Flexibel ouderschapsverlof opnemen?

Als werkgever zit je vooral niet te wachten op administratieve rompslomp en wil je inzicht in je bezetting. Daarom heeft AFAS de functionaliteit geoptimaliseerd en opnieuw geïntroduceerd zodat het beter toepasbaar is voor meer branches. Zo ook voor de overheid en onderwijs branche. Het resultaat? Gemak voor de werkgever én de medewerker. 

Met een kindje dat net geboren is zit je op een roze wolk. En daar wil je voorlopig niet vanaf. Bof jij even, want sinds 2 augustus 2022 hebben beide ouders naast onbetaald ouderschapsverlof recht op betaald ouderschapsverlof. Beide ouders krijgen de eerste 9 weken van de 26 weken een uitkering van het UWV. De verlofuitkering bedraagt 70 procent van je dagloon en maximaal 70 procent van het maximumdagloon. Er is slechts één voorwaarde: dat je deze 9 weken opneemt in het eerste levensjaar van je kind.

Aan werkgevers de taak om die wetgeving zo goed mogelijk op te volgen. Daarbij rijst natuurlijk de vraag: hoe doe je dat? Hoe richt je het administratieve proces rond betaald en onbetaald ouderschapsverlof zo in dat dit voor zowel je organisatie als je medewerker vlekkeloos verloopt? Dat is nog niet zo eenvoudig. Maar het is wel belangrijk. Denk aan de afdeling payroll, die moet zorgen voor een kloppende loonstrook. En denk aan de afdeling HRM, die altijd scherp moet hebben wie wanneer verlof heeft. De organisatie moet immers doordraaien. En dus is een kloppende bezetting essentieel. 

Geluisterd naar de markt

Veel organisaties waren tevreden met de bestaande functionaliteit, maar we hoorden ook geluiden uit andere sectoren dat deze niet altijd aansloot bij hun specifieke behoeften. Met de lancering van de nieuwe functionaliteit is hier nu verandering in gekomen.
 
‘We hebben geluisterd naar de markt en zijn met de feedback aan de slag gegaan’, vertelt Succesmanager Jarno ter Doest. ‘Op basis van de wensen van onze klanten hebben we nieuwe functionaliteit ontwikkeld. We hebben ouderschapsverlof en geboorteverlof geautomatiseerd, op een manier die het proces makkelijk maakt voor zowel de werkgever als de medewerker. Het voelt goed dat we de doelgroep hier blij mee kunnen maken.’

Voor onderwijs en overheid heeft AFAS nog iets extra’s in petto. Die sectoren kennen namelijk nog een tweede betaalde verlofpot. Jarno: ‘Voorheen hadden we dat nog niet optimaal opgelost in onze software. Daar hebben we nu functionaliteit voor ontwikkeld. Daardoor kunnen medewerkers makkelijker verlof opnemen en helpen we organisaties om te voldoen aan de wetgeving, die in dit geval net wat uitgebreider is.'

Verlof boeken

Wat is er nieuw? Jarno neemt ons mee door het proces: ‘Om met de werkgever te beginnen: die legt het verlofrecht op ouderschapsverlof en geboorteverlof eenmalig vast. Alle andere processen verlopen via InSite. De eerste stap voor de medewerker is dat hij zijn nieuwe kind zelf vastlegt. Het saldo ouderschaps- en geboorteverlof wordt vervolgens automatisch toegekend.’

‘Daarna boekt de medewerker verlof’, vervolgt Jarno. ‘Dit gebeurt net als de andere verlofsoorten in de Pocket App of in het ouderverlofportaal op InSite. Hier kun je dus aangeven hoe je je verlof opneemt. Het is fijn dat de software je hierbij ondersteunt. Bij onbetaald verlof is er direct inzicht in het nieuwe salaris. Het mooie is ook: bij het boeken ontstaan er workflows zodat de HR-afdeling een vinger aan de pols kan houden.’

Gewenste flexibiliteit

Wat dit brengt? In elk geval minder handmatige handelingen en dus een tijdsbesparing. De administratieve rompslomp is verleden tijd. Maar vooral biedt deze nieuwe functionaliteit de zo gewenste flexibiliteit. 

Jarno: ‘Voorheen hadden we ouderschapsverlof ondergebracht in het rooster. Het is repeterend en altijd gelijk, dachten we. Maar de praktijk bleek weerbarstig. Het kan zijn dat je normaal op vrijdag betaald ouderschapsverlof geniet, maar een week later voor donderdag kiest. Daar was lastig mee om te gaan in de administratieverwerking. Nu medewerkers de verlofaanvraag makkelijk zelf kunnen boeken, wordt dat flexibel. Dat is voor iedereen handig, want als organisatie heb je daardoor meer zicht op de voorspelbaarheid van je bezetting.’ 

Komt hij meteen op het volgende voordeel van deze nieuwe functionaliteit. De software biedt namelijk ook inzicht. ‘De medewerker heeft gemakkelijk inzicht in het ouderschapsverlofsaldo’, vertelt Jarno. ‘Voor payroll is het prettig dat je voor loonberekeningen de volledige en kloppende data tot je beschikking hebt. Die loonstrook moet immers kloppen, óók voor de belastingdienst. En voor de hele organisatie is het fijn dat je de beschikbaarheid van alle medewerkers op één plek kunt zien. Dat moet wendbaar en voorspelbaar zijn, zodat je als organisatie je doelstellingen kunt behalen.’