‘Hier kunnen mensen tot zichzelf komen’

Tussen het werk door even kunnen ontspannen. Volgens de Hoornse gemeentesecretaris Frans Mencke gaan zijn ambtenaren er beter van presteren. Hoe krijg je ze achter de gemeentelijke piano en in de fitnessruimte?

De Hoornse ambtenaar als ‘totale mens’

Serie: ontstressen
Overheden investeren in ontspanning voor de ambtenaar, tijdens of na werktijd. Het houdt medewerkers energiek en reduceert gevoelens van stress. Een serie over het verschil in aanbod aan ontspanningsmogelijkheden. Aflevering 3: de piano.

Het is op een zomerse woensdag rond lunchtijd druk in de kantine van het gemeentehuis van Hoorn, maar achter de piano zit niemand. Dat is meestal zo, zeggen verschillende medewerkers van de Westfriese gemeente. Ja, bij borrels speelt iemand weleens op het instrument, maar voor de rest staat de piano – onder een portret van koning Willem-Alexander – toch vooral stof te happen.

De kantine van een gemeentehuis is natuurlijk geen treinstation, waar piano’s al langere tijd een grote hit zijn. Tijdens een vrijdagmiddagborrel kropen gemeentesecretaris Frans Mencke en een collega eens achter de toetsen. ‘Al snel kwam er een raadslid van D66 naar me toe. Hij zei: “Hartstikke mooi wat jullie spelen Frans, maar wij hebben hiernaast een fractievergadering, dus misschien zou je een andere keer verder willen gaan?”’

Ach, die piano is maar een klein onderdeel van wat Mencke de ‘huiskamer’ van het gemeentekantoor noemt. De ruimte tussen de publieksbalie en de raadszaal moet een plek zijn waar werknemers van de gemeente even kunnen ontspannen, een praatje kunnen maken met collega’s. ‘Tijdens een lange werkdag kan de boog niet altijd gespannen zijn, hier kunnen mensen even tot zichzelf komen’, zegt Mencke (62), sinds maart 2009 gemeentesecretaris in Hoorn.

Er zijn meer plekken waar de ambtenaren de zinnen kunnen verzetten, zo blijkt tijdens een rondleiding door het gemeentehuis. Zo zit er in de kelder van het – volgens sommigen iconische, volgens anderen brutalistische – gebouw een uitgebreide fitnessruimte. ‘Dit heeft zeker niet elke gemeente’, stelt Mencke. De ruimte wordt gebruikt om mensen uit de bijstand onder begeleiding van een coach te ‘reactiveren’. ‘Als je fysiek fitter bent, dan voel je je ook mentaal beter.’ Hoornse ambtenaren maken volgens de gemeentesecretaris eveneens veel gebruik van de fitness. ‘Er zijn mensen die hier om zeven uur ’s ochtends voor hun werk komen sporten. Ook wordt elke dinsdag een bootcamp voor onze medewerkers georganiseerd, wij vinden een gezonde leefstijl als gemeente heel belangrijk.’

Salades
Dat uit zich ook in het aanbod van de kantine: gezonde producten, zoals salades, zijn goedkoper en worden prominenter gepresenteerd dan kroketten of frikandellen. Helemaal uitbannen van de vette hap gaat Mencke te ver. ‘Maar we willen mensen natuurlijk wel graag stimuleren om voor de gezondste keuze te gaan.’ Enthousiast vertelt Mencke over de vele activiteiten die Hoorn onderneemt om de werksfeer en saamhorigheid te bevorderen. Zo zijn er golftoernooien, cursussen mindfulness, heidagen, vergaderingen op locaties (bijvoorbeeld sportclubs), kwartaalborrels, teamuitjes en pubquizzen.

Traditiegetrouw wordt het jaar afgesloten met de ‘Hoorn draait door-show’, met Mencke in de rol van Matthijs van Nieuwkerk. Hoornse ambtenaren gaan samen geregeld op stedentrip en jaarlijks zelfs op skivakantie. Overigens betalen de medewerkers deze skireizen zelf, want het is natuurlijk lastig uit te leggen dat ambtenaren op kosten van de belastingbetaler van de Oostenrijkse piste zoeven. Alleen voor de stedenreizen, ‘met daarin een educatief element’, geeft de gemeente een ‘kleine vergoeding’.

De gedachte achter alle activiteiten is simpel, zegt Mencke. ‘Het is heel belangrijk dat mensen elkaar ontmoeten. Als je buiten het werk samen leuke dingen doet, weet je elkaar ook op je werk beter te vinden.’ Uit het meest recente werktevredenheidsonderzoek (2017) van de Noord- Hollandse gemeente blijkt dat de Hoornse ambtenaren vinden dat de verbinding tussen de verschillende afdelingen beter moet. Extra aanleiding voor Hoorn om vol in te zetten op ‘ontmoeting en dialoog’ op het gemeentehuis.

