‘t Nieuwe Werken

Honderden sollicitatiebrieven komen dezer dagen binnen in de emailboxen van het ministerie van Binnenlandse Zaken. De overheid blijkt in tijden van crisis een aantrekkelijke werkgever. ‘Om jongeren binnen te halen, is niet zo moeilijk. Die willen graag bij de departementen werken. Het punt is dat de crisis overgaat. Jongeren zullen dus weer uitstromen’, zegt Gerbrand Haverkamp (23), projectmedewerker bij het Programma Vernieuwing Rijksdienst. ‘De oudere garde vertrekt, dat weten we zeker. En dus gaat het om de vraag hoe we de jongeren vasthouden en nieuwe jongeren weten aan te trekken. Daarvoor is Het Nieuwe Werken hard nodig.’

 

Haverkamp hoort bij het team van acht medewerkers die het project Ambtenaar van de Toekomst voorbereiden. Dat team beschrijft – op basis van talloze gesprekken met ambtenaren en bijdragen via internet – het concept van Het Nieuwe Werken bij het Rijk. ‘Het moet werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger maken, voor zowel de organisatie als de medewerker. Het gaat daarbij vooral om een verandering van cultuur en mentaliteit, waarbij de nieuwste technologie helpt om de verbinding tussen mensen te maken.’

 

Haverkamp is niet de enige twintiger. Het oudste lid van het projectteam is 31. ‘Het Nieuwe Werken is het product van onze tijd. Jonge mensen zijn producten van de nieuwe tijd. Zij voelen zich door de technologische ontwikkelingen en de manier van werken die daardoor mogelijk is, het meeste met die nieuwe manier van werken verbonden. De visie op Het Nieuwe Werken is echter niet een visie op jongeren. Leidinggevenden die al wat hebben meegemaakt, zullen op heel veel punten herkennen hoe ze zouden willen werken.’

 

Onvermijdelijk

 

De keuze voor Het Nieuwe Werken vloeit voort uit een aantal onvermijdelijke veranderingen die zich in de samenleving voltrekken. De uitdagingen en problemen van de overheid worden steeds grootschaliger, complexer en dynamischer. Te denken valt daarbij aan de mondiale bevolkingsgroei, de klimaatverandering, de verwevenheid met de wereldhandel, de steeds diversere bevolkingssamenstelling en de opkomst van nieuwe technologie, zoals nano- en biotechnologie.

 

Nederland heeft te maken met een groeiend aantal eenpersoonshuishoudens, de digitale revolutie, druk op de overheidsfinanciën, de toenemende betekenis van Europa, de ontevredenheid van burgers en vergrijzing en verkleuring van de samenleving.

 

Dat alles zal zijn effect hebben op het werk en de samenstelling van de rijksoverheid. Onvermijdelijk is dat de oude manier van werken binnen de vaste kaders van departementen geen soelaas biedt voor die baaierd aan problemen. ‘De bestaande organisatiestructuur schiet tekort’, zegt Haverkamp. ‘Herindelen heeft ook niet zo heel veel zin. Met oude vormen worden processen en structuren te veel centraal gesteld. In Het Nieuwe Werken staat de mens - de medewerker en de burger - centraal en de thematische aanpak van problemen.’

 

Parafen

 

Het Nieuwe Werken maakt echter geen einde aan de parafenlijnen in de ambtelijke organisatie. Evenmin worden alle leidinggevenden aan de kant gezet omdat in Het Nieuwe Werken de professional op de werkvloer het allemaal zelf wel zou weten, want sturing en focus, blijft evenals het inspireren en coachen van medewerkers meer dan ooit nodig.

 

Het is ook geen nieuwe wijze van werken die exclusief is voor het hoogopgeleide personeel in de organisatie. Haverkamp: ‘Kijk naar Interpolis. Dat bedrijf laat medewerkers met een middelbare opleiding zaken tot 1000 euro zelf afhandelen. Daardoor heeft Interpolis veel lagere transactiekosten. Veel van het werk bij het Justitieel Incassobureau is routinewerk dat afgehandeld wordt door medewerkers met een mboopleiding. Die voelen zich wel erg verantwoordelijk. Als je die dus de ruimte geeft om zelf zaken af te handelen, past dat heel goed in Het Nieuwe Werken.’

 

De eigen verantwoordelijkheid van de professionele ambtenaar is misschien wel het belangrijkste verschil tussen Het Nieuwe Werken en het oude werken bij het Rijk. Uit de plannen die binnenkort verschijnen, zal blijken dat de rijksambtenaar van de toekomst een andere ambtenaar is dan de klassieke rijksambtenaar die zich strikt hield aan de departementale kaders en eigen afdelingen.

