Teamontwikkeling in Hollands Noorderkwartier

 “Er is meer begrip voor elkaar en problemen worden bespreekbaar gemaakt.”

Het Bedrijfsbureau Waterketen van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier ondersteunt en ontzorgt de afdeling Waterketen in haar planning & control-cyclus, financieel beheer, beheer van kwaliteit en arbozaken en bij secretariële werkzaamheden. Het team is samengesteld uit medewerkers, die op verschillende locaties werkzaam zijn. Mede naar aanleiding van een reorganisatie wordt van de medewerkers een meer zakelijke en pragmatische opstelling verwacht. Daarnaast is meer uniformiteit in de manier van werken gewenst. Collega’s moeten meer als interne klant worden gezien. Dit vraagt om een ander manier van samenwerken, meer eigen initiatief en proactiviteit. Maar ook om het professioneel omgaan met feedback en reflectie op de eigen rol en houding. De Bestuursacademie is gevraagd de ontwikkeling van dit team te ondersteunen.

De medewerkers van het Bedrijfsbureau Waterketen

Onze aanpak
Na overleg met de opdrachtgever Jacintha Meijer, teamleider van het Bedrijfsbureau zijn we tot de conclusie gekomen dat de medewerkers gebaat zouden zijn bij een beter inzicht in de drijfveren, houding en gedrag van hun collega’s. Naar aanleiding hiervan zullen medewerkers effectiever met elkaar gaan samenwerken. Het team zou daarnaast gebaat zijn inzicht te krijgen in de sterke en minder sterke punten. Op basis hiervan kan inzichtelijk worden gemaakt op welke punten ontwikkeling gewenst is.

Profile Dynamics®
Hiervoor is gebruik gemaakt van Profile Dynamics®. Dit instrument maakt duidelijk waar mensen energie van krijgen in hun werk en wat energie kost, de wijze waarop zij omgaan met veranderingen en hoe besluitvaardig of overtuigend zij zich kunnen opstellen. Na het invullen van een online vragenlijst wordt en persoonlijk profiel geschetst op basis van zeven verschillende denk- en gedragssystemen, elk aangegeven met een kleur. De persoonlijke profielen van alle medewerkers samen, vormen het teamprofiel. Alle deelnemers hebben voorafgaand aan de eerste trainingsdag de vragenlijst ingevuld. De resultaten zijn tijdens de eerste trainingsdag gezamenlijk in verschillende werkvormen besproken. Hierdoor hebben medewerkers inzicht gekregen in de wijze waarop anderen denken en handelen. Dit helpt mensen effectiever samen te werken en professioneel om te gaan met het geven en ontvangen van feedback. Op basis van teamprofiel zijn verbeterpunten geïnventariseerd.

Klantvraag
Om interne klanten beter te kunnen helpen bleek het wenselijk de medewerkers van het bedrijfsbureau beter te leren doorvragen om de aanleiding van klantvraag te achterhalen. Ook het bewaken van de afspraken en het proactief vertalen van signalen (wat is het probleem) naar activiteiten (wat gaan we daadwerkelijk doen)  kon worden aangescherpt. Hierbij is gekozen voor het werken met praktijkcases. Daarbij is in werkgroepen getraind op het terugkoppelen van het resultaat met de opdrachtgever. Vervolgens zijn is gezamenlijk op verbeterpunten, voornemens en belemmeringen gereflecteerd.

Resultaat
Door middel van Profile Dynamics hebben de medewerkers binnen het bedrijfsbureau zichzelf en elkaar beter leren kennen. “Elke medewerker pakt taken en verantwoordelijkheden op een eigen manier op en hanteert een persoonlijke werkwijze en manier van communiceren. Daarbij is het geen kwestie van goed of fout. Dit bewustzijn heeft de samenwerking binnen het team een stuk verbeterd”, aldus Jacintha Meijer. Ze vervolgt: “Verwachtingen kunnen nu beter worden gemanaged, is er meer begrip voor elkaar en problemen worden bespreekbaar gemaakt. Ook in de samenwerking andere interne opdrachtgevers. De deelnemers hebben veel meer inzicht gekregen in zichzelf. Dat hadden zij in een training nog niet eerder meegemaakt en wordt erg gewaardeerd.”

Het inzicht in elkaars drijfveren en handelswijze heeft ook het feedback geven en ontvangen makkelijker gemaakt. Daarnaast is geoefend met het geven en ontvangen van feedback. Medewerkers geven het nu sneller aan als hen iets dwars zit. Meijer: “Toch is dit nog niet altijd even makkelijk, aangezien medewerkers op verschillende locaties werkzaam zijn. Via de telefoon ontbreekt non-verbale communicatie. En een afspraak maken maakt feedback geven erg beladen”. In een vervolgtraining wordt gezamenlijk onderzocht welke belemmeringen in de praktijk worden ervaren en hoe deze overwonnen kunnen worden.  “De medewerkers waren erg tevreden over de trainer Maarten van Diggelen. Op voorspraak van de deelnemers gaat hij dan ook de vervolgtraining verzorgen”, aldus Meijer.

Informatie
Meer informatie over deze opdracht of over de mogelijkheden bij teamontwikkeling in uw organisatie krijgt u van Maarten van Diggelen via telefoon 06 15 05 16 29 of m.van.diggelen@bestuursacademie.nl.