Sociale veiligheid op de provinciale werkvloer

Over een nieuwe Cao Provinciale sector is begin mei 2024 tussen overlegpartijen een akkoord gesloten. In dit akkoord krijgt sociale veiligheid expliciet aandacht: “onveilige situaties moeten op een veilige manier besproken kunnen worden”.

De aandacht voor sociale veiligheid is niet nieuw maar is vanwege de gebleken hardnekkigheid van een diepgeworteld probleem inmiddels onder de volledige aandacht van de hoogste bestuurders. Regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld Mariëtte Hamer publiceerde op 13 mei 2024 de Handreiking Meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer.

Zorgplicht werkgever

De plicht van de werkgever om zorg te dragen voor een veilige werkomgeving is onder andere verankerd in de Arbowet, artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek -goed werkgeverschap- en in gelijke behandelingswetgeving. Op grond van de Arbowet is de werkgever verplicht de risico’s voor psychosociale arbeidsbelasting, waaronder seksuele intimidatie valt, in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te inventariseren. Vervolgens dient de werkgever een plan op te stellen waarin hij maatregelen beschrijft ter voorkoming van deze risico’s.

Met het schrijven van alleen een plan is de werkgever nog niet klaar. Hij dient er ook op toe te zien dat het plan wordt nageleefd en dat werknemers onder andere actief gewezen worden op de plaats waar zij een melding van een onveilige situatie kunnen doen. Het is onvoldoende als alleen in de arbeidsovereenkomst wordt verwezen naar het personeelshandboek, waarin een gedragscode integriteit en een klachtregeling is opgenomen.

Als de afhandeling van een klacht ter beoordeling komt van een rechter, hecht de rechter er grote waarde aan of 1) er sprake is van preventief beleid / op schrift gestelde gedragsregels, 2) deze gedragsregels voldoende bekend zijn gemaakt binnen de organisatie en 3) of de afhandeling van de melding inclusief de eventuele daarop getroffen maatregel(en) richting ‘dader’ adequaat zijn geweest. Met een te zwakke maatregel richting dader voldoet de werkgever niet aan zijn zorgplicht jegens een mogelijk slachtoffer. Dit kan consequenties hebben voor de aansprakelijkheid van de werkgever voor schending van de zorgplicht.

Aansluiting bij een externe klachtencommissie

Eén van de gemaakte afspraken bij de nieuwe Cao Provinciale sector is dat provincies zich ter afwikkeling van ingediende klachten gaan aansluiten bij een externe klachtencommissie. Hierbij is als voorkeur aangegeven, de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid (LKOG). Deze commissie vormt een onafhankelijke commissie van experts die klachten van medewerkers onderzoekt over ongewenst gedrag. Onder ongewenst gedrag valt discriminatie, (seksuele)intimidatie, agressie en pesten. De LKOG heeft een eigen klachtenregeling; de Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid. Of een provincie zich aansluit bij de LKOG of een andere externe klachtencommissie is ter bepaling aan de provincie zelf.

Welke regeling is van toepassing?

Welke keuze een provincie ook maakt, duidelijk is dat er een klachtenprocedure toegevoegd gaat worden aan het rijtje dat binnen de provincies al bekend is; de Regeling melden vermoeden van een misstand (gebaseerd op de Wet Huis voor Klokkenluiders) en de algemene klachtregeling van Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht.

Binnen provincies wordt -net als binnen andere (overheids)organisaties- bij een concrete melding van ongewenst gedrag veelal geworsteld met de vraag welke procedureregeling (het beste) gevolgd kan of wellicht zelfs moet worden. Met de aansluiting bij de LKOG komt daar nu een extra mogelijkheid bij.

Vooronderzoek

Maar voordat alle energie wordt gezet op het volgen van de juiste regeling is het antwoord op de voorvraag minstens zo belangrijk: zijn er wel voldoende aanwijzingen/aanknopingspunten óm de melding/klacht in behandeling te nemen? Soms is een melding dusdanig vaag dat eerst nader onderzoek verricht moet worden naar de melding zelf, alvorens op grond daarvan in actie te komen.

Indien een medewerker een klacht indient bij de LKOG of een andere externe klachtencommissie zal deze commissie beoordelen of de klacht ontvankelijk is. Bij klachten echter die door de werkgever zelf behandeld moeten worden ligt dat anders, dan beslist de werkgever of onderzoek verricht moet worden.

Een vooronderzoek naar de vraag of er wel voldoende aanleiding en/of aanknopingspunten zijn om klacht / melding in behandeling te nemen is dan vaak cruciaal. Niet alleen is het verrichten van onderzoek niet het enige instrument dat de werkgever ter beschikking heeft en moet hij vooraf goed kunnen beoordelen welk instrument het meest passend is maar tevens is de inzet van een feitenonderzoek een veelal zwaar instrument. De werkgever heeft rekening te houden met alle belangen, niet alleen die van de klager maar ook van de beklaagde. Een onderzoek dat te snel in gang wordt gezet enkel gebaseerd op vage geluiden heeft het risico in zich aangemerkt te worden als een phishing expedition en kan de medewerker waarop het onderzoek zich richt ernstig schaden met alle nadelige consequenties van dien voor zowel medewerker als werkgever.

Dit sluit uiteraard niet uit dat er ook situaties denkbaar zijn waarin zonder melding of klacht aanleiding kan zijn voor juist wel een onderzoek, vanuit de op de werkgever rustende verplichtingen om een veilige werkplek te creëren.

In het lunchwebinar op 20 juni 2024 nemen Mark van de Laar en Suzanne van Loon u graag mee in de aandachtspunten waarmee u rekening dient te houden.