Archivaris 2.0

Wie herinnert zich nog WordPerfect 5 met het roemruchte onderwaterscherm? Of de terminals van Wang? Lang waren zij het ijkpunt voor kantoorautomatisering, maar de documenten van toen, zijn niet vanzelfsprekend te lezen op de pc's van 2008. Wat nu, als het voor beleidsonderzoek of verantwoording belangrijk is om de ontstaansgeschiedenis van een wet of verordening in detail te reconstrueren?

Digitale dementie ligt op de loer en dat is een stuk ernstiger dan de klassieke valkuil van dossiers die in een la blijven liggen in plaats van de stap naar het archief te maken. Papier heeft bij verwaarlozing betere overlevingskansen dan cd-roms, harde schijven en floppy's. Bij pensionering, verhuizing of reorganisatie duiken de verweesde traditionele dossiers altijd op en iedereen kan zien waar een document over gaat.

Voorzitter Fred van Kan van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN): 'Informatie op papier is zonder bemiddeling van een systeem leesbaar. In de papieren chaos kan daarom zelfs op lange termijn nog ordening worden gebracht. Digitale informatie daarentegen bestaat niet zonder een drager die via hardware benaderbaar is en kan niet zonder applicatie die de bits en bytes leesbaar maakt; bovendien verouderen drager en applicatie voortdurend.'

Het advies Informatie: grondstof met toekomstwaarde van de Raad voor Cultuur en de Raad voor Openbaar Bestuur schetst grote zorgen over de tekortschietende aandacht voor een ordentelijke informatiehuishouding (zie Binnenlands Bestuur 15, 11 april). Rechtsstatelijke waarden als transparantie, zorgvuldigheid, toegankelijkheid, verantwoording en verantwoordelijkheid zijn in gevaar.

Zo'n ongeluk schuilt in een klein hoekje. Het kan bijvoorbeeld te veel moeite zijn om te achterhalen wat er schuilgaat achter de bits en bytes op een floppy uit de la van de vertrokken gemeentesecretaris. Weggooien als 'onbruikbaar' is dan de makkelijkste oplossing - en verdwenen zijn de vertrouwelijke notities over talloze collegevergaderingen, een goudmijn voor onderzoekers.

Maar wat doet zo'n floppy dan ook in een bureaulade? Kees Duijvelaar, senior beleidsmedewerker informatiebeleid bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, zegt dat digitale informatie nog meer zorgvuldigheid vereist dan papier: 'In de eerste plaats is een strak versiebeheer nodig, omdat heel gemakkelijk allerlei versies, in allerlei richtingen, verspreid kunnen worden. In de tweede plaats gaat het om duurzaam beheer. Digitale informatie hoeft niet te verdampen waar je bijstaat, maar zonder adequate maatregelen is dat risico groot.'

De archivaris wil wel, blijkt uit alle studies, rapporten en investeringsvoorstellen. Zowel het Nationaal Archief als de Koninklijke Bibliotheek werken aan e-depots voor het behoud van digitale documenten. Van Kan: 'Het is geen onmogelijke, wel een grote opgave. De professie is er klaar voor en wil de handschoen graag oppakken.' Archief 2.0 vraagt om een archivaris 2.0, vindt Chido Houbraken, adjunct-inspecteur bij de Provinciale Archiefinspectie Flevoland: 'Een hoog opgeleide archivaris die kennis en kunde bezit op het gebied van de moderne informatiehuishouding en de laatste informatiseringsontwikkelingen, gecombineerd met de al ingebedde kennis en kunde over archivistische uitgangspunten.'

Vakkennis

Maar de trend ging jarenlang de andere kant op: het toezicht op de kwaliteit van archieven ligt onder vuur, de Archiefschool gaat na een samenwerkingsperiode op in de Universiteit en Hogeschool van Amsterdam, en voor het leiden van een archiefbewaarplaats lijkt een gebrek aan vakkennis geen bezwaar meer. Zelfs de op 1 januari aangetreden nieuwe directeur van het Nationaal Archief, Martin Berendse, begon zonder archiefdiploma. Hij doet de studie alsnog, aangezien de wet voorschrijft dat de Algemeen Rijksarchivaris gediplomeerd moet zijn, maar volgens onafhankelijk archiefdeskundige Eric Hennekam was de benoeming in september een geval van vriendjespolitiek: een hoge ambtenaar van het ministerie van OCW kreeg de functie waarvoor alle Nederlandse archivarissen bij voorbaat niet geschikt waren bevonden.

