Betrek enterprise architecten bij beleid

De politiek gooit beleid over de schutting naar uitvoerende organisaties, enterprise architecten kunnen vervolgens hoogstens de implementatie in goede banen leiden. Dat doet het bedrijfsleven slimmer, door steeds vaker architecten bij beleidsvraagstukken te betrekken, zodat er in een vroeg stadium al rekening wordt gehouden met de uitvoerbaarheid. Daar kan de overheid wat van leren.

In het bedrijfsleven zijn tal van organisaties waar enterprise architectuur goed gedijt. Met name bij banken, verzekeringen en pensioenfondsen wordt de waarde ervaren van het beschikken over heldere principes, standaarden en richtlijnen die richting geven aan een samenhangende ontwikkeling van bedrijfsprocessen, informatievoorziening en ICT-infrastructuur. Ook bij de overheid wordt volop aan enterprise architectuur gedaan, met als ultieme uiting de NORA: de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur. Bij zowel ministeries, provincies, gemeenten als overheidsdiensten zoals UWV, Belastingdienst en RDW zijn architecten werkzaam. Ondanks dat er de nodige overeenkomsten zijn in de toepassing van enterprise architectuur, bestaan er ook wezenlijke verschillen tussen bedrijfsleven en overheid.

Laten we aan de hand van een aantal principes voor het effectief functioneren van een architectuurfunctie eens nagaan waar die verschillen zitten tussen bedrijfsleven en overheid.

Het gaat om de volgende principes:

• Er moeten duidelijke businessdoelen zijn waar de architectuurfunctie aan moet bijdragen (van buiten naar binnen).
• De architectuurfunctie moet het werkveld van strategie tot executie bestrijken (dit moet ook inzichtelijk worden gemaakt).
• De architectuurfunctie moet ervoor zorgen dat projecten de juiste architectuur toepassen en naleven (helpend en controlerend).
• De architectuurfunctie moet een duidelijke verbinding hebben met de besturingsprocessen (enterprise- en IT-governance) van de organisatie.
• De architectuurfunctie moet een duidelijke verbinding hebben met de veranderprocessen (businessinformatieplanning, projectmanagement) van de organisatie.
• De architectuurfunctie werkt just-enough, just-in-time: op het juiste moment (bij besluitvorming) de juiste informatie verschaffen.
• Het moet voor de rest van de organisatie volstrekt helder zijn wat ze van de architectuurfunctie kan verwachten.
• De architectuurfunctie kent zo min mogelijk architectuurrollen, die bovendien helder beschreven moeten worden (in termen van wat de organisatie van zo’n rol kan verwachten).

In de volgende tabel zijn de overeenkomsten en verschillen tussen bedrijfsleven en overheid zichtbaar gemaakt.

Principe	Bedrijfsleven	Overheid
1. Businessdoelen leidend	Heel veel het geval	Veel het geval
2. Van strategie tot executie afdekkend	Voor een groot deel het geval; de kloof tussen beleid en uitvoering wordt steeds kleiner	Zeer beperkt het geval; er is een grote kloof tussen beleid en executie
3. Toepassing en naleving in projecten	Wordt vaak gedaan	Wordt vaak gedaan
4. Verbinding met besturingsprocessen	Is vaak aanwezig	Is zelden aanwezig
5. Verbinding met veranderprocessen	Is vaak aanwezig	Is vaak aanwezig
6. Just-enough, just-in-time werken	Is eerder regel dan uitzondering	Is eerder uitzondering dan regel
7. Helder wat verwacht mag worden	Sterk wisselend	Sterk wisselend
8. Beperkt aantal rollen	Sterk wisselend	Sterk wisselend

Het grootste verschil tussen overheid en bedrijfsleven is de kloof tussen beleid en uitvoering. In het bedrijfsleven worden architecten in toenemende mate bij beleidsvraagstukken betrokken. De reden hiervan is dat bij het vaststellen van het beleid rekening kan worden gehouden met de uitvoerbaarheid daarvan. Dit zorgt ervoor dat de implementatie goedkoper en sneller kan plaatsvinden. In sommige organisaties zijn architecten zelfs beleidsbepalend omdat hun voorstellen leiden tot herstructurering van producten, processen en/of informatievoorziening, wat de organisatie slagkracht en kostenreductie oplevert.

Bij de overheid wordt beleid in belangrijke mate bepaald door de politiek. Architecten zijn er niet of nauwelijks bij betrokken. Er wordt dan ook nauwelijks gekeken naar de uitvoerbaarheid van het beleid. Beleid is beleid en wordt als het ware over de schutting gegooid naar uitvoerende organisaties die dit beleid, vaak op heel korte termijn, maar moeten uitvoeren of het nu handig is of niet. Architecten bij uitvoerende organisaties proberen zo goed en zo kwaad het kan rekening te houden met wat mogelijk komen gaat. Maar uiteindelijk is hun invloed beperkt en kunnen ze hoogstens de implementatie van het beleid in goede banen sturen.

Ik ben ervan overtuigd dat betrokkenheid van architecten bij beleidsvraagstukken een positieve invloed zal hebben op functioneren van de overheid: minder regels, meer effectieve inzet van ICT en lagere implementatiekosten. Architecten kunnen als geen ander doorgronden wat de doorwerking is van beleid op de uitvoering. Zij kunnen beleidsmakers en besluitvormers ondersteunen door impactanalyses uit te voeren en daarmee de consequenties van beleid inzichtelijk maken, zeker gelet op maakbaarheid, haalbaarheid en timing van de uitvoering.

Ik eindig met een hartstochtelijke oproep aan beleidsmakers en besluitvormers: betrek enterprise architecten bij beleidsontwikkeling. Burgers en bedrijven hebben er recht op!

Martin van den Berg is ICT-docent bij Pro-Education. Hij is als servicelinemanager architectuur werkzaam bij Sogeti Nederland en voorzitter van de Afdeling Architectuur van het NGI.