Kantoorbezetting na Corona: welke strategie past u toe?

Onvrijwillig deden we door Corona allemaal mee aan het grootste thuiswerkexperiment ooit! Wereldwijd raakten kantoorwerkers noodgedwongen vertrouwd met videobellen, documentdelen, nieuwe social media en transformeerden zolderkamers tot thuiskantoor. Het gaf de beweging naar thuiswerken en digitaal samenwerken een enorme boost. Dit krijgt ingrijpende gevolgen voor onze kantoren, woningen en zelfs steden.

Internationaal onderzoek van Arcadis laat zien dat na Corona, thuiswerken bij veel organisaties speerpunt wordt. Meer dan voorheen werken medewerkers straks enkele dagen per week vanaf huis. Waarbij de thuiswerkplek vooral geschikt is voor autonoom en digitaal goed uitvoerbare taken en het kantoor vooral voor sociale contacten en creatieve klussen. Echter, op kantoor is niet iedereen de hele dag aan het vergaderen, ontmoeten of brainstormen. Werkplekken blijven dus ook gewoon nodig. En dus niet alleen voor medewerkers die door persoonlijke omstandigheden bewust naar kantoor komen.

Als straks de kantoren weer volledig heropenen treedt naar verwachting eerst een piek in de kantoorbezetting op. Na een lange periode van thuiswerken verwacht ik een sterke behoefte om weer naar kantoor te gaan. Hoe zal deze piek vervolgens afvlakken naar een stabiele situatie met meer thuiswerk dan voor Corona? Hoe houd je als huisvestingsmanager rekening met de thuiswerkplek en stuur je actief op de bezetting op kantoor of juist niet? Er zijn volgens mij verschillende strategieën mogelijk!

Plannen

De meest rigide strategie is het toewijzen van de beschikbare werkplekken door de huisvestingsmanager. Afdelingen, teams en medewerkers krijgen per week ‘kantoortijd’ ingepland. Zo stuur je strak op de bezetting van kantoor en thuiswerk. Hiermee balanceer je de kantoorbezetting over de week met een grote voorspelbaarheid en efficiency. Klinkt misschien wat traditioneel, maar kan voor specifieke medewerkersprofielen nog zeker van toepassing zijn. Denk  hierbij aan een callcenter of administratieve afdeling.

Reserveren

Bij de tweede strategie krijgen de medewerkers meer ruimte om het kantoorgebruik zelf te organiseren via bijvoorbeeld een werkplek reserveringsapp. De collega reserveert een plekje of zone op voorhand. Om het risico van ‘ver vooruit reserveringen’ en ‘no-show’ te beperken, kun je het maximaal aantal kantoorbezoeken per week vastleggen voor de verschillende medewerkersprofielen. De acceptatie voor het reserveren is als gevolg van Corona zeker gestegen. Een aantal organisaties zijn daarom al aan het experimenteren met verschillende reserveringsapps.

Autonoom

Een derde strategie is het kantoorbezoek niet reguleren en volledig vrij te laten. Hiermee sluit je maximaal aan op de persoonlijke behoefte van je medewerkers. Zeker voor netwerkorganisaties waar mensen in verschillende samenstellingen intensief samenwerken is het prettig als medewerkers zelf bepalen wanneer ze naar kantoor komen. De voorspelbaarheid van de kantoorbezetting is hier geringer.

Als het kantoor voor de organisatie dé plek is voor het uitdragen van de bedrijfscultuur, sociale binding en samenwerking werkt dit alleen als deze voldoende levendig is. Dan kunnen populaire en minder populaire kantoordagen ontstaan, met sterk variërende bezettingen gedurende de week. In dit scenario is de voorspelbaarheid van de nieuwe situatie (na de piekbezetting) complexer. Dit vraagt een goed inzicht in de verschillende medewerkersprofielen binnen de organisatie en hun behoeften op lange termijn.

En nu…

Met een verwachte heropening van de kantoren na de zomer is het verstandig om juist nu al na te denken over de kantoorbezetting en hierop voor te bereiden. Welke strategie of eventuele combinaties van strategieën past bij uw organisatie? Hoe wordt uw organisatie en de huisvesting hierop voorbereid? Mijn advies is om de komende periode te benutten om de juiste strategische afweging te maken.

Lars Dinnissen, senior huisvestingsadviseur Arcadis