Inbraken voorspellen

Hoe Utrecht met data beter stuurt

Gemeenten krijgen meer dan eens het verwijt niet snel genoeg te anticiperen op de veranderende maatschappij. Het Planbureau voor de Leefomgeving (PBL) en het Rathenau Instituut waarschuwden onlangs overheden die het tempo van internetondernemingen als Uber en Airbnb of techreuzen als Google niet bijbenen voor negatieve gevolgen.

Aan Utrecht zijn die woorden niet besteed. De gemeente reserveert al sinds het coalitieakkoord van 2014 jaarlijks 2 miljoen euro voor ‘data-gedreven sturing’: manieren om via data-projecten de gemeentelijke organisatie te verbeteren. Dat de maatschappij verandert gaat dan ook niet voorbij aan wethouder Kees Geldof (publieksdienstverlening, organisatievernieuwing, VVD). ‘De laatste technologische ontwikkeling is een paar jaar later voor iedereen doodnormaal. Eerst was er de mobiele telefoon, nu heeft iedereen een computer op zak in de vorm van een smartphone. Zo’n ontwikkeling biedt ons meteen weer nieuwe mogelijkheden op het gebied van dienstverlening.’

Het nieuwe, in 2014 opgeleverde stadskantoor vormde een belangrijk fundament voor de nieuwe data-aanpak. Veertien afdelingen en diensten kwamen onder één dak. Ambtenaren van verschillende onderdelen kwamen elkaar ineens tegen bij de koffieautomaat, zo vertelt Geldof. ‘Er ontstond veel meer interactie. Lange lijnen werden korter. Tegelijkertijd werden er ook op ict-vlak slagen gemaakt, zoals het inrichten van een basisinfrastructuur voor flexwerken.’

Martin Jansen, kwartiermaker data-gedreven sturing, denkt dat die toegenomen interactie aan de basis staat van de data-projecten. ‘Voor die tijd wist niemand er genoeg van, behalve dan de afdeling onderzoek en een handjevol ambtenaren van volksgezondheid. Deze partijen kwamen elkaar in het nieuwe stadskantoor ineens tegen, terwijl de ict-afdeling ook in het gebouw aanwezig was. Er ontstond een ‘data-overleg’ waarbij ook andere afdelingen begonnen aan te schuiven.’

Utrecht stelde zichzelf als doel dat ieder organisatiedeel minimaal twee projecten uitwerkt op het gebied van data- gedreven sturing. Jansen: ‘De gemeentelijke dienstverlening moet door deze projecten beter, sneller en efficiënter worden. Kennis over data-toepassingen moet breed in de organisatie aanwezig zijn.’

Koplopers
Met negentig projecten op het gebied van data-gedreven sturing behoort Utrecht tot de gemeentelijke koplopers. Er zitten succesvolle en minder succesvolle projecten tussen. Een goed geslaagd project op gebied van openbare orde en veiligheid vindt Geldof het huidige flexteam van handhavers. ‘Dat werkt op basis van politiecijfers en wordt ingezet op plekken waar bijvoorbeeld de laatste tijd meer meldingen vandaan komen’, legt hij uit. De politiecijfers worden tevens in overzichtelijke visualisaties gepubliceerd. ‘We beschikken zo over een inbraakvoorspel-mechanisme, dat is ooit begonnen als pilot. Inmiddels is het staand beleid.’

Utrecht gebruikt ook data over ongebruikte, geparkeerde ‘weesfietsen’. ‘Met data kun je de punten in kaart brengen waar de problemen zich voordoen, of juist niet. Zo kunnen we onze handhavers efficiënter inzetten. Als blijkt dat in bepaalde straten vaker weesfietsen worden aangetroffen en in andere straten juist niet, dan passen we de inzet van de handhavers daar ook op aan’, aldus Geldof.

Binnen het sociaal domein noemt Geldof het digitale huishoudboekje dat door de gemeente in samenwerking met andere partijen voor burgers wordt ontwikkeld. Een kansrijk project: ‘Vaste lasten worden, als de betrokkene dat wil, automatisch betaald en verrekend met loon, kinderbijslag, toeslagen en uitkeringen. Zo ontstaat beter inzicht in wat er vrij te besteden is. Sommige mensen geven aan dat zij met het overzicht dat zo ontstaat echt worden geholpen. Het voorkomt dat iemand te veel uitgeeft en zich zo weer in de schulden steekt.’

Utrecht gebruikt data-gedreven sturing ook om huisjesmelkers in beeld te krijgen op basis van klachten. Ook storingen in rioolgemalen kunnen worden voorspeld. Maar niet alle pilots monden uit in succes. Jansen: ‘We hebben ongeveer negentig projecten, het is logisch dat niet alles loopt zoals vooraf gehoopt. Om inbraken te voorspellen, hebben we diverse datasets samengevoegd zonder dat daarna de precisie van de voorspellingen veel verbeterde. Achteraf werd duidelijk dat twee of drie kernsets het voorspellende werk deden en dat de andere sets weinig toevoegden. Het toevoegen van deze data kostte een hoop tijd en moeite’, aldus Jansen.

Geldof: ‘Je moet dit ook zien als een belangrijk leereffect: niet altijd is verdere verfijning van data nuttig voor het doel dat je beoogt. Dat neem je mee naar het volgende project.’ De grootste uitdaging bij een data-project is volgens hem om een goede pilot om te zetten in succesvolle implementatie. ‘De ict moet zo worden ingericht dat straks ook de buitengewoon opsporingsambtenaren ermee kunnen werken. Het vergt meestal een nieuwe applicatie. Die is soms lastiger om die te bouwen dan gedacht.’ Jansen stelt vast dat de kennis en mogelijkheden voor een succesvolle implementatie flink zijn toegenomen. ‘Als kwartiermaker kan ik nu bij projecten vaak een stapje terug. Er is genoeg kennis in de organisatie aanwezig. Dat is een goed teken.’

Meekijken
Geldof legt uit dat er bij alle Utrechtse data-projecten wordt voldaan aan een vraagstelling vanuit ‘het primaire proces’: de vraag die uiteindelijk leidt tot het project is binnen de eigen organisatie ontstaan. Op de vraag of er veel andere gemeenten meekijken met Utrecht, knikken Geldof en Jansen bevestigend. ‘Maar iedere gemeente doet het op zijn eigen manier. Wij kijken zelf ook elders mee. Bij elk project moet je je als toehorende gemeente afvragen in hoeverre het bij jouw werkorganisatie toepasbaar is. Het is geen kwestie van één op één overnemen. De gemeentelijke organisatie moet er goed voor ingericht zijn.’

Utrecht maakt voor data-gedreven sturing meer middelen vrij dan de meeste gemeenten. Of de jaarlijkse 2 miljoen euro inmiddels al wordt terugverdiend, is echter de vraag. Ook voor Geldof en Jansen. ‘Er zijn geen harde financiële cijfers te overleggen, al leveren sommige projecten zeker een besparing op. Het belangrijkste is echter dat je met gemeentelijke dienstverlening met de tijd meegaat’, zegt Geldof. ‘Investeringen moet je doen om te zorgen dat vernieuwing mogelijk is. Er zijn bijvoorbeeld in het rioolonderhoud en met het vervangen van vuilnisauto’s op basis van data wel besparingen gerealiseerd, maar uiteindelijk gaat het ook om kennis verzamelen en zorgen dat je toekomstbestendig bent.’

Volgens Jansen kan een van tevoren opgestelde businesscase ook remmend werken. ‘Het werkt beter om met een data-project eerst verkennend aan de slag te gaan en pas dan keuzes te maken over het wel of niet doorgaan, op basis van een businesscase.’ Behalve een betere dienstverlening brengen data-projecten ook een ander voordeel met zich mee: een organisatie die steeds slimmer wordt. ‘De leereffecten van eerdere projecten zijn aanwijsbaar’, aldus Jansen.

‘Het gaat na zoveel projecten sneller dan voorheen, er komen steeds meer ideeën binnen. Er is een spreekuur met datascientists dat voor iedereen in de organisatie toegankelijk is. De ideeën worden uit de organisatie gehaald en steeds sneller en soepeler in een pilot omgezet.’ Geldof vindt het belangrijk dat de kennis over werken met data over de hele organisatie is verspreid. ‘Een data-gestuurde gemeente worden is meer dan een paar knopjes aanen uitzetten.’

Ambities
Hoe ver Utrecht op het gebied van data- gestuurd werken ook al is, er zijn nog genoeg ambities. ‘We willen meer samenwerken met het onderwijs in de eigen stad: de hogeschool en de universiteit. De kennis die daar aanwezig is, kan voor ons van grote waarde zijn. We kunnen kruisbestuiving op gang helpen met stages en afstudeerplekken waarbij we onderzoeksvragen door het onderwijs laten opzetten en uitwerken.’ Geldof voegt daaraan toe dat de inwoners van Utrecht gemiddeld gezien jong en hoogopgeleid zijn, ook door de vele studenten. ‘Utrecht is een slimme stad. Qua organisatievernieuwing eisen onze inwoners daardoor wellicht ook wel iets meer dan gemiddeld.’

Data-organisatie anders ingericht
‘De gemeente is sinds 2014 organisatorisch sterk veranderd. Goede ideeën voor data-projecten konden zodoende ergens neerslaan’, licht wethouder Geldof toe. Een vernieuwde ict-infrastructuur waar iedereen in werkte was noodzakelijk voor meer samenwerking. ‘Veel applicaties die we gebruikten waren alleen geschikt voor de invoer van data. Je kon er daarna niet veel meer mee voor andere doelen. Dat zijn we nu aan het doorbreken’, legt kwartiermaker Jansen uit. De gemeente trok daarnaast veel nieuwe kennis over data aan. ‘Denk aan nieuwe functies als de open data-coördinator, de kwartiermaker data-gedreven sturing en de functionaris voor de gegevensbescherming. We zijn daarnaast ook een aantal mensen gaan opleiden tot datascientist, in samenwerking met de Vrije Universiteit en binnenkort ook de Erasmus Universiteit.’