Inmiddels heeft de opleiding al voor de diploma-uitreiking resultaat: Berendse is blijkens interviews in de vakpers besmet met het archivarissenvirus. Ook hij spreekt over de waarborg die een goed archief is voor openbaarheid en transparantie van bestuur en hij hamert op de noodzaak van politieke aandacht voor de kwaliteit van overheidsinformatie. Het is niet onopgemerkt gebleven bij criticaster Hennekam: 'Martin Berendse zal het prima doen, al blijf ik het niet eens met de manier waarop hij is benoemd. Hij komt op het juiste moment bij de juiste instelling.' Het oude zeer van de aanstelling zeurt nog even door: er loopt een onderzoek van de Nationale Ombudsman naar de sollicitatieprocedure dat naar verwachting rond de zomer klaar is. En zolang de baas niet geslaagd is, vervult de wel gediplomeerde Paul Brood als waarnemend Algemeen Rijksarchivaris de vacature.

Volgens Van Kan heeft de archiefwereld lang het kopje laten hangen terwijl de buitenwereld zich van alles in het hoofd haalde over de vermeende stoffigheid van de sector. 'De traditionele archivaris, die zich richt op de historische archieven en zich niet bekommert om de (digitale) archiefvorming, is allang uitgestorven. '

Ook Houbraken signaleert een tegenbeweging, waarvan het advies van de raden voor cultuur en openbaar bestuur een uiting is. 'Soms moet het eerst slechter worden, voordat het beter wordt. De laatste jaren is er uit onwetendheid en blinde bezuinigingsdrift veel afgebroken in het archiefwezen. Nu spreken de adviesraden hun grote zorg uit over de uitholling. Het rijk maakt echt werk van het project Informatie op Orde, de provincies zien niets in de door de Commissie Oosting voorgestelde afschaffing van het archieftoezicht en bijvoorbeeld in Gelderland is twee van de acht miljoen euro extra voor cultuur naar gemeentelijke archieven gegaan.'

Geld alleen is niet genoeg, benadrukt Houbraken: 'Het archivarissenbestand begint onder een kritische grens te komen, terwijl goede, geordende en toegankelijke (overheids)informatie zo langzamerhand tot de mission critical means behoort. De archivaris is dé professional voor gewaarborgd beheer van deze informatie.' Hennekam voorziet personeelstekorten doordat veel ervaren krachten met pensioen gaan. 'Ik vraag me af of er voldoende aanwas is.'

De archief-watcher, docent archiefonderzoek en beheerder van www.archieven.org vindt het kennisniveau nu al onvoldoende: 'Er moet wel wat veranderen. Het zou een hoop problemen oplossen als de archiefwereld net als de gezondheidszorg gaat werken met accreditatie en verplichte bijscholing. Een arts moet gewoon zijn punten halen om bij te blijven.'

Archivarissen moeten zich kunnen meten met ict-leveranciers die gouden bergen beloven, vindt Houbraken, én ze moeten binnen hun organisatie gewicht in de schaal leggen. 'Digitale archieven die nog met grote regelmaat in de organisatie gebruikt worden, overleven het wel. Het zijn vooral de langetermijn digitale archieven - dus ouder dan drie jaar - die het loodje leggen. Techniek en procedure zijn hier niet de probleemgevallen. Het gaat vooral om attitude. De huidige generatie beslissers heeft een 'na ons de zondvloed'-mentaliteit.'

Volgens Van Kan willen moderne archivarissen het initiatief nemen bij projecten die verband houden met informatiehuishouding, waar de e-overheid mee bezig is. De sector mag dat niet overlaten aan ict-deskundigen en managers. 'Nederland beschikt over goed opgeleide, professionele archivarissen, die klaar staan om hun rol op te pakken. Maar dat kunnen ze niet zonder steun op hoog ambtelijk en bestuurlijk niveau.'

Moeten rijk en gemeenten hun ambities over de e-overheid dan maar temperen zolang het informatiebeheer niet op orde is? 'Laten ze hun ambities vooral nastreven. Dat versterkt de behoefte aan een goed informatiebeheer.'

Geen burger die een pas op de plaats zou pikken, meent Houbraken: 'De technologische ontwikkelingen denderen door en de overheid kan daar niet in achterblijven. Ik zou het eerder omdraaien: gezien de ambities van de overheden op dit gebied, moeten ze als de donder zorgen dat het informatiebeheer in orde komt.'

Twee belangrijke stappen worden binnenkort gezet, kondigt hij aan. Het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecties (LOPAI) komt met de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden. Die beschrijft een procedure om papieren archieven op verantwoorde wijze te digitaliseren en als nieuw 'origineel' te bestempelen.

Provinciebesturen zijn bezig deze in februari opgeleverde richtlijn vast te stellen, waarna de gemeentelijke en regionale archiefdiensten ermee aan de slag kunnen. Voor de zomer volgt in samenwerking met Het Expertisecentrum (HEC) een checklist voor inrichting en beheer van een e-depot, waar digitale archiefstukken voor de lange termijn net zo veilig kunnen worden bewaard als in de traditionele archiefkluizen. Dat is een echte archiefrichtlijn, dus lange termijn betekent hier iets waar ict-kringen zich niets bij voor kunnen stellen: meer dan honderd jaar.