Gemeenten peilen vaker welzijn ambtenaar

Naast het grote one size fits all medewerkersonderzoek hebben overheidsorganisaties steeds meer behoefte aan onderzoek op maat. Dit merkt het ICTU-programma InternetSpiegel dat onderzoek doet naar werkbeleving en -geluk bij medewerkers in het openbaar bestuur. ‘Er is meer roep om kortcyclisch onderzoek, men wil meer de vinger aan de pols houden.’

Continu in gesprek
Om aan deze roep tegemoet te komen heeft InternetSpiegel het aantal functionaliteiten onlangs uitgebreid. Naast flexibele en dus meer kortcyclische metingen komt er een integrale aanpak voor het ophalen en inzetten van feedback van medewerkers tijdens hun hele ‘employee journey’. Ook voorziet het nu in instroom- en/of uitstroomonderzoek, hr-analytics en een online community. ‘Met deze nieuwe functionaliteiten kunnen gemeenten en andere overheidsorganisaties continu in gesprek met medewerkers. Er is ook vraag naar verdieping op werkdruk en inzetbaarheid’, vertelt Ester Baauw, programmamanager van InternetSpiegel (het ICTU-programma, in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en in uitvoering bij Effectory).

Eigenaarschap bij teams
Voorheen was alleen onderzoek het doel, maar nu kijken overheidsorganisaties ook meer naar de resultaten en wat ze ermee kunnen doen, vertelt Baauw. ‘Er maken ongeveer 160 gemeenten gebruik van InternetSpiegel. Die deden voorheen één standaardonderzoek, eens in de twee jaar. Dat is een groot centraal medewerkersonderzoek. We merken daarin: de tijden veranderen. Met onze nieuwe functionaliteiten kunnen zij continu het hele landschap in kaart brengen en in contact zijn met de teams en medewerkers.’ InternetSpiegel doet ook nog wel groot medewerkersonderzoek, maar steeds vaker is er een aanvulling. ‘De regie ligt lager in de organisatie. Het eigenaarschap ligt bij teams. Dat zijn grote veranderingen. Hoe loopt bijvoorbeeld een interventie? Je kunt elke week een vraag stellen over hoe het is gesteld met de energie in een bepaald organisatieonderdeel.’

Agile werken
Als een van de eerste overheidsorganisaties zette UWV vanaf 2019 het medewerkersonderzoek via InternetSpiegel meer flexibel en decentraal op. Dat flexibele onderzoek vindt plaats op plekken waar veel verandering plaatsvindt. Sinds medio vorig jaar is bijvoorbeeld de Directie Informatievoorziening overgestapt op een flexibelere organisatiestructuur met teams van tussen de 20 en 35 medewerkers, die zoveel mogelijk ‘agile’ werken. Bij die flexibele manier van werken past ook een flexibele manier van werkbeleving meten, aldus consultant Yme Dijkstra van Effectory. 

Meer 'onderzoekende' cultuur
In het derde kwartaal komt er een vervolgonderzoek. Volgens Harms hadden leidinggevenden eerst koudwatervrees voor decentrale onderzoeken, maar worden ze er nieuwsgieriger naar, omdat ze met de resultaten gerichter aan de slag kunnen. De flexibele inzet van het medewerkersonderzoek draagt volgens Harms bij aan een ‘meer onderzoekende cultuur, waarin mensen meer oprecht geïnteresseerd zijn in wat er gebeurt binnen hun team’. Dijkstra vertelt dat er verschillende manieren van bevragen zijn. ‘Zo kun je sneller schakelen en doelgerichter meten.’

Onderzoek moet teams ondersteunen
Elke organisatie gebruikt het instrument weer anders. Hij wijst op Waternet, een samenwerking tussen het waterschap Amstel, Gooi en Vecht en de gemeente Amsterdam, die ook werken met agile teams. ‘Hoe kunnen we medewerkersonderzoek zo inzetten dat het de teams ondersteunt? We kijken naar organisatiebrede thema’s, maar daarnaast ook naar teamgerelateerde taken, zoals teamperformance en samenwerking. Sommige teams meten dergelijke thema’s elk kwartaal en geven zo voeding aan hun teams. De gemeente Almere gebruikt elke zes maanden een vaste set vragen over welzijn en voegt hier dan een flexibel deel aan toe, passend bij actuele vraagstukken.'

Hogere respons

Alles valt of staat natuurlijk bij de respons van medewerkers. Die was bijvoorbeeld bij UWV in de coronatijd hoger dan voor de coronatijd: 73 procent versus 70 procent. Door het onderzoek normaler te vinden, het vaker te doen en de resultaten ook te gebruiken neemt de respons toe, aldus Dijkstra. ‘Bij Waternet zagen we dat elk kwartaal meer teams gebruik maakten van de mogelijkheid om doelgericht onderzoek te doen. We hanteren korte vragenlijsten met een paar thema’s. De invultijd is heel kort en dat maakt het laagdrempelig.’ Baauw wijst erop dat de gemiddelde respons van de 350 organisaties die gebruikmaken van InternetSpiegel 74 procent is. ‘Dat is een hele nette score. We moeten natuurlijk voorkomen dat het middel zijn doel mist.’

Nieuw doel: gelukkige medewerkers
Gemeenten, waterschappen, provincies en rijk kunnen ook benchmarks uitvoeren en zich derhalve zo vergelijken met de anderen. De nieuwe functionaliteiten zijn pas geïntroduceerd en geven ook plek en een rol aan de medewerkers. ‘En die willen dat ook, dat is het samenspel’, aldus Baauw. ‘Ons doel was eerst alleen bijdragen aan goed werkgeverschap en het optimaal presteren van de werkgever, maar daaraan hebben we nu toegevoegd: gelukkige medewerkers.’ Welke stakeholders betrokken worden bij het onderzoek verschilt per organisatie. ‘Soms kunnen medewerkers op voorhand vragen toevoegen aan de vragenlijst, zoals over wat ze hebben gemerkt van de acties na het onderzoek.’ Soms gaat het daarna beter in een organisatie, soms niet, vertelt Dijkstra. ‘We bieden vooral sturing en handvatten aan organisaties voor verbetering.’