Drukte op de griffie

Precies één jaar geleden vonden de gemeenteraadsverkiezingen plaats, waarna de nieuw geïnstalleerde raadsleden vol energie en ideeën aan hun termijn begonnen. Om deze ambities te verwezenlijken, leunen gemeenteraden sterk op ondersteuning en advies van griffies. Gezien de toenemende hoeveelheid en complexiteit van onderwerpen waarmee gemeenten te maken krijgen, wordt de roep om de griffies te versterken steeds sterker. Is dat terecht? Necker deed er onderzoek naar.

Gemeente groot, griffie groot

Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat het aantal fte op de diverse griffies van gemeenten enorm van elkaar verschilt. 14 procent van de griffies is bezet met 5 fte of meer. In het oog springt echter vooral het grote aantal griffies dat het met een veel kleinere bezetting moet doen: 30 procent van de griffies heeft slechts 2 tot 3 fte tot haar beschikking. Bijna eenkwart van de gemeenteraden wordt ondersteund door griffies bestaande uit 1 tot 2 fte. Leidend daarbij is voornamelijk de gemeentegrootte, waarbij gemeenten met meer inwoners veelal ook uitgebreidere griffies hebben.

Kerntaken overal belegd

De basiswerkzaamheden zijn op iedere griffie wel belegd; het primaire besluitvormingsproces en de informatievoorziening richting de raad horen bij de kerntaken. Grotere griffies hebben hier extra medewerkers voor, maar onderscheiden zich met name bij het aantal raadsadviseurs en commissiegriffiers. Kleine griffies blijken daarnaast weinig mee te gaan in de trend naar meer raadscommunicatie- en participatieadviseurs. Daarbij hebben ze last van het feit dat de inschaling voor dezelfde type functies in grotere gemeenten consequent hoger ligt.

Raad beter positioneren

De griffie anno 2023 heeft een uitgebreid takenpakket en speelt een cruciale rol in het goed positioneren van de gemeenteraad in de dynamische context met inwoners, het college, de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties en de regio. De wens om deze rol nadrukkelijker te pakken, is groot onder griffiers. Meer dan de helft geeft aan, meer tijd te willen om de raad (strategisch) te adviseren. Om de raadsleden vervolgens zelf ook sterker te laten opereren, geeft ongeveer een kwart aan dat de doorontwikkeling en professionalisering van de raad extra aandacht verdient. Daarbij valt op dat circa een derde van de tijd momenteel besteed wordt aan de ondersteuning van de gemeenteraad, veel meer dan wenselijk.

Elke maand 12 keer op pad

Gemeenteraden vergaderen heel wat af. Deze bijeenkomsten worden georganiseerd en verwerkt door griffies, maar doorgaans ook door hen bijgewoond en ondersteund. Dit vraagt grote inzet van griffies, vaak in de avonduren. Griffies zijn gemiddeld bij bijna 12 raadsbijeenkomsten per maand betrokken. Zeker voor kleinere griffies betekent dit dat er weinig tijd overblijft voor andere gewenste taakvelden. De focus ligt bij deze griffies voornamelijk bij de organisatie en verwerking van het primaire besluitvormingsproces.