 

De ambtenaren van de toekomst bepalen zelf in grote mate waar, wanneer, hoe en met wie ze werken. Dat betekent dus ook dat niet de structuur van de organisatie bepaalt hoe maatschappelijke thema’s worden aangepakt. De organisatie zal zich aanpassen aan wat nodig is om de knelpunten van de samenleving op te lossen.

 

In de nieuwe manier van werken gaat het niet alleen om thuiswerken, een betere fysieke werkplek of ICT-hulpmiddelen zoals Web 2.0. Het gaat ook om een beter begrip van de collectieve ambities van de organisatie, een inspirerende bedrijfscultuur, een leider als boegbeeld, andere vormen van aansturing, een slimmere manier van samenwerken en een betere balans tussen autonomie en verantwoording. Maar ook over minder regels en procedures, en over zaken die in het oude werken ondenkbaar waren, zoals een persoonlijk werkbudget, een resultaatafspraak en loon naar werken.

 

Vertrouwen

 

Het Nieuwe Werken veronderstelt vertrouwen in de medewerkers, in plaats van continue controle en afrekening op meetbare prestaties. Er wordt een andere houding van de leidinggevende verwacht. Haverkamp: ‘Leidinggevenden zijn niet op aarde om medewerkers te wantrouwen, want medewerkers komen niet naar hun werk om er een zooitje van te maken.’

 

Het grootste gevaar voor de introductie van deze nieuwe manier van werken, is de taaiheid van traditionele reflexen. Als het erop aankomt, zal de medewerker die thuis werkt, natuurlijk wel binnen 10 minuten aan het bureau van zijn directeur-generaal moeten staan. Dat wordt dan wel weer verwacht. ‘We zijn opener en transparanter, maar als het spannend wordt, zie je toch de traditionele reflexen’, zegt Haverkamp. ‘Er kan meer dan 5 jaar geleden, en over 5 jaar kan er ook weer meer. We moeten oppassen dat papier en realiteit niet te ver uit elkaar lopen. Van een leidinggevende wordt in Het Nieuwe Werken een beetje meer leiderschap en meer richtinggeven verwacht.

 

‘Leidinggevenden worden geen slaafje van hun afdeling, ze zijn en blijven cruciaal in de organisatie. Ze hebben nog steeds veel te kiezen, maar ze zullen vooral meer vertrouwen moeten geven in plaats van te focussen op corrigeren en controleren, meer sturen op hoofdlijnen en het geven en het ontvangen van feedback. Een leidinggevende moet omringd willen zijn door medewerkers die voor hem willen lopen en niet door mensen die de hele tijd het gevoel hebben dat ze over een richeltje lopen.’

 

Kleinere en betere rijksdienst

 

De vernieuwing van de rijksdienst staat onder leiding van de speciale secretaris-generaal Roel Bekker. Hij moet op basis van de afspraken in het regeerakkoord de organisatie van het Rijk in vier jaar met 20 procent verkleinen. In 2011 telt het Rijk 12.800 fte minder dan begin 2007. Volgens de laatste rapportage aan de Tweede Kamer ligt de uitvoering op koers. Omdat echter ook nieuwe medewerkers voor nieuwe taken nodig zijn, is de rijksdienst volgens de Rekenkamer uiteindelijk in 2011 per saldo slechts 6090 fte kleiner.

 

Dat het Rijk nieuwe medewerkers nodig heeft, blijkt ook uit de conceptversie van Het Nieuwe Werken bij het Rijk. De vergrijzing verandert de vraag naar overheidsdiensten en heeft ook effect op arbeidsorganisaties bij de overheid. Het totaal aantal banen bij het Rijk groeit daardoor tot 2015 met naar schatting vierduizend per jaar. De vernieuwing van de Rijksdienst gaat niet alleen over ‘een kleinere overheid’. Er wordt gedebatteerd, gediscussieerd en nagedacht met partners binnen en buiten het Rijk over ‘een betere overheid’ in het project ‘De overheid van de toekomst’.

 

Onderdeel daarvan is de projectgroep die zich bezighoudt met ‘De ambtenaar voor de toekomst’. De traditioneel verkokerde werkwijze wordt mede door nieuwe ICT-toepassingen doorbroken. Er is een gezamenlijke personeelsdienst voor de gehele rijksoverheid, een rijksweb dat toegankelijk is voor ambtenaren van alle departementen, en één logo. Ook zijn ambtenaren niet meer gebonden aan hun eigen werkplek. Uiterlijk volgend jaar hebben alle ambtenaren één toegangspas waarmee ze overal binnen kunnen. Het automatisme van eigen departementsgebouwen is doorbroken: voor de ambtenaren van Binnenlandse Zaken en Justitie wordt één nieuw onderkomen gebouwd.

