Vakmanschap, vertrouwen en verbinding

“Veiligheidsregio Drenthe is een organisatie met veel dynamiek. Onze focus was vooral gericht op kwaliteit, procedures, het vastleggen van deze procedures in handboeken, en controleren. Dat is nog steeds belangrijk, maar we zien ook een verschuiving. Wij worden nog vaak vanuit onze expertrol gevraagd, terwijl die rol steeds meer verschuift naar advies geven en voorlichten. In onze organisatie hechten we veel waarde aan verbinden en samenwerken. Onze kernwaarden zijn niet voor niets drie ‘v’s: vakmanschap, vertrouwen en verbinding. Vanuit eigen initiatief adviseren, samenwerken en de verbinding zoeken.” Aan het woord is Janna Kuipers, sinds 1 maart 2014 werkzaam als P&O-adviseur bij Veiligheidsregio Drenthe (VRD).

Het doel van VRD is de veiligheid van de inwoners en bezoekers van Drenthe vergroten. Voor de medewerkers van VRD is een belangrijke taak weggelegd betreffende preventie, voorlichting en advisering. Binnen de regio werken hulpverleningsorganisaties zoals de politie, brandweer en de geneeskundige diensten samen met vele andere partners. Denk hierbij aan Defensie, energie- en waterbedrijven en waterschappen. Samenwerken en klantgerichtheid zijn belangrijke competenties voor de medewerkers van VRD.

Van expert naar adviseur

“Onze medewerkers zijn veel meer bekend met hun rol als expert en minder met een adviserende rol. Het is best een omslag voor bijvoorbeeld de brandweer om op burgers af te stappen en advies te geven over brandveiligheid in huis. Een adviserende rol vergt andere, nieuwe vaardigheden. Dat is wennen. De brandweer heeft altijd een controlerende en toezichthoudende rol gehad, denk maar aan het controleren of panden voldoen aan de wettelijke eisen op gebied van brandveiligheid. Nu vragen we van dezelfde medewerkers om op burgers af te stappen, hun huis binnen te gaan en ze te overtuigen goede preventieve maatregelen te nemen.”

Het is niet zo dat alle procedures en processen verdwijnen bij VRD. Brandweerposten dienen altijd voorbereid te zijn en volgens de vaste procedures te werken. Toch is er nu meer aandacht voor wat de klant wil. Deze klantgerichtheid komt ook op een andere manier tot uiting in de organisatie. “Bij ons is ‘oefenen op maat’ een bekende term geworden. Dit betekent dat die situaties geoefend worden die regelmatig in de regio voorkomen. En het toepassen van dit soort maatwerkoefeningen vraagt ook enkele andere vaardigheden van onze medewerkers, zoals flexibiliteit en initiatief tonen”, aldus Janna Kuipers.

Welk type adviseur ben ik?

VRD zit sinds 1 januari 2014 onder een dak met de GGD. Zij werken nauw samen als het gaat om ICT, facilitaire zaken, leiderschapstrajecten en trainingen. Is deze samenwerking eigenlijk de aanleiding geweest om een trainingstraject op te zetten? “Nee,” geeft Janna aan, “die vraag kent een andere oorsprong. In eerste instantie kwam de vraag vanuit de financiële afdeling. Zij zochten naar een manier om hun medewerkers meer als adviseur te laten optreden, en minder vanuit hun rol als financiële experts. Wat wil die manager nu echt weten over de financiën, in plaats van het alleen maar aanleveren van financiële rapportages. Het nemen van initiatief en doorvragen is erg belangrijk. Je expertise als financial verdwijnt meer naar de achtergrond en je rol als adviseur komt op de voorgrond.”

P&O wilde graag de juiste ondersteuning bieden om die adviseursrol goed in te vullen. Janna startte hierop een intern onderzoek. “Het was mij snel duidelijk dat een training Adviesvaardigheden de financiële adviseurs zou helpen. Bovendien zag ik meer collega’s worstelen met de vraag hoe zij zo’n adviserende rol konden oppakken.” Na een offertetraject met drie trainingsbureaus is de keuze gevallen op Bestuursacademie Nederland. Het prettige contact met en vertrouwen in Judith Heyliger, trainer/adviseur, en het feit dat zij voorstelde om te starten met een test heeft de doorslag gegeven. Deze test (gebaseerd op spiral dynamics) heeft veel inzicht gegeven in de drijfveren, waarden en het gedrag van de adviseurs. Zij zijn aan de slag gegaan met de vraag wat voor een type adviseur ze zijn. Een goed vertrekpunt voor de training.

“Voor ons was het belangrijk dat de trainer een goede vertaalslag zou maken naar de praktijk van de deelnemers. Judith ging goed in op vragen vanuit de groep. Onze medewerkers konden hun eigen cases inbrengen en dat maakte het programma flexibel. Daarnaast heeft Judith ook een bestuurlijke ‘antenne’. Zij weet wat er speelt bij adviseurs en is bewust van hun positie in de maatschappij. ” Uiteindelijk zijn ruim veertig medewerkers door Bestuursacademie Nederland getraind in adviesvaardigheden.

Uitdagingen voor de toekomst
“We willen steeds meer werken vanuit onze kernwaarden. Het zelforganiserend vermogen zal toenemen. Zo willen we meer naar management op afstand gaan en dat vraagt grote betrokkenheid vanuit de teams. Hoe dit proces zal verlopen, weten wij nog niet. Bij sommige teams zal er meer sturing nodig zijn dan bij andere. Belangrijk is en blijft dat je met plezier je werk kunt uitoefenen, dat je zelf op zoek gaat naar verbinding en dat je hierin je eigen verantwoordelijkheid neemt!”