Houd je van lezen? Word dan raadslid!

Bovenstaande titel zou zo maar een wervingsslogan kunnen zijn voor raadsleden. Het betreft geen ontspannende literaire thrillers, detectives, romans of biografieën. Nee, als raadslid kun je een heel nieuw genre toevoegen aan je repertoire: ‘stukken voor de raad’. Juist in een tijd waarbij het ‘ontlezen’ aan de orde is, helpt die leesplicht niet. In de praktijk blijkt het leeswerk namelijk één van de punten die potentiële raadsleden ervan weerhoudt de stap naar het raadswerk te zetten.

Als griffier is het goed om met enige regelmaat te toetsen hoe de ‘leesstroom’ voor raadsleden er voor staat. Ik schrik dan steeds weer. Omdat steeds opnieuw de hoeveelheid tekst weer blijkt te zijn toegenomen. Een voorbeeld: in Almere hebben de raadsleden in de eerste zes maanden van 2017 ruim 7.000 pagina’s aan documenten te verwerken gekregen. En dan heb ik het alleen nog maar over de agenda’s voor de politieke markt, brieven van inwoners en brieven van het college aan de raad (raadsbrieven). 

De inwoners nemen hierbij overigens met hun 346 pagina’s in mijn ogen maar een bescheiden deel voor hun rekening. De overige 6.654 pagina’s zijn ‘interne’ teksten. Hoe dat uitdijt wordt zichtbaar bij de raadsbrieven. Dat zijn – bij ons – brieven van het college aan de raad. Wij hebben de regel dat een raadsbrief niet meer dan twee A-4tjes mag omvatten en ‘in één adem leesbaar ‘moet zijn. Inmiddels is de gemiddelde omvang van een raadsbrief opgelopen tot twaalf pagina’s. Degenen die denken dat deze aantallen enkel in Almere voorkomen kan ik teleurstellen. Zonder onderzoek durf ik te stellen dat dit meer regel dan uitzondering is bij gemeenten.

De Almeerse raadsleden moeten dus wekelijks, met ongeveer 275 pagina’s, een stevige pil lezen. Maar dat gemiddelde geldt alleen wanneer alles gespreid zou zijn. Helaas leverden de vijf agenda’s voor de politieke markten in juni 2017 alleen al 2.326 pagina’s op. En dat in 15,9 uur in de week. Die gemiddelde tijd heeft een raadslid volgens een recent rapport van de Raad voor Openbaar Bestuur beschikbaar. Dan moet je ook nog vergaderen, fractievergaderingen bijwonen, werken voor de partij etcetera. En, oh ja, ook inwoners ontmoeten.

Nu geef ik als griffier elk raadslid aan het begin van de raadsperiode mee dat raadswerk de kunst van het ‘niet lezen’ is. Met dit soort aantallen, wordt het risico echter wel heel groot dat die ‘kunst van niet lezen’ verwordt tot ‘niet weten’. En dat risico wordt nog eens versterkt doordat lezen en aantekeningen in de tekst maken op tablets en computers andere vaardigheden vraagt dan tekst op papier lezen en bestuderen. En zoals de meeste gemeenten, werken wij uiteraard ook steeds meer en meer papierloos. Zelfs een training snellezen gaat dan niet meer voldoende helpen.

Uiteraard wil ik daarbij ook de hand in eigen boezem steken. Als griffier slaag ik er niet in om de informatiestroom voor raadsleden beheersbaar te houden. Het lukt me niet om voor raadsleden veel duidelijker het onderscheid te maken tussen ‘nodig om te weten’ en ‘aardig om te weten’. En helaas ben ik ook niet streng genoeg naar die vele raadsleden die, bijna van nature, de neiging hebben om steeds meer informatie te vragen (en dus nog meer pagina’s leeswerk te ontvangen). Waarbij ik als griffier ook nog balanceer op een dun koord, want als ik er al iets van zeg, dan moet ik dat eigenlijk doen zonder als zuurpruim of als tegenmacht te worden gezien.

De echte vraag blijft wanneer de urgentie door raadsleden gevoeld wordt om deze manier van werken echt te veranderen! Wanneer gaat al dat lezen voelen als de literatuurlijst op de middelbare school: je moet, maar eigenlijk wil je stiekem andere dingen doen. Dus neem je genoegen met een samenvatting en hoop je maar op een ‘zesje’.

Jan Dirk Pruim