Eerste Hulp bij Bureaucratisch Onbehagen

‘Ze denken bij de gemeente zeker dat ze weer aangroeien’, verzucht de invalide man. En waarom is een aankomend restauranthouder jaren kwijt met het verkrijgen van een bouwvergunning en kan hij, intussen vele duizenden euro’s armer, dan nog steeds geen twee stenen op elkaar stapelen? Omdat de weg nog vele bochten kent en na elk daarvan kan er zo maar weer een beer op de weg staan, al of niet in overheidsdienst.

Iedereen kent wel zulke voorbeelden van onnodige bureaucratie, maar er is hoop. Elke (semi-)publieke organisatie die te maken heeft met medewerkers, burgers of ondernemers die vastlopen in een bureaucratisch doolhof, kan sinds 2005 terecht bij de Kafkabrigade, de Eerste Hulp bij Bureaucratisch Onbehagen. De brigade legt geen noodverbanden aan, maar probeert samen met de betrokken overheden tot structurele oplossingen te komen. Allereerst door die overheden zicht te geven op de werking van hun beleid in de praktijk.

De Kafkabrigade is een samenwerkingsproject van de Stichting Nederland Kennisland en onderzoeks- en adviesbureau Zenc en bestaat uit een groep van ongeveer twintig onafhankelijke bestuurskundigen die in de vier jaar van haar bestaan zo’n dertig casussen heeft onderzocht. Uitgangspunt daarbij is het perspectief van de direct betrokken burgers en ondernemers. Lobke van der Meulen, onderzoeker bij Nederland Kennisland en projectleider van de Kafkabrigade: ‘We proberen de overheid te stimuleren om op een andere manier te werken, meer gericht op burgers dan op haar eigen structuur.’

Na een verkennend onderzoek naar de situatie waarin burger of ondernemer is vastgelopen, gaat de brigade op zoek naar een exemplarische casus, die representatief is voor een breder probleem met een vergelijkbare doelgroep. Daarna volgt een contra-expertise. Herkennen uitvoerders, beleidsmakers en externe experts de problemen? En is het verhaal van de burger of ondernemer plausibel en representatief?

Vervolgens komen alle betrokkenen bijeen voor een zogenaamd functioneringsgesprek, waarin iedereen aan het woord komt, allereerst de burger die vertelt waar hij in de praktijk tegenaan is gelopen en met welke instanties hij te maken heeft gehad. Na een inventarisatie van wat er concreet kan worden verbeterd, stelt de brigade een actieplan op, zo specifiek mogelijk en gerelateerd aan een bepaalde doorlooptijd, zodat er een controle op de daadwerkelijke uitvoering mogelijk is. De proof of the pudding is in the eating en dus komt de brigade na een aantal maanden terug bij de opdrachtgever om na te gaan of de beoogde verbeteringen ook echt zijn uitgevoerd.

Simpel verbeteren

In de ongeveer dertig onderzoeken die de Kafkabrigade heeft gedaan is het Lobke van der Meulen duidelijk geworden dat in verreweg de meeste gevallen de problemen niet veroorzaakt worden door wet- of regelgeving, maar vooral door de interpretatie daarvan. ‘Heel vaak liggen de problemen op het gebied van communicatie en informatie en bij de uitvoering. Met simpele verbeteringen kunnen veel problemen al verholpen worden. Daarnaast kan er in de uitvoering veel ongenoegen verdwijnen als die ambtenaren zich maar bestuurlijk gesteund voelen.’

Volgens de onderzoekster is wantrouwen daarbij een belangrijk thema. ‘Dat zie je niet alleen bij burgers en uitvoeringsambtenaren, maar op alle niveaus, ook tussen organisaties. Dat wantrouwen is sterker dan het afschuifmechanisme.’ Van der Meulen ziet overigens wel een positieve kentering in de houding van haar klantenkring. ‘Eerst waren wij vooral de onderzoekers die een analyse maakten van het probleem waarmee de opdrachtgever vervolgens aan de slag kon. Nu gaan we veel meer samen met hen het onderzoek doen. We brengen nu meer onze methode over op de organisatie, zodat zij die zelf kunnen herhalen als dat nodig mocht zijn.’

In een aantal gevallen hebben de projecten van de brigadisten al de weg gewezen naar aanzienlijke verbeteringen. Zo heeft Justitie- minister Hirsch Ballin op basis van een Kafka-casus aangegeven de Burgerlijke Stand en de Gemeentelijke basisadministratie samen te voegen. Nu worden jaarlijks nog 157.000 geboorteakten bij de Gba opgevraagd als bewijsstuk voor een huwelijk die vervolgens naar de Burgerlijke stand gaan. Volgens een schatting van het ministerie van Binnenlandse Zaken kan dat een winst opleveren van 770.000 arbeidsuren en bespaart de burger 3,5 miljoen euro aan administratieve lasten.

In een andere casus ging het om medische verklaringen die onnodig vaak moesten worden aangevraagd. De concrete oplossingen die hieruit voortkwamen kunnen leiden tot een vermindering van 235.000 herindicaties per jaar en een besparing van ruim elf miljoen euro. Om nog maar te zwijgen van de ergernis en het tijdsbeslag dat hiermee voorkomen wordt bij artsen en chronisch zieken. Kafka in de polder is een aanrader voor burgers en ambtenaren die de hoop op een beter functionerende bureaucratie nog niet hebben opgegeven.

Barry van Heijningen is redacteur van Binnenlands Bestuur

Jorrit de Jong, Arre Zuurmond, Joeri van den Steenhoven, Lobke van der Meulen, Kafka in de polder. Handboek voor het opsporen en oplossen van overbodige bureaucratie, Sdu uitgevers, Den Haag 2008, ISNB 978-90-12-12948-0, €15,50.