Ambtenaren en social media

Dit is kort samengevat het advies (http://docs.google.com/View?id=d2kxjpg_18hm9rkzgx) van de VORA, het orgaan van de voorlichters van de Haagse ministeries. Dit standpunt is opmerkelijk omdat voorlichters geneigd zijn met argusogen te kijken naar de huidige ontwikkelingen waarbij iedere ambtenaar als het ware zijn eigen externe communicatie doet.

 

Verfrissend is dat wordt erkend dat kennis, ideeën en ervaringen van anderen een bron van informatie vormen voor nieuw beleid. Inzicht in sentimenten van publiek en deskundigen is nodig voor beleid dat wordt geaccepteerd. Het advies noemt zeven redenen om mee te doen en formuleert van daaruit vier stelregels voor online participatie van rijksambtenaren.

 

De zeven argumenten om mee te doen zijn in het kort: direct contact met belanghebbenden, bereiken nieuwe doelgroepen, inspelen op actuele ontwikkelingen, aanboren creativiteit, onjuiste informatie corrigeren, draagvlak voor beleid verwerven, gebruikmaken frisse blik van buiten.

 

De vier stelregels komen samengevat op het volgende neer. Ten eerste ben je ambassadeur van je organisatie en dus dien je je te gedragen zoals het een ambtenaar betaamt (onpartijdig, betrouwbaar, zorgvuldig, dienstbaar). Ten tweede gelden de normale rechten en plichten, de vrijheid van meningsuiting laat kritische uitlatingen toe, maar wees voorzichtig met gevoelige uitlatingen met naarmate het onderwerp dichter ligt op het eigen beleidsterrein. Ook online geldt de gedragscode voor ambtenaren. Ten derde is er verschil tussen privé en publiek, al is dat onderscheid niet scherp. Toestemming vooraf is niet nodig, maar in laatste instantie bepaalt de minister. Ten vierde is meedoen een bewuste keus, neem anderen serieus, waarborg vertrouwelijkheid en archiveer bijdragen.

 

Zowel de redenen om te participeren als de stelregels die gelden zijn tamelijk voor de hand liggend. Samen vormen ze echter een sterk argument om actief deel te nemen. Opgesteld voor rijksambtenaren, kunnen ze ook gelden op andere bestuursniveaus. Uitwerking is overgelaten aan personen en organisaties.

 

Burgerlink en Twitter Een van de social media die speciale aandacht vraagt is Twitter. De voordelen zijn duidelijk (snel, compact, groot bereik), maar niemand heeft nog zicht op de risico’s. Vandaar dat Burgerlink een consensus-aanpak aanbeveelt. Die houdt het volgende in.

 

Om de kansen te ontdekken en de grenzen te verkennen, is het goed ervaring in de praktijk opdoen. Daartoe gaan we werken op basis van consensus, dat wil zeggen: we hanteren enkele uitgangspunten en geven elkaar feedback over hoe het loopt.

 

A. Twitter is een kanaal naast andere (persbericht, website, blog, RSS-feed, LinkedIn, etc.), dus kies bewust een van deze mogelijkheden of een combinatie.

B. Er is een onderscheid tussen een bedrijfsaccount (zoals @burgerlink) en een persoonlijk account, dus vraag je af wat het beste past.

C. Tweets kunnen in een van de vier domeinen vallen, waartussen vanzelfsprekend vloeiende grenzen bestaan, maar die wel te onderscheiden zijn:
- persoon (familie, hobby): alles toegestaan wat je zelf verantwoord vindt, maar wees je bewust van de consequenties;
- functie: tweet over je eigen werk en niet over dat van anderen;
- collega's: als je namen noemt of situaties beschrijft, realiseer je wat anderen daarvan vinden;
- organisatie: de corporate identity is de som van alle individuele, maar de manager heeft hier een bewakingstaak.