De coördinator; spagaatfunctie in de organisatie

Inhoudelijk expert zijn. Vanuit de groep gekozen tot coördinator of teamleider. Onduidelijke rol: sturen op inhoud of op proces? Een team aansturen zonder bevoegdheden. Soms in een onmogelijke positie tussen medewerkers, het team en het managementteam, de politiek. Er wordt meer en meer een beroep gedaan op het integraal denken en daarnaast opereren in het politieke krachtenveld. Ik denk voor velen vast heel herkenbaar? Maar er zijn oplossingen en sommige zijn verrassend eenvoudig.

Als coördinator of teamleider hebt u vaak uw sporen verdiend op het vakgebied waarin u werkzaam bent. U verstaat uw vak, bent inhoudelijk op de hoogte en werkt enthousiast in uw – nieuwe - rol als coördinator of teamleider. Dat betekent medewerkers aansturen en coachen, vaak zonder bevoegdheden. Er ligt veel op uw bord en toch is de invulling van uw rol onscherp. Rollen van coördinatoren en teamleiders in de diverse domeinen worden verschillend ingevuld en dat is logisch, maar ook lastig, want een eenduidige invulling van deze functie is niet te geven. Des te belangrijker is het om voor uzelf helderheid te creëren wat betreft de verdeling sturen op inhoud en proces en wat dat precies in gedrag betekent. Verwachtingenmanagement dus. Onduidelijkheid leidt soms tot onnodige werkdruk.

Wat is een mooie oplossing? Functies volledig dichttimmeren is onmogelijk. Meer helderheid in de functie van coördinator/teamleider en meer grip op de uitvoering en het aansturen van medewerkers kunt u bereiken door de volgende 3 tips en trucs eens toe te passen:

1. Bepaal voor uzelf (en met uw afdelingshoofd) wat het doel (en de verdeling) van uw functie is en wat dat betekent in gedrag en uitvoering. Duidelijkheid creëert rust, maar zorgt er ook voor dat er effectief kan worden gestuurd.
2. Zorg dat uw kennis hebt van het krachtenveld om u heen. Maak in ieder geval een teamanalyse van uw medewerkers en weet hoe ze zijn te motiveren. Voorwaarde is wel dat u zelfkennis en zelfreflecterend vermogen hebt.
3. Train uw helicopterview. Alleen breed kijken en denken bevordert integraliteit. Organisatiebelangen zien en vooropstellen maakt dat u eigenaarschap creëert. Dat is onmisbaar voor de spilfunctie van coördinatoren en teamleiders.
4. Zorg dat uw rugzak gevuld is met beïnvloedingstechnieken die u kunt inzetten om uw team en uw medewerkers vooruit te helpen. Het stellen van goede vragen bijvoorbeeld, lijkt gemakkelijk en valt nog weleens tegen in de praktijk. Leer goed luisteren en de juiste vragen stellen, zowel bij uw medewerkers, uw leidinggevenden als de politici en u zult effectiever kunnen sturen richting uw doelen 

Wellicht kunt u met deze tips en trucs al een heel eind uit de voeten. Mocht u meer kennis willen vergaren, kijk dan eens bij de Leergang voor Coördinatoren en Teamleiders. Na het volgen van deze training:

• Hebt u inzicht in uzelf (persoonlijke drijfveren) en anderen en weet u met diverse technieken situaties en mensen effectief te beïnvloeden/coachen.
• Hebt u meer helderheid over de rol van de coördinator/teamleider in relatie tot de eigen organisatie.
• Bent u bekend met praktische theorieën op het gebied van HRM, financiën, bedrijfsvoering, communicatie en coaching.
• Hebt u door de eigen praktijk centraal te stellen een link kunnen leggen met theorie en praktijk en bent u in staat de leerstof te integreren in uw werk.
• Bent u door training vaardiger in de 4 kerncompetenties van de operationele manager: coach, uitvoerder, ondernemer en veranderaar. 

Coördineren is lastig. U bent niet eindverantwoordelijk of bevoegd, maar dat voelt u wel vaak zo. Zoals zo vaak komt het aan op logisch mensenwerk. Maar dan wel vanuit duidelijkheid en met een duidelijk doel. Liever aan het stuur, ook al is het niet uw bus, dan achterin zonder te weten waar u heengaat…