Optimaal gebruik maken van data bij de overheid?

Data, digitalisering en automatisering bieden gemeenten grote kansen

Maar gemeenten laten die nog vaak liggen, stelde onder meer Jan Peter Balkenende in de AFAS-talkshow De kracht van data gedreven werken binnen overheidsorganisaties. Bart Grootveld, productmanager overheid bij AFAS én gastheer van de talkshow, vertelt hoe je begint. ‘Iedere stap is er één. En de eerste voelt vaak het lastigst.’

Over wat voor kansen hebben we het eigenlijk?

‘Als gemeente heb je beperkte middelen. Je wilt deze middelen zo goed mogelijk inzetten voor je inwoners - of het nu om geld of menskracht gaat. Dat was altijd al ingewikkeld. Gemeentes zijn niet zomaar organisaties. Zo opereren in een ingewikkeld politiek krachtenveld, dragen een grote verantwoordelijkheid, en leveren een breed scala aan diensten, van afvalbeheer tot stadsplanning en maatschappelijke ondersteuning tot onderwijs.'

Bovendien nadert het zogeheten ‘Ravijnjaar’ in 2026. Gemeenten moeten in 2026 meer doen met minder financiële middelen. Tegelijkertijd moeten ze wel voldoen aan de hoogste standaarden voor privacy, transparantie en cyberveiligheid. En dit in alle verschillende domeinen waar ze werken.
Slim digitaliseren en automatiseren verzacht deze pijn. Met de juiste software werk je sneller, efficiënter, veiliger én transparanter.'

Maar hoe breng je je digitalisering dan zo goed mogelijk op orde?

‘Door gewoon te beginnen. Dit klinkt misschien een beetje flauw, maar het is wel wat wij in de praktijk zien. Continu met kleine stapjes innoveren is effectiever dan tot in het oneindige plannen maken die dan weer in een kast verdwijnen. Als je je eenmaal realiseert dat er veel kansen liggen, zie je op honderd plekken hoe dingen handiger kunnen. En als je goed zoekt, is er heel vaak sprake van laaghangend fruit. Overheidsbedrijven die aandacht hebben voor innovatie, hoe klein ook, zijn vaak al veel verder dan organisaties die die aandacht niet hebben.

Gelukkig hoef je bij dat innoveren niet altijd het wiel opnieuw uit te vinden. Dat kwam ook in de talkshow heel duidelijk naar voren: ga de samenwerking aan! Gemeenten werken gelukkig al vaak samen en dat is fantastisch. Maar zoek deze samenwerking ook met het bedrijfsleven. Hier zit namelijk ongelofelijk veel kennis en kunde waar overheidsbedrijven óók heel veel aan hebben. Bijvoorbeeld bij AFAS als het gaat om het optimaliseren en automatiseren van je processen.

Veel commerciële organisaties hebben bijvoorbeeld contact met hun klanten al volledig gedigitaliseerd. Je praat vaak met een (AI) chatbot, of wordt met slimme digitale tools naar de juiste plek verwezen. Bij veel gemeenten moet je nog steeds naar een fysiek loket. Dat kost iedereen veel tijd, energie en geld.’

Beter goed gejat dan slecht bedacht dus?

‘Absoluut! Nou gaan overheidsbedrijven op sommige topics natuurlijk wel een tandje dieper. Veiligheid en privacy zijn onderwerpen die altijd centraal staan. Maar ook hier kunnen bedrijven je prima over adviseren en ontzorgen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op dat applicatielandschap waar we het eerder over hadden. Gemeenten werken vaak met honderden applicaties, doordat ze zoveel taken hebben in verschillende domeinen. Het beheren van deze applicaties is een grote uitdaging. Vooral als er veel databases en datastromen zijn, is het lastig om alles onder controle te houden. Eigenlijk wil je toewerken naar één centrale bron waarin alle informatie samenkomt en er slechts één versie van elk stukje informatie bestaat - één bron van waarheid. Dit wordt al beoogd met ontwikkelingen als Common Ground. Maar dit allemaal ‘even’ zelf realiseren is natuurlijk een ander verhaal.'

Kan AFAS daarbij helpen?

'Het antwoord is: Ja. Door gebruik te maken van onze ERP-oplossing ontzorgen we onze klanten op heel veel verschillende vlakken. Zo werken al onze klanten volledig in de cloud welke voorzien is van de allerbeste technieken op het gebied van cybersecurity – in lijn met wat de BIO voorschrijft. We helpen onze klanten natuurlijk met het digitaliseren en automatiseren van processen maar stroomlijnen ook zaken als autorisatie, privacy en geautomatiseerde controles. We helpen je om je bedrijfsvoering slim te kunnen doen vanuit één geïntegreerd systeem. Hiermee leg je een ijzersterk fundament voor je gehele applicatielandschap. En dat allemaal direct uit de doos. 

En laat deze ERP-oplossing nou nét beschikbaar komen voor de gemeente- en provincie branche in onze nieuwe update; genaamd ‘Profit 3’ deze zomer. Ik ben ervan overtuigd dat AFAS op het gebied van ERP echt de frisse wind is die deze sector nodig heeft, en ik kijk ernaar uit om samen te werken met vele verschillende gemeenten. Wanneer de basis eenmaal op orde is, heb je meer tijd en ruimte voor innovatie.'

Heb je de talkshow nog niet gezien? Bekijk het hier terug!