 

Het oude werken	Het nieuwe werken
Identificatie met eigen afdeling en dienst	Identificatie met de hele organisatie
Vrijheid op basis van functiegrenzen	Flexibiliteit & vertrouwen
Indekken (bijvoorbeeld iedereen cc’en)	Verantwoordelijkheid nemen
Status door rang	Status door toegevoegde waarde
Inperken professionele vrijheid	Professionele vrijheid & ruimte
Georganiseerd in kokers en taken	Thematisch georganiseerd
Kennis via hiërarchische lijnen	Altijd + overal toegang tot relevante informatie
Polderen, afstemmen	Gericht samenwerken/constructief concurreren
Standaardoplossing in arbeidsrelaties	Individueel maatwerk
Regie ligt bij leidinggevende	Regie ligt bij medewerker
Beoordeling achter gesloten deuren	Open en transparante beoordelingen
Alleen beloning voor bijdragen aan eigen organisatie	Ook beloning voor bijdragen aan Rijk en samenleving
Vaste werkplek	Ontmoetingsplekken
Alleen werken op kantoor van 9 tot 5	Overal werken, verspreid over de dag
Iedere medewerker dezelfde middelen	Middelen op maat: wat heb je nodig?
Proces centraal	Medewerker centraal

Bron: Van het Oude Werken, de Dingen die voorbijgaan - Het Nieuwe Werken bij het Rijk

Voor meer informatie zie: www.ambtenaarvandetoekomst.nl

 

Zij bedenken het nieuwe werken

 

Gerbrand Haverkamp (23): ‘De ambtenaar van de toekomst is nieuwsgierig, stelt vragen en is soms lastig. Soms moet je over de grens, niet om stout te doen, maar om te kijken waar die ligt. Niks is vanzelfsprekend totdat iemand zich erbij neerlegt.’

 

Kim Spinder (27): ‘Een ambtenaar van de toekomst laat actief zien waar hij mee bezig is. Overheid, bedrijfsleven en burgers bundelen de krachten. De ambtenaar trekt niet al het werk naar zich toe, maar faciliteert het proces en inspireert en daagt anderen uit een eigen bijdrage te leveren.’

 

Anthon Klapwijk (31): ‘Ambtenaren van de toekomst moeten energie uitstralen, met hun hoofd boven het maaiveld uit durven komen, een blijvende ambitie hebben om hun omgeving positief te veranderen. Koste wat kost moeten ze voorkomen dat ze veranderen in “berustende ambtenaren” die al mokkend bij de pakken neer gaan zitten.’

 

Chesmee Aringaneng (22): ‘Een ambtenaar van de toekomst moet een eigen filosofie en mening hebben, maar deze niet op de eerste plaats zetten. Haar uitgangspunt is het volk. Een ambtenaar van de toekomst denkt niet in hokken of kaders en is niet bang grenzen te verleggen. En: zij is flexibel om mee te kunnen gaan met de tijd en in de tijd.’

 

Marloes Pomp (29): ‘De ambtenaar van de toekomst moet niet gelaten accepteren dat veel dingen niet optimaal verlopen, maar zelf verantwoordelijkheid op zich nemen. Dus niet steeds “Dat kan toch niet”, “Zo gaan hier dingen nou eenmaal” of “Daar ga ik niet over”. Er kan veel meer dan de meeste ambtenaren denken.’

 

Maaike de Rover (26): ‘De ambtenaar van de toekomst streeft verandering na, maar ziet ook dat dit tijd kost en dat verandering niet voor iedereen een warm bad is. De ambtenaar van de toekomst voelt zich er dus verantwoordelijk voor om zijn of haar collega’s zich thuis te laten voelen met de principes van Het Nieuwe Werken.’

 

Anita Smit (26): ‘De ambtenaar van de toekomst is een digital native die Web 2.0-tools inzet om open en transparant samen te werken en zich te bewegen over afdelings- en organisatiegrenzen heen.’

 

Jelma Miedema (27): ‘Ik kom uit het bedrijfsleven en ben net aan het ontdekken wat het vak van ambtenaar inhoudt. Het imago van de ambtenaar was voor mij een drempel, maar wat mij zo aanspreekt, is de diversiteit.’