Vertrouwenspersoon mag zich meer laten zien

Er is een trend gaande richting professionalisering en formalisering van de vertrouwenspersoon, maar die is nog niet ver genoeg doorgezet. Ook is het werk van vertrouwenspersonen in de praktijk te veel gericht op correctie en te weinig op preventie. Dat blijkt uit onderzoek van hoogleraar Rob Eijbergen en promovendus Stijn Klarenbeek van het Zijlstra Center van de Vrije Universiteit.

The Voice

Aanleiding voor het onderzoek ‘De rol van vertrouwenspersonen bij integriteitsschendingen’ was eerder onderzoek van onderzoeker Vinitha Siebers en Van Eijbergen, hoogleraar integriteit van organisaties, naar klokkenluiders. Een goede reden voor nader onderzoek naar de kant van de meldingen voor Klarenbeek. ‘Toen we ermee begonnen kwam net The Voice-zaak op, en werd het hernieuwde wetsvoorstel ingediend om de vertrouwenspersoon verplicht te stellen’, vertelt Klarenbeek. 'In veel gevallen, van The Voice tot de fraudezaak bij Pels Rijcken, blijkt dat de vertrouwenspersonen in de organisaties vaak van niets wisten. Ze hadden nooit klachten ontvangen. Blijkbaar is hun positie dan niet goed. Daarom wilden wij de status van de vertrouwenspersoon (hierna: vp) onderzoeken.’

Positie 'niet sterk genoeg'

Het onderzoek beperkt zich tot 60 ondervraagde vertrouwenspersonen uit zowel de publieke als de private sector. Echte verschillen in resultaten tussen die twee sectoren zijn er niet. ‘In de publieke sector is het doorgaans wat professioneler ingericht, vp’s zijn daar meer in het integriteitsbeleid ingebed’, aldus Klarenbeek die de positie van de vp in een gemiddelde organisatie ‘niet sterk genoeg’ noemt. De vp wordt professioneler en meer geformaliseerd en er is vaak ruimte en tijd om ze op te leiden en ook voor nascholing en intervisie, ‘maar daar houdt het vaak op’. ‘Als een vp wordt aangesteld, moeten ze het zelf uitzoeken.’

Geen functieomschrijving

Mensen worden vaak gevraagd als vp door een leidinggevende op onduidelijke criteria, zoals ‘goed met mensen kunnen omgaan’. ‘Of nog erger: als ze zijn uitgerangeerd’, aldus Van Eijbergen. ‘Er is meestal geen sollicitatieprocedure of functieomschrijving. Vaak zijn het mensen die graag mensen willen “redden”. Het is de vraag of dat wel een juiste kwalificatie is. Je moet ook met een afstand naar gevallen kunnen kijken. Niet elke melding is waar.’ Belangrijk is dat een vp een ‘positie’ heeft in de organisatie, aldus Van Eijbergen. ‘Je moet toegang hebben tot de top, sociaal vaardig zijn in het voeren van gesprekken, kunnen diagnosticeren, boven de partijen staan en benaderbaar zijn.’ Ook moet een vp contacten kunnen leggen met andere afdelingen, de directie, de integriteitsmanager en met hrm, vult Klarenbeek aan. ‘Dat gebeurt nu nog te weinig. Vp's werken vaak te solistisch.’

Te weinig preventie

Een andere conclusie uit het onderzoek is dat er te veel aandacht is voor correctie en te weinig voor preventie. ‘Je moet aan medewerkers uit te leggen wat de normen zijn in een organisatie: wat is integriteit en hoe ga je ermee om?’, aldus Van Eijbergen. Vp’s gaan vaak afwachtend te werk en voeren weinig gesprekken, blijkt. ‘Ze profileren zich te weinig of geven geen voorlichting. Door die lage bekendheid in de organisatie krijg je minder meldingen’, zegt Klarenbeek. De onderzoekers onderscheiden drie functies van vp’s: support, voorlichting en signalering. Support zien de vp’s als belangrijkste functie. Daar besteden ze het meeste tijd aan, zo niet alle tijd. ‘Dat loopt goed, ze zijn erin opgeleid, hebben de expertise.’

