Omgevingsloket doorstaat vuurproef

Het eerste digitale omgevingsloket is een feit. Per 1 januari 2010 moeten alle gemeenten en provincies ermee kunnen werken, maar in Leidschendam- Voorburg wordt sinds deze week al proefgedraaid. ‘En het werkt’, zegt gemeentelijk projectleider Marco Zandbergen. In 2010 wordt de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) van kracht. Een hele reeks vergunningen gaat dan op in de nieuwe omgevingsvergunning, die overal in het land digitaal moet kunnen worden aangevraagd. Bouw-, milieu-, kap-, sloop-, inrit-, aanleg-, monumenten- en bijvoorbeeld milieuvergunningen houden dan op te bestaan.

De gevolgen voor met name gemeentelijke organisaties zijn groot, beaamt Dick Scheper, afdelingshoofd Dienstverlening, Vergunningen en Belastingen bij de gemeente Leidschendam- Voorburg. ‘Vergunningaanvragen die nu nog op allemaal aparte plekken in de organisatie worden afgehandeld, komen straks terecht in één document. Dit betekent dat je intern heel goede afspraken moet maken om alles af te stemmen.’

Bij de bouw van een nieuw pand op een terrein waar bomen staan, moeten nu nog minimaal twee afzonderlijke aanvragen worden ingediend: één voor een bouw-, en één voor een kapvergunning. Straks hoeft de aanvrager slechts één formulier in te vullen, digitaal. ‘De aanvraag passeert dan dezelfde afdelingen als nu, waarbij elke afdeling een deelbesluit neemt’, legt Zandbergen uit.

Ingewikkelder wordt het, als het gaat om vergunningen waarbij behalve de gemeente, ook de provincie is betrokken. ‘Dat vereist extra afstemming, en daarom is het van belang dat ook provincies in de komende maanden alvast ervaring gaan opdoen met het omgevingsloket’, meent Scheper.

Projectleider Zandbergen benadrukt dat het voor burgers mogelijk blijft om verzoeken op papier in te dienen. Het kabinet wil bedrijven wel verplichten om vergunningen digitaal aan te vragen, maar of dit doorgaat, is nog niet zeker. Scheper: ‘Maar we krijgen hoe dan ook te maken met twee processtromen in de organisatie: een papieren en een digitale.’

Lancering

Leidschendam-Voorburg heeft de lancering van het omgevingsloket de afgelopen maanden intensief voorbereid in samenspraak met het ministerie van Vrom en diverse softwareleveranciers. ‘Er moesten allerlei technische voorzieningen worden getroffen om aansluiting te vinden op het landelijke systeem’, legt Scheper uit.

Als een aanvraag is ingediend, wordt straks vanuit de landelijke server ter kennisgeving een e-mail verstuurd naar de gemeente. Die kan er vervolgens mee aan de slag. De verwachting is dat aanvragen op deze manier uiteindelijk sneller kunnen worden afgewikkeld. Tussentijds kan de indiener van de aanvraag via internet volgen of een beschikking in aantocht is. ‘En langskomen voor overleg blijft natuurlijk altijd mogelijk’, benadrukt Zandbergen.

Scheper zegt dat Leidschendam-Voorburg de komende maanden voorzichtig begint. In eerste instantie worden alleen eenvoudige vergunningaanvragen digitaal in behandeling genomen. ‘Dan moet je denken aan een lichte bouwvergunning of een kapvergunning. Gaandeweg bouwen we dat uit naar steeds complexere aanvragen. Het is een oefenjaar, waarin we hopelijk zullen zien dat het werkt. Learning by doing, ofwel: al doende leert men.’

De gemeente Leidschendam- Voorburg heeft digitale dienstverlening hoog in het vaandel staan, zegt Scheper. Het is bijvoorbeeld al langere tijd mogelijk om het plaatsen van een dakkapel via internet aan te vragen. Zandbergen: ‘Dat kan burgers veel tijd en geld besparen. Ze hoeven bijvoorbeeld geen architect in te huren, omdat via onze site een model voor de kapel kan worden uitgezocht. Verder is het bij zo’n digitale aanvraag ook niet nodig om bij het archief de oorspronkelijke bouwtekeningen op te vragen.’

Bijkomend voordeel is dat de aanvrager op zijn wenken wordt bediend: de vergunning voor een dakkapel wordt in Leidschendam-Voorburg binnen een week verstrekt. Extra leges worden hierbij niet in rekening gebracht.

Ondanks de vele voordelen, worden vergunningen voor dakkapellen nog lang niet allemaal digitaal aangevraagd. Nog geen kwart van de verzoeken komt binnen via internet. Volgens Scheper komt dit vooral doordat niet iedereen op de hoogte is van deze mogelijkheid. ‘Veel mensen gaan eerst naar de architect als ze een dakkapel willen bouwen.’

Verbeteren

Komende tijd gaat Leidschendam-Voorburg aan de slag met de nieuwste digitale toepassingen. De verwachtingen zijn hooggespannen. ‘We willen de dienstverlening voor onze burgers graag verbeteren, en dit biedt daartoe goede mogelijkheden’, merkt Scheper op. Of de komst van de omgevingsvergunning gaat leiden tot reorganisaties bij gemeenten, is volgens Scheper op dit moment nog niet te voorzien.

Maar die kans bestaat wel, bevestigt hij. ‘De structuur van de organisatie hoeft niet te veranderen, en het is niet onze insteek om te reorganiseren. Maar helemaal uitsluiten kan je het ook niet. De komende maanden zullen we merken hoe het proces verloopt.’