Contact maken met burgers

Heb je de (digitale) bijeenkomst ‘Kompas 2022: Echt contact met inwoners’ van onze partner Binnenlands Bestuur gemist? Wij hebben een aantal praktische tips van de sprekers voor je samengevat.

Communicatievaardigheden steeds belangrijker voor bestuurders

“Je inzetten voor de samenleving kan niet zonder contact met de mensen om wie het gaat”, stelde burgemeester van Vijfheerenlanden Sjors Fröhlich tijdens Kompas 2022. Als bestuurder krijg je een steeds publiekere rol. Alleen door echt contact te maken met burgers kom je te weten wat er bij hen leeft. Andersom weten burgers bestuurders ook beter te vinden. Hoe je dit contact onderhoudt, is erg belangrijk. Want als je betrokken bent, luistert naar burgers en vervolgens opvolging geeft aan de acties die uit het contact voortkomen, vergroot je het vertrouwen in de overheid.

Effectieve communicatie = interactie en acceptatie

Als je met burgers communiceert, is er altijd een doel dat je wilt behalen. Communicatie is pas effectief als de boodschap op de juiste manier bij de ontvanger aankomt en je daarmee het gewenste doel behaalt. Of een boodschap juist ontvangen wordt, hangt af van de kwaliteit van de boodschap. De kwaliteit versterk je door duidelijk te zijn: kom tot de kern en gebruik goede argumenten ter onderbouwing. Daarbij is het belangrijk dat de boodschap geaccepteerd wordt. Mensen reageren op wat ze non-verbaal zien. Als je als spreker ontspannen een verhaal vertelt, kom je zelfverzekerder over en hebben luisteraars meer ruimte om het verhaal rustig in zich op te nemen. Zo neemt de kans op acceptatie toe.

Wat voor een spreker ben jij? Analyseer het eens! Ben je ontspannen? Ben je terughoudend en bevries je snel? Of ben je een gespannen vechter? Als je weet wat je nu doet, kun je er makkelijker grip op krijgen en zorgen dat je een ontspannen spreker wordt (of blijft). 

5 tips voor duidelijke en effectieve communicatie: 

1. Wees jezelf, authentiek, geloofwaardig en benaderbaar. Let er daarbij op dat je niet een communicatiestijl toepast die niet bij jou past, want dat leidt er niet alleen toe dat je niet jezelf bent, je komt ook minder geloofwaardig over.
2. Zorg dat je ontspannen bent en dat dat terug te horen is door daadkracht en warmte in je stem. Vertrouw daarvoor op jezelf en op je lijf. Als je gestrest bent, probeer dan je middenrif los te laten en je schouders te laten zakken. In je hoofd word je dan vanzelf weer ontspannen. 
3. Zoek zelf toenadering. Daarmee maak je duidelijk dat je geïnteresseerd bent in de ander. Ook als iemand kritisch is, is het goed om zelf contact op te nemen. Dan kun je onderzoeken wat er precies aan de hand is en of je er iets aan kunt doen. 
4. Toon je betrokkenheid door goed te luisteren en je te verdiepen in je gesprekspartner. Luister naar zorgen, maar wees ook eerlijk: je kunt niet alles oplossen. Een duidelijke boodschap is belangrijk, ook als het geen goed nieuws is. Neem daarom mensen zo concreet mogelijk mee in wat er gebeurt en vooral waarom.
5. Reageer je op een probleem, vraag of verzoek? Laat weten dat je er mee aan de slag gaat in plaats van meteen met een oplossing of antwoord te komen. Dan is het gevaar minder groot dat je valse beloftes doet. 

Benieuwd naar het hele verhaal? De volledige presentaties van Kompas 2022 en de uitreiking van de Beste Bestuurder 2021 kun je hier terugkijken: Terugblik op de livestream van Kompas 2022.