Publiek domein: geef nieuwe impuls aan reorganisatie

Aanleidingen, voordelen en gevaren
Een reorganisatie wordt extern of intern ingegeven. Bij externe aanleidingen kun je denken aan opschalingen, decentralisaties en bezuinigingen. Interne redenen zijn onder andere de verbinding van beleid en uitvoering, de versterking van klantgerichtheid en de stroomlijning van werkprocessen. De voordelen die een reorganisatie kan opleveren, beginnen veelal bij de drie traditionele K’s: lagere kosten, minder kwetsbaarheid en meer kwaliteit. Daarna volgt nog een aantal K-klanken: extra kansen voor medewerkers, grotere klanttevredenheid, meer kracht van de organisatie, sterkere professionele cultuur en minder complexiteit.

Natuurlijk wil je dat ‘tijdens de verbouwing de winkel openblijft’. Dat legt een flinke druk op zowel management als medewerkers. Het gevolg kan zijn dat medewerkers uitgeput raken, cynisch worden of last krijgen van stress, waardoor zij minder zullen openstaan voor veranderingen. Om de reorganisatie te laten slagen, is het daarom essentieel dat medewerkers zich eigenaar voelen. En dit kun je alleen bereiken met een evenwichtige mix van harde en zachte veranderprincipes.

Reflectie voor doorontwikkeling
Vervolgens is het zaak de beoogde voordelen te realiseren én vast te houden. Dat is geen gemakkelijke opgave. Vaak ontstaat na verloop van tijd de behoefte om de reorganisatie nieuw leven in te blazen en het leer- en veranderproces te continueren. Op basis van onze kennis van en ervaring met reorganisaties in het publieke domein hebben wij een instrument ontwikkeld, waarmee je aangrijpingspunten krijgt om door te ontwikkelen na een reorganisatie.

Samen met directie of managementteam doorlopen wij drie reflectieniveaus:

1. Hoe vorderen de operationele veranderdoelen uit het reorganisatieplan?
2. Dragen de operationele veranderdoelen bij aan de strategische (re)organisatiedoelen?
3. Verandert gedrag effectief? En zijn de harde en zachte veranderprincipes nog in balans?

Zo kunnen we vaststellen waar een interventie nodig is om de reorganisatie een nieuwe impuls te geven en het leer- en veranderproces op gang te houden. Daarna gaan we met leidinggevenden en medewerkers aan de slag. Het resultaat van onze inbreng zijn geen dikke rapporten, maar concrete verbetervoorstellen en praktische handvatten.

Twee praktijkvoorbeelden
‘Harde’ werkwijzen en ‘zachte’ vaardigheden
Na een herindeling vroeg een gemeente meer van haar medewerkers op het gebied van regievoeren. Er kwam een handboek Regievoeren, waarin werkwijzen zijn vastgelegd. Daarnaast ontwikkelde KplusV samen met de gemeente een toolkit Regievoeren, waarmee medewerkers hun vaardigheden kunnen ontwikkelen. Wij leerden hen met de tools te werken in hun eigen werksituatie. Zo kregen zij grip op in- en externe processen.

‘Harde’ processen en ‘zachte’ rolinvulling
De processen tussen een omgevingsdienst en een deelnemende gemeente liepen niet optimaal. KplusV analyseerde de interne processen bij de gemeente, bij de omgevingsdienst én tussen de beide partijen. Ons advies was om de processen te stroomlijnen en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden beter te verdelen. Voorwaarde om de procesverbeteringen door te voeren, was duidelijkheid over de rolinvulling van de gemeente als eigenaar en als klant van de omgevingsdienst.

Meer weten?
Ben je benieuwd hoe wij je organisatie kunnen adviseren en begeleiden bij de doorontwikkeling na een reorganisatie? Neem dan contact op met onze adviseur Henry Potman.