Flex is leuk en levert meer op

Vroeg of laat krijgt vrijwel elke ambtenaar ermee te maken: Het Nieuwe Werken. Een verzamelnaam voor methodes om het werk slimmer in te richten. Op het gebied van techniek, werkplek en samenwerking, maar ook het (opnieuw) uitvinden van het management valt eronder. Beter gezegd: het bepérken van het management. Een belangrijk kenmerk van moderne arbeid is minder controle, meer loslaten en vertrouwen.

De meeste gemeenten beginnen er nu voorzichtig mee. Flexibel werken blijkt een belangrijk middel om werkdruk te beteugelen, aldus promovendus Hylco Nijp die er onderzoek naar verrichtte. ‘Het zelf kunnen regelen van werktijden leidt tot minder vermoeidheid, minder stress, een betere gezondheid en een evenwichtiger werk-privébalans’, benadrukt hij. ‘Een groot deel van de Nederlandse werknemers geeft aan meer flexibiliteit te willen. Niet alleen wat betreft begin- en eindtijden maar ook wat betreft pauzes en dagen dat ze vrij willen nemen.’

De werk-privébalans is een belangrijke reden. Maar 30 tot 40 procent denkt zo ook productiever te zijn. Nijp: ‘Er zijn genoeg voorbeelden van mensen die bijvoorbeeld ’s ochtendsvroeg frisser zijn en dan beter hun werk kunnen doen. Of werknemers die per se een project willen afmaken en ’s avonds de laptop nog even openklappen. Sommigen zijn productiever als ze vaker pauze nemen of in een drukke week extra werken, en dat de week erop weer compenseren. Dat zijn allemaal vormen van flexibele werktijden.’

De Arbo Unie stelde eind vorig jaar vast dat bijna een kwart van de ambtenaren onder de 30 jaar risico loopt op een burn-out vanwege werkstress. Bij de rest van de ambtenaren is dit 15 procent. De percentages stijgen. ‘Er moet tegenwoordig veel meer met minder middelen’, legt Nijp uit. ‘Er worden hogere eisen gesteld aan werknemers, er zijn veel reorganisaties en veranderingen. Mensen gaan hierdoor sneller thuis doorwerken. Of ze kunnen hun werk niet loslaten en zijn er in hun hoofd mee bezig als ze eigenlijk vrij zijn. De werkprivébalans heeft daar onder te lijden.’

Meer kenniswerk
Een groot verschil met nog maar enkele decennia geleden is dat er veel meer kenniswerk wordt verricht, zeker bij de overheid. Er moeten complexere vraagstukken worden opgelost. ‘Vroeger waren mensen vooral met hun handen bezig’, stelt Nijp. ‘Dat had zijn effect op het bewegingsapparaat in de vorm van versleten lichamen. Tegenwoordig is het vooral psychische druk.’

Flexibel werken kan het probleem van burn-outs niet volledig wegnemen, benadrukt Nijp. Het is volgens hem wel een simpel toepasbaar onderdeel dat erbij kan helpen. ‘Je hoeft geen ingewikkelde systemen aan te leggen of een nieuw gebouw neer te zetten. Je hoeft het alleen maar te doen: mensen eerder naar huis laten gaan of later laten beginnen. Het draait om vertrouwen en niet elke manager kan loslaten. Het duurt vaak wel even voordat mensen dat in de vingers hebben. Managers hebben daar begeleiding bij nodig.’ Het invoeren van flexibel werken wordt niet overal met onverdeeld enthousiasme ontvangen. Een deel van de ondervraagden in het onderzoek van Nijp was bang dat de samenwerking met collega’s eronder zou lijden. Uit het onderzoek kwam daar geen enkel bewijs voor.

Een andere groep was ervan overtuigd dat flexibel werken vanwege de aard van hun werk onmogelijk was. Daar is Nijp het niet altijd mee eens. ‘In een ziekenhuis kun je meestal niet thuiswerken’, geeft hij toe. ‘Maar je kunt er wel zelfroosteren, dan heb je ook een vorm van flexibiliteit. Receptionisten zullen misschien ook snel zeggen dat ze niet plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken. Maar sommige bedrijven gaan gewoon een stapje verder door de receptionist online via een beeldscherm te laten spreken.’

Het viel Nijp op dat elke gemeente Het Nieuwe Werken op een andere manier vormgeeft. ‘In Tilburg vormde het sterk verouderde gemeentehuis de aanleiding. Het thuiswerken hebben ze vervolgens als bespaarmaatregel ingevoerd bij de opening van het nieuwe gebouw’, vertelt hij. ‘In Rotterdam ging meer om de bereikbaarheid en het sturen op resultaten. De gedragsaspecten en het vertrouwen stonden vooral centraal. En bij de gemeente Amsterdam ging het juist om het benutten van alle nieuwe technologische mogelijkheden om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken.’

Er is niet één goede manier, benadrukt Hylco Nijp. ‘Gemeenten baseren hun aanpak op hun specifieke problemen.’

Flink wennen
Dat het invoeren van nieuwe werkmanieren meestal niet zonder slag of stoot gaat, ervoer de gemeente Utrecht in 2014, vlak na de verhuizing naar het gloednieuwe Stadskantoor. Niet alleen werden bij deze megaoperatie vijftien locaties ‘in een weekend’ teruggebracht naar één. Ook was het werken in het futuristische gebouw flink wennen.

‘De meeste ambtenaren werkten voorheen op een afgeschermde kantoorafdeling’, vertelt voormalig projectleider Maaike Wilmink. ‘Dat was er niet meer bij op het nieuwe adres.’

Bij het open kantoorconcept in Utrecht heeft niemand meer een vaste plek en is het de bedoeling dat er meer thuis wordt gewerkt. Of in een café. Of in het park. Eigenlijk maakt het helemaal niet uit wáár. ‘Het was destijds een enorme verandering waarbij we al werkende ook moesten leren. Zo hebben we oplossingen moeten bedenken voor het bellen’, legt Wilmink uit. ‘Mensen bleken soms last hebben van telefonerende collega’s en anderen wilden wat meer privacy bij telefonische gesprekken. Er zijn nu stiltezones, voor collega’s die geconcentreerd moeten lezen bijvoorbeeld. En voor het bellen hebben we aparte telefoonhokjes geplaatst. Het is half open met een kap. Je kunt er aan een tafeltje staan bellen en schrijven. Dat werkt perfect.’ Ook wethouder Kees Geldof (organisatievernieuwing, VVD) ziet dat de invoer van flexibel werken is geslaagd. ‘Velen hebben moeten wennen aan de open werkplekken, maar nu zie je dat mensen elkaar gemakkelijker vinden om zaken af te stemmen of te bespreken. Bovendien hebben de meesten geen vaste werkplek, waardoor mensen ook steeds naast iemand anders komen te zitten.’

Er zijn, ruim twee jaar na de ingebruikname van het moderne Stadskantoor, nog enkele ambtenaren die niet aan de nieuwe werkmethodes kunnen wennen, maar Maaike Wilmink hoort overwegend positieve geluiden. ‘Ik vind zelf dat de nadelen niet opwegen tegen de voordelen. Het is heel fijn om zelf je werktijden in te kunnen delen om zo privé en werk beter te combineren. Onze ict-infrastructuur is daar ook op ingericht: je kunt gemakkelijk met je laptop inloggen, waar je ook bent. Als je dat wilt tenminste. Want waar en wanneer, dat bepaal je helemaal zelf.’