Ik ben een programmamanager!

Mooi als je op LinkedIn rondstruint en in je netwerk oude bekenden tegenkomt. Het valt me op hoeveel zich de titel programmamanager hebben aangemeten. Iedere zichzelf respecterende publieke of private organisatie hebben er een paar nodig. Maar wat doet een programmamanager eigenlijk? En hoe kan hij het programma testen en verbeteren?

Als ik met programmamanagers spreek, hebben ze allemaal een duidelijk verhaal, een afbakening, een koers of een doel. Vaak wel in (totaal) verschillende richtingen. Zo hoor ik over de uitrol van een paar honderd laadstations, het plaatsen van kilometers geluidsschermen of de renovatie van honderden gebouwen in één vastgoedportefeuille. Een programma gaat dan over het efficiënt organiseren van talrijke, gelijksoortige projecten. Focus ligt op standaardisering en automatisering. Ook vaak zie ik dat de programmanager bezig is met het realiseren van (corporate) ambities van (publieke) strategieën. Denk aan duurzaamheid, klimaatadaptatie, energietransitie en CO2 reductie. Maar ook over innovatie en digitalisering. De programmamanager richt zich dan vooral op het tastbaar maken van deze strategie en het uitvoeren van projecten die hieraan bijdragen. En dan zie ik nog de categorie programma’s die je eigenlijk net zo goed ‘mega-projecten’ kunt noemen. Hierbij ligt de nadruk op de programmatische beheersing van de complexiteit van de opgaven met veel stakeholders. Mooie voorbeelden zijn het Capital Programs zoals op Schiphol, de Noord/Zuidlijn of de verbreding van de A27.

Rode draad

Ik vind het mooi om de rode draad in al deze type programma’s te ontdekken. Termen die veel terugkomen gaan over meetbaar maken van doelen, kwaliteitsborging, stakeholder engagement, risicomanagement, standaardisering, dashboarding, value management en nog meer termen. Samen met collega’s vanuit de hele wereld hebben we deze elementen op een rij gezet en verzamelden er goede voorbeelden bij. Gevoed door diverse landen en verschillende klantprogramma’s van publieke en private sectoren kwamen we uit op een set van 20 ‘Standard Operating Procedures’. Zo ontstond de Arcadis Way of Program Management. Hierdoor leerden én leren we nog steeds veel van elkaar en passen de procedures toe in verschillende (nieuwe) programma’s. 

Doe de test!

Maar wat heb jij hieraan? Goede vraag en daarom zijn we stapje verder gegaan. Met de opgedane kennis hebben we een self-assessment ontwikkeld, die in 15 eenvoudige vragen de verschillende elementen die ik hierboven beschreef dekt. Je kunt dus voor jezelf, als organisatie, als programma of als bedrijf testen hoe volwassen je bent op die verschillende onderdelen van een programma. Ook je collega’s kunnen de test invullen. Op basis van benchmarks krijg je direct feedback op welke onderdelen je programma of organisatie goed in elkaar zitten. Maar ook op welke elementen je het eerst zou kunnen focussen om te verbeteren. Mijn tip is: ga niet overal tegelijk mee aan de slag, maar doe de belangrijke dingen eerst! Is de governance bijvoorbeeld niet helder genoeg in jouw organisatie, begin dan niet met implementatie van een kwaliteitsborgingssysteem. Of als je visie en strategie nog niet duidelijk is, start dan nog niet met het managen van de stakeholders.

En dan nog blijf je als programmamanager met vragen zitten: ‘Wanneer doe ik het goed?’, ‘Met welk resultaat ben ik tevreden?’ en ‘Wanneer is het klaar?’. Welkom in de wereld van programmamanagement. Anders dan de projectmanager is de programmamanager continu gericht op de onzekerheden. Door deze te omarmen, maak je je organisatie juist wendbaarder en de scope juist wat abstracter.

De vragen waarmee ik begon, zijn niet helemaal beantwoord. En toch ook weer wel. Ben jij benieuwd hoe jij het als programmamanager aanpakt, dan nodig ik je uit de self-assessment te maken. Veel plezier en succes!