Minder melders

Minder tijd gaat naar preventie (voorlichting en signalering). ‘En dan komt “support” ook niet tot uiting, want er komen dan minder melders naar je toe.’ Vp’s geven zelf aan dat ze jaarlijks heel weinig of soms zelfs geen meldingen krijgen. ‘En ze zeggen: ik weet dat er veel meer aan de hand is, maar ze komen niet bij mij. Wij denken dat je die mensen wel naar je toe kunt laten komen door voorlichting te geven, normen te stellen en jezelf kenbaar te maken bij trainingen en on boarding.’ Van Eijbergen kwam bij een organisatie waar concrete integriteitsissues speelden. ‘Daar wist niemand van het bestaan van een vertrouwenspersoon, laat staan wie. Het werd nauwelijks gedeeld. Dat leeft breed.’ Bij de overheid is dat beter geregeld. ‘Gemeenten hebben vaak een centrale vertrouwenspersoon, een fulltime baan. En daarnaast een lokale vertrouwenspersoon. Die doen het erbij.’

Organisatiecultuur

Een laag aantal meldingen is niet alleen de schuld van vp’s, nuanceert Klarenbeek, want de meeste meldingen komen terecht bij leidinggevenden. ‘We onderzoeken ook niet wie de schuldige is, maar waarom het misgaat’, vult Van Eijbergen aan. Vaak hangt het samen met de organisatiecultuur. ‘Je zou als vp meer advies kunnen geven aan de top van de organisatie: de cultuur bij dat onderdeel klopt niet, mensen voelen zich onveilig.’ Vaak is het niet eens de gebeurtenis waarom mensen niet melden, maar het feit dat er niet wordt ingegrepen. ‘Bij The Voice grepen omstanders niet in. Het gedrag is dan in feite genormaliseerd. Men spreekt elkaar niet aan. Dat zie je vaker in gesloten systemen, zoals op de Zuidas, maar ook bij de Belastingdienst ten tijde van de toeslagenaffaire.’

Hiërarchie geen voorspeller

Voorbeeldgedrag van de top is dan heel belangrijk, want het laat zien hoe je met elkaar omgaat. ‘De deur staat altijd open, zei John de Mol. Maar is dat zo? Er is een grote machtsafstand’, vervolgt Van Eijbergen. Het vergt een actieve rol en het serieus nemen van de vp, en vooral het kijken naar de cultuur van sociale veiligheid. ‘Je moet je kunnen uitspreken als je iets signaleert wat niet klopt.’ Dat is niet per se moeilijker in hiërarchische organisaties, weet Van Eijbergen. ‘Ik ken ook organisaties van goede doelen met grote idealen. Dan lijkt het er minder toe te doen. In die platte organisaties kan men verschrikkelijk met elkaar omgaan. Hiërarchie is zeker geen voorspeller van machtsmisbruik en sociale onveiligheid.’

Verplicht

Vertrouwenspersonen moeten zichzelf beter integreren in het gehele Arbo- en integriteitssysteem van hun organisatie, is een aanbeveling van de onderzoekers. De samenhang tussen de verschillende onderdelen ervan schiet nu nog tekort. De aanbevelingen zijn ook gericht aan de Tweede Kamer die eind deze maand debatteert over het verplicht stellen van de vertrouwenspersoon. Overigens gaat dat om een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (vpoo), terwijl de trend is om die met de vertrouwenspersoon integriteit (vpi) samen te voegen. ‘Daar zijn wij ook voor.’ Wel met bepaalde eisen: geef de vp tijd voor opleiding en professionalisering en ruimte om zich te profileren en om te signaleren. De top moet de vp uitnodigen om signalen door te geven, ook moeten compliance, hrm en andere makers van het integriteitsbeleid met elkaar in contact komen.’

Collectieve vp

Klarenbeek wijst erop dat het voor kleine organisaties lastig kan zijn om een vp te hebben. Veel vertrouwenspersonen noemen dit als probleem, merkte hij. ‘Een interne vertrouwenspersoon heeft niet zoveel zin, want iedereen kent elkaar, maar een externe vp is duur. Daar moet het wetsvoorstel dus ook iets voor verzinnen. Je kunt aan een collectieve vp denken die in meerdere organisaties tegelijk werkt. Dat is goedkoper en onafhankelijker.’ Van Eijbergen memoreert de verzuchting van een vp in een kleine organisatie. ‘Die zei: ik krijg steeds meer een hekel aan mijn collega’s.’