Persoonlijke leven
Mencke is een aanhanger van het ‘totale mens-principe’, een term gemunt door voormalig bondscoach Louis van Gaal. Kort gezegd komt zijn theorie erop neer dat bij een mens niet alleen naar talent, maar ook naar diens karakter en persoonlijke leven gekeken moet worden. Pas als al die onderdelen optimaal zijn en karakters in een team op elkaar aansluiten, kan er volledig ‘rendement’ worden behaald. Mencke vertaalt de theorie van Van Gaal één op één naar zijn gemeente. ‘Regelmatig vraag ik aan mensen hoe het met hen gaat. Dan komen de verhalen los en krijg ik te horen waar mensen energie van krijgen, maar ook wat ze dwarszit. Samen zoeken we dan naar een goede balans. Wij willen gewoon heel graag een goede werkgever zijn, dat is echt de kern. En wil je dat bereiken, dan zal je ervoor moeten zorgen dat mensen zich goed voelen in hun werk.’

De gemeentesecretaris spreekt natuurlijk niet zelf met álle circa zeshonderd medewerkers (550 fte) van Hoorn, maar wel met de teammanagers. Die moedigt hij vervolgens weer aan om verdiepende gesprekken met hun eigen teamleden te voeren. Nee, zweverig of vaag vindt Mencke die aanpak niet. Een hoge werkdruk en stress zijn belangrijke oorzaken van ziekteverzuim bij gemeenten, en Hoorn is daarop geen uitzondering. Ambtenaren zitten gemiddeld vaker thuis dan de rest van de beroepsbevolking, zo blijkt jaarlijks uit de Personeelsmonitor Gemeenten van A&O fonds Gemeenten. Het ziekteverzuim is volgens de meest recente monitor (2018) gestegen naar 5,8 procent, tegen gemiddeld 4,7 procent in heel Nederland. De vraag is of alle initiatieven van de Westfriese gemeente (ruim 73.000 inwoners) zich uiten in een hogere werktevredenheid en lager ziekteverzuim.

Het eerlijke antwoord: dat valt wel mee. Het ziekteverzuim schommelt in Hoorn rond de 5 procent, dus iets onder het landelijke gemiddelde bij gemeenten. Uit onderzoeken naar de werktevredenheid blijkt dat de meeste medewerkers content zijn met hun werk; gemiddeld geeft de Hoornse ambtenaar zijn baan een 7,8, aldus het recentste onderzoek (2017) onder ruim 540 medewerkers. Dat is iets hoger dan gemiddeld (7,5) bij de gemeenten met minder dan 100.000 inwoners.

Plezier
Mencke is te spreken over het rapportcijfer, maar tegelijkertijd wil hij het belang ervan niet overschatten. ‘Mensen die tevreden zijn over hun werk presteren niet per definitie het beste. Tevredenheid zegt me niet zoveel, het gaat mij vooral om betrokkenheid. Mensen die kritisch en soms even ontevreden zijn, kunnen de organisatie juist vooruit helpen.’ Voor Mencke zijn de belangrijkste termen binnen zijn organisatie ‘trots’, ‘vertrouwen’ en ‘plezier’. ‘En juist op die onderdelen scoren we in het laatste werktevredenheidsonderzoek hoog.’

Het belang van plezier is in Hoorn zelfs zo groot dat het een voorname rol speelt bij sollicitatieprocedures. ‘Ik vraag me bij zo’n gesprek weleens af: zou ik met die persoon naar een vergadering in Kerkrade willen reizen? Als het antwoord nee is, is de kans klein dat hij of zij hier komt werken.’ Natuurlijk zijn de Hoornse ambtenaren niet over alles tevreden; zo schiet volgens hen bijvoorbeeld de ‘resultaatgerichtheid’ van de organisatie en de ‘mate van zelfstandigheid’ tekort. Voor dat laatste punt heeft de gemeentesecretaris wel een verklaring. Waar veel andere gemeenten experimenteren met vormen van zelfsturing, daar heeft Hoorn juist bewust gekozen voor een organisatiestructuur met managers.

‘Iedereen heeft recht op leiding’, zegt Mencke. ‘Het gaat niet zozeer om hiërarchie of werkbriefjes, maar iedereen wil af en toe sparren en gezien worden. Zo nu en dan horen dat ze iets wel of niet goed hebben gedaan.’ Wel hebben de Hoornse ambtenaren meer vrijheid gekregen sinds de gemeente het ‘nieuwe werken’ heeft omarmd. Daarbij worden medewerkers niet meer afgerekend op de tijd die ze op het gemeentehuis zijn, maar op wat ze presteren.

En als het gaat om de ‘resultaatgerichtheid’ doet Hoorn het ook zo slecht nog niet, vindt de gemeentesecretaris. Hij vertelt over de vijftien medewerkers van Microsoft die een paar dagen hebben meegelopen met het gemeentebestuur. ‘Hun directieleden waren zeer onder de indruk van de snelheid waarmee ons college besluiten neemt. Bij Microsoft gaat dat kennelijk langzamer. Met die beruchte bureaucratie bij gemeenten valt het dus misschien wel mee.’