Geen ambtsinstructie

Toen ik in Schagen startte als gemeentesecretaris, vroeg ik de HR-afdeling of er voor mij een ambtsinstructie was, zoals bij veel gemeenten. Ze gaven aan van niet, maar dat ze die voor me konden opstellen als ik dat wilde. Maar dat zag ik nou juist helemaal niet zitten.

Je gaat voor een bepaalde baan op basis van een vacaturetekst, een paar gesprekken en een functieprofiel. En je gaat ervoor, denk ik, om iets van jezelf in die rol te stoppen. Precies daarom snap ik de discussie nooit zo goed over duidelijke afspraken vastleggen. Daarmee zet je volgens mij vooral jezelf vast.

Autonomie is een belangrijk onderdeel van je werk, dus laten we de verantwoordelijkheid dan ook neerleggen waar de kennis ligt, bij de professionals die er verstand van hebben. Als mensen de vrijheid voelen om werk in te richten zoals zij denken dat het goed is, voelen ze zich ook verantwoordelijk voor het resultaat. Het geeft ze de kans om in hun werk te pionieren, om er zelf wat ondernemerszin in te stoppen.

Waar functies elkaar overlappen, maak je onderling duidelijke werkafspraken. Ik moedig medewerkers aan om daarbij niet naar boven te kijken, maar naar opzij. Spreek met elkaar af wie wat doet. Niet alleen op basis van de rol, maar stel ook eens de vraag: waar ben je goed in? De een kan sterker zijn in de menskant, terwijl een ander een bak aan inhoudelijke kennis heeft. We hebben samen de koek te verdelen en ik zie niet waarom je dat vanuit management zou moeten voorschrijven.

Bij mijn start in Schagen heb ik dat heel duidelijk gemaakt: we gaan hier niet voorschrijven hoe mensen hun werk moeten doen. Sommige collega’s vinden dat eng en hebben behoefte aan meer aansturing. En ja, het is spannend, maar daarin zit juist de mogelijkheid om met lef en durf naar je werk te kijken. Mooie kansen op je werk laten zich nou eenmaal niet in vaste kaders vatten. Ik gun iedereen de vrijheid om binnen de rol die je hebt zulke kansen te pakken.

Wanneer het toch botst, denk ik dat teams dat prima onderling kunnen oplossen. Anders zit je hier misschien ook niet goed. We werken nou eenmaal in een politieke organisatie. Waar we het ene moment met z’n allen de ene kant op rennen, kan de politiek bepalen dat het de volgende dag toch anders moet. Dat vraagt iets van je flexibiliteit als ambtenaar, en je moet er ook een beetje de lol van inzien. Anders kan je misschien beter in een limonadefabriek gaan werken.

Tegelijkertijd geloof ik dan weer niet in het andere uiterste: zelfsturende teams. Ik vind namelijk dat er aandacht nodig is voor alle mensen in het team en juist daarin ligt een rol voor de leidinggevende. Om oog te houden voor het werk en wat dat van je medewerkers vraagt én om er te zijn op het persoonlijke vlak. Als iemand ziek is of er speelt iets buiten het werk om, dan is individuele aandacht onmisbaar. En een leidinggevende heeft een bepaalde opdracht uit te voeren. Om ervoor te zorgen dat het werk wordt uitgevoerd. Zodat je niet na een ambtstermijn hoort: ‘Deze punten uit het coalitieakkoord hebben we niet opgepakt, want daar kreeg niemand energie van.’