatisch in één overzicht

Burgerrechtenorganisatie Bits of Freedom onderzocht onlangs tien grote gemeenten en concludeerde dat zij nog steeds niet voldoen aan de privacywetgeving. Ze hebben onder meer hun verwerkingsregister niet op orde. Wij vinden dat jammer. Niet alleen omdat het schokkend is als de overheid niet voldoet aan de wet. Maar ook omdat er een oplossing voor is.

De privacywet AVG verplicht organisaties om inzage te geven in alle verwerkingen die zij met persoonsgegevens hebben gedaan. Bits of Freedom concludeert nu dat dat in de tien grote gemeenten niet goed geregeld is, meer leest u in hun onderzoek. Helaas zien wij ook in onze praktijk dat veel gemeenten worstelen met deze eis van de AVG. Daarom hebben wij Centric Privacy Workspace ontwikkeld. Hierin zie je niet alleen welke verwerkingen van persoonsgegevens zijn gedaan in de Centricapplicaties, maar ook in applicaties van andere leveranciers. Zodat alles in één overzicht staat. Dat is belangrijk om inwoners inzage te geven, én om als organisatie in control te zijn. Uiteraard hebben we bij het ontwikkelen van Centric Privacy Workspace privacy-by-design gebruikt. Zodat ook de oplossing zelf voldoet aan alle eisen op het gebied van privacy.

Voor de inwoner is het belangrijk om te allen tijde te kunnen zien welke verwerkingen er met zijn of haar persoonsgegevens zijn gedaan. Voor de functionaris gegevensbescherming (FG) is het belangrijk om grip te houden op wat er binnen de gemeentelijke organisatie gebeurt, als het gaat om het raadplegen en verwerken van persoonsgegevens. Centric Privacy Workspace ondersteunt de FG bij zijn of haar werk. Niet alleen door overzicht te geven, maar ook met signalering van mogelijke ongeregeldheden. In overleg met de FG stellen we signalen in die helpen bij het monitoren. Zoals verwerkingen op ongewone tijdstippen, of ongebruikelijk veel verwerkingen in korte tijd.

Onze oplossing werkt voor alle Centricapplicaties en voor applicaties van andere leveranciers. Eerder dit jaar hebben we met succes een eerste koppeling met een externe applicatie gelegd. Leveranciers die hun software willen aansluiten op Centric Privacy Workspace, krijgen van ons de technische specificaties waarmee ze de koppeling kunnen leggen. We helpen ze daar natuurlijk bij, zodat de gegevens uiteindelijk goed in het overzicht terechtkomen.

Het zou natuurlijk heel mooi zijn als de manier van uitvragen van deze zogeheten logginggegevens een standaard wordt waarmee alle leveranciers van gemeentelijke software werken. Dan hoef je het niet meer voor elke applicatie apart te regelen, maar wordt er vanaf het begin met het bouwen van applicaties rekening mee gehouden. Dat maakt de aansluiting veel eenvoudiger. We werken daarom samen met de VNG aan de totstandkoming van zo’n landelijke standaard.

Je kunt, om inzage te krijgen in verwerkte persoonsgegevens, alle afdelingen vragen om periodiek overzichtjes te maken, die je dan handmatig verzamelt. We weten dat veel gemeenten het op deze manier doen. Zo kun je voldoen aan de AVG, maar het is veel werk, het is foutgevoelig en eigenlijk niet meer van deze tijd. En niet nodig, want er zijn goede IT-oplossingen voor! Met Centric Privacy Workspace krijg je het overzicht met één druk